醫院綜合檔案的管理與利用

張芹

[摘 要]檔案在現代醫院發展過程中發揮了重要作用，所以應采用現代化的手段，對檔案進行有效管理，注重檔案的安全防護，確保檔案資源的全面性以及真實性，充分發揮檔案的有效作用，為醫院各項工作的開展提供更加便利的條件，促進醫院工作的順利進行。因此，本文主要探討了醫院綜合檔案的管理與利用，旨在為相關工作者提供借鑒。

[關鍵詞]醫院；綜合檔案；管理；利用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.104

[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）22-0-02

隨著我國醫療體制改革的不斷深入，在各項工作開展過程中，檔案發揮了至關重要的作用，這主要是因為檔案記錄醫院各項信息，其具有較高的經濟效益和社會效益，所以應采取科學、合理的措施，加強對醫院綜合檔案的有效管理，并充分發揮檔案在醫院工作中的作用，進而促進醫院工作的順利開展。

1 醫院檔案管理的內容

醫院檔案以文字、圖像及數據等形式記錄醫院發展過程，涵蓋的內容很廣，包括醫療、人事、設備及科研等，是醫院發展過程中各項決策的重要依據，能夠有效促進醫院發展，為人民群眾的健康提供更好的服務。因此，在醫院未來發展過程中，應充分認識到檔案的重要性，應加強對醫院檔案的充分利用，使其充分發揮其重要作用，進而實現我國醫院的不斷發展。

2 檔案管理現代化的基本要求

2.1 管理思想的現代化

想要實現對檔案管理的現代化，管理思想現代化非常重要。這就要求醫院領導應充分重視檔案管理，應設置專門管理檔案的部門，應明確相關部門人員的職責，加大對檔案的應用，避免只管不用的情況出現。為了實現檔案信息共享，還應建立完善的檔案管理信息系統，并協調好其他子系統的關系，進一步提高對檔案信息的利用率。

2.2 管理手段的現代化

隨著科學技術的不斷發展，檔案管理手段也逐漸更新，更加現代化。在檔案管理過程中，可以通過對計算機技術的利用，對檔案進行查閱及整理，同時還可以利用網絡，針對有關檔案進行交流。可以根據不同類型檔案，將檔案信息輸入到計算機中，相關人員在查閱檔案時，可以更加快速、高效地獲得相關信息，這種方式還有利于檔案信息的保管，減少丟失的可能性。

2.3 檔案管理者的現代化

管理者對檔案管理具有直接影響，所以檔案管理者應具有較強的現代化素質，否則就無法實現醫院綜合檔案的有效管理。檔案管理人員應提高自身的管理水平，提升職業道德素養，應充分發揮敬業精神，做好醫院綜合檔案的管理工作，同時還應培養自身的創新精神，不斷完善檔案管理工作。

3 加強檔案管理的具體實踐

3.1 健全管理體系

3.1.1 建立完善的檔案管理體系

由于醫院綜合檔案涵蓋內容較廣、專業性較強，所以應通過建立完善的管理體系，達到管理目標。在檔案管理體系建立過程中，應明確管理層次，一般應分為三個層次，即分管院長、行政綜合檔案室及各職能科室，這三個管理層次的都具有各自的職能，分管院長的管理職責是針對檔案管理工作，采取合理的手段進行領導和組織；行政綜合檔案室主要負責對檔案管理工作進行監督，并給予相應的指導；各職能科室主要做的是檔案管理的基礎工作，包括檔案的收集、整理及保管等。

3.1.2 完善基礎設施

加強對醫院綜合檔案的管理，離不開完善的基礎設施，所以醫院應加大資金投入，加強基礎設施的建設。醫院設施的建設主要分為兩個方面：一是硬件設施建設，包括檔案室、檔案柜等，同時還有一些先進的儀器設備，包括復印機、照相機及掃描儀等；二是業務方面的建設，組織相關檔案管理人員進行教育培訓，學習先進的現代化知識，以此提高相關檔案管理人員的管理水平。

3.1.3 制定嚴格的管理制度

針對檔案管理工作，還應建立嚴格的管理制度，并要求檔案管理工作人員嚴格按照規章制度進行檔案的歸檔、移交及接收等工作。檔案管理規章制度應包括文件材料的歸檔、移交及接受制度，檔案保管及借閱制度，檔案庫房管理制度，獎懲制度，使得醫院綜合檔案管理工作更加科學化及規范化，保證檔案管理工作質量。

3.2 建立特色檔案

3.2.1 建立特色檔案

為了增加檔案工作活力，應建立特色檔案。根據醫院的實際情況，合理地建立，例如根據檔案的重要程度，建立特別檔案和普通檔案，特別檔案主要用于收錄一些特別的案例和人員，而其他事件則收錄于普通檔案中；可以根據醫院醫生能力水平，建立“名醫”檔案，將醫院的特殊醫生以及專家相關事跡收錄在“名醫”檔案中。另外，還可以建立醫療糾紛處理等特色檔案，大型設備管理等特色檔案，這樣能夠進一步發揮醫院綜合檔案的作用，促進醫院的發展。

3.2.2 開展特色服務

在開展醫院檔案管理工作過程中，應針對醫院的實際情況進行檔案信息的收集，以滿足各項工作的需求。可以根據每個部門的需求，將檔案編制成各類的專題目錄，使得各部門的工作人員能夠快速檢索到所需的信息。同時，為了提高醫院檔案管理水平，還應充分了解檔案信息利用情況，這就要工作人員在查閱相關檔案時，填寫檔案借閱的目的，在完成借閱后，可以提出一些建議，以便于工作人員不斷完善管理工作。另外，針對醫院中一些重大問題及決策，檔案管理人員應隨時跟進，了解決策內容及實施效果，并通過對檔案的合理利用，實現對決策實施過程的合理修整，使得決策更加科學及合理。

3.2.3 豐富文化內涵

在醫院發展過程中，還應加強文化建設。由于檔案記錄醫院發展的過程，蘊含著豐富的思想文化，所以應充分發揮檔案的作用，提高文化建設水平。檔案管理工作人員可以將檔案中的一些特色文化提煉出來，并在宣傳欄、宣傳畫冊中進行展覽。同時，還可以利用一些檔案，開展檔案展覽。endprint

3.3 完善聲像檔案資料

聲像檔案資料具有較高的保存價值，所以應加強對聲像檔案資料的管理和完善。與紙質檔案相比，聲像檔案更加客觀、真實，所以對聲像檔案資料的收集更加重要。醫院應成立專門的部門，專門拍攝、收集相關聲像資料，同時還應建立專門的檔案柜，用于存放聲像資料。除了專門的聲像資料收集部門，其他部門也可以自行拍攝，完成拍攝后，將聲像資料交由檔案管理部門進行管理。

3.4 加強數字化檔案的安全防護

目前，電子文件逐漸增多，而隨著計算機技術的不斷發展，黑客入侵等現象也經常出現，所以對于數字化檔案的安全防護至關重要。為了防止電子文件遭到篡改，可以將其設置成只讀文件。同時，對于一些具有法律效力的電子文件或者具有憑證作用的電子文件，必須還應備份紙質文件，這樣可以有效加強檔案的安全性。

3.5 應用計算機進行檔案管理

隨著我國醫院的不斷發展，檔案數量逐漸加大，若只依靠工作人員進行檔案的收集和管理等工作，則難以滿足要求。所以就應加強計算機技術的應用，實現對檔案的有效利用。所以應針對醫院檔案，將其分為業務管理、黨群工作、儀器設備等類別，并利用計算機進行錄入。利用計算機進行檔案管理，可以實現工作效率的提升，避免人為帶來誤差，同時還可以幫助查閱人員更加快速地檢索檔案。利用計算機管理檔案，還可以減少工作人員與檔案的接觸，在一定程度上，能夠有效提高檔案的壽命，避免人為損壞檔案情況的發生。

4 結 語

檔案作為一項重要的信息資源，在醫院發展過程中具有至關重要的作用，所以必須加強對醫院綜合檔案的管理與利用，提高對綜合檔案的利用率，進而為醫院帶來更多的經濟效益。在醫院綜合檔案管理過程中，應建立完善的管理體系、 建立特色檔案、完善聲像資料檔案以及應用計算機管理檔案，提高醫院綜合檔案管理效率，保證綜合檔案管理質量。筆者認為未來還應加強對醫院綜合檔案的管理與利用，進而促進我國醫院長久、穩定發展。

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