基于信息化建設的公證檔案管理問題

朱玉笙

摘 要：當下，信息化時代的帶來讓社會信息的傳播方式也放生了重大的變革，人們的生活方式、工作方式和思維習慣都受到了科技信息發展的影響，社會各行各業都在加強信息化建設。本文就公證行業中基于信息化建設的公證檔案管理相關問題進行探討，旨在適應社會信息化發展的趨勢，以信息技術為基礎建立功能齊全的數字化檔案館，優化公證檔案的管理工作。

關鍵詞：公證檔案；信息化建設；管理

檔案管理與人們的生活息息相關，與整個社會的發展和經濟建設也有著密不可分的關系，尤其是很多重要的歷史檔案能為社會經濟發展的研究提供參考資料。隨著公證事業的發展，人們提高了對公證檔案管理工作的重視，通過對公證檔案的信息化建設加強管理工作，有利于法制的建設和公證事業的健康發展。

1 公證檔案信息化建設的必要性

近年來，隨著社會經濟的快速發展，社會各界對公證檔案的利用率和查詢率不斷提高，而傳統的紙質檔案管理方式已經滿足不了當下人們對公證檔案管理服務的需求了。為了環節檔案管理服務和需求之間的矛盾，降低公證檔案的受損度，最大程度的提高公證檔案的使用價值，公證機構必須順應時代的發展，通過對現代信息化網絡技術的應用，加強公證檔案管理工作，對重要的公證檔案實行數字化管理，重新整合檔案資源，建立具有一定安全系數的公共網絡平臺，提供網絡查詢服務。

2 公證檔案信息化建設中的問題

2.1 信息化建設中的標準規范針對性不強

為了滿足檔案信息化建設發展的需要，我國曾制定了關于檔案信息化建設的標準規范，并給出了實施意見，比如2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，其中就檔案信息化電子文件的各個管理環節多給出了相關規定，尤其是檔案網絡化服務、傳統載體檔案的數字化、電子檔案的保管以及檔案管理系統軟件的應用環節，這些規定都為公證檔案的信息化建設管理工作提供了有效的依據。但公證檔案不同于其它檔案，管理有自己的特殊要求，借閱檔案也非常嚴格，國家層面制定的標準都過于籠統，缺乏對行業特征的針對性[1]。

2.2 公證檔案信息化建設缺乏建設設備和專業人才

就目前情況而言，有些公證機構遲遲未實現公證檔案的信息化管理，還在沿用手工操作的管理方式，尤其是對檔案進行檢索和查閱這兩個相對繁瑣的環節，造成這種現象的主要原因就是公證單位缺乏現代化的信息管理設備和熟練掌握信息技術運用技能的專業人才，這讓公證檔案管理的效率和水平始終無法提高，對公證檔案的查找和使用的頻率不高，導致無法充分發揮檔案文件的價值和作用，與信息化時代下的公證業務發展要求不符。

2.3 數據庫建設質量達不到檔案信息化建設的要求

對電子文件進行有效管理的基礎是建立不同類型的數據庫，比如多媒體數據庫、全文數據庫、元數據庫和目錄數據庫等。盡管目前大部分公證行業在公證檔案信息化建設的過程中建立了不同類型的數據庫，但以電子檔案數據庫建立的標準來看，在兼容性和統一性上不符合要求。加之很多已形成數字信息化的公證電子檔案因為格式、識別方式和分辨率參數的不同，在使用和管理過程中受到很多限制，導致公證行業的電子檔案中的信息資源共享度不高，除此以外，公證行業信息化建設中落后的硬件設備讓數據化技術得不到充分發揮，管理方式上也相對落后，時常出現數據不完整、圖像分辨率低的情況，大大降低了數據檢索的準確性和數據庫的質量。

3 公證檔案信息化建設與檔案管理的措施

3.1 更新觀念，增強檔案管理現代化意識

實行檔案管理現代化的基礎是工作人員擁有現代化的管理觀念，這也是實現檔案管理現代化的首先內容。檔案管理工作人員缺乏現代化的信息意識，就算有再完美的檔案管理設施和技術，也難以實現信息化的檔案管理。在信息化建設的公證檔案管理過程中，檔案管理人員要堅持用科學的管理手段進行工作，樹立牢固的依靠科技進步的觀念，建立合拍于時代的信息化檔案管理意識，改變傳統時代背景中封閉保守的檔案管理思想，將檔案管理工作的被動式服務向主動式服務轉變，由粗礦式的管理向精細化的管理轉變，有封閉式的服務想開放式的服務轉變[2]。

3.2 加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化

公證機構要及時為公證檔案管理的信息化建設配備必要的硬件設備，讓現代科技和縮微技術在檔案管理中充分發揮其作用，加快檔案管理信息化建設的步伐，同時促進對這方面使用軟件的研制。一方面，這需要各地方政府加大對公證機構的財政投入，而檔案部門要在提高自身管理水平的基礎上積極爭取經費的支持。公證機構的檔案管理部門要將自身擁有大量檔案資源的優勢充分利用起來，挖掘檔案資料的利用價值，以社會各方正當的需求為基礎整理檔案信息，當公證檔案的潛在價值轉化為實際效益。隨著硬件設施的建設，現代化技術和手段在公證檔案管理中的應用，成為了檔案工作中的活力點，這對提高檔案管理工作，實現公證檔案價值的充分體現有著積極的促進作用。

3.3 提高公證檔案信息化建設數據庫的質量

出于對公證檔案長期利益和短期利益的綜合性考慮，在公證機構檔案管理信息化建設的過程中，要對不同類型數據庫的建立進行全方位的考慮，保證建立起來的公證檔案信息數據庫具有可共享、可遷移、可修復和標準化的特征。提高公證檔案信息化建設數據庫的質量要從多個方面入手，從一開始優化對數據庫的設計、加強各環節管理控制度、針對數據庫制定質量考核體系等等，更詳細的掌握公證檔案信息收集、錄入和備份的情況，保證信息資源的準確性和完整度，提高數據庫的質量。

3.4 創新檔案信息服務手段

對公證檔案管理實行信息化建設的最終目的是提高檔案利用率，發揮檔案信息的價值，而這一切離不開對信息化檔案管理服務手段的創新，在信息化建設過程中，強化對檔案信息進行遠程查閱和調取的服務能力[3]。公證機構可以根據我國相關法律的規定和公證檔案的特殊性，對檔案制定科學的公開級別設定，以網絡平臺為基礎，建立公證檔案信息資源公開評估體系，相關部門定期以固定形式向指定的網站上傳需要公開的信息，其他部門利用網絡鏈接的功能對有聯系的資源進行完善與整合，提高檔案信息資源網內容的完整性，針對具有保密性的公證檔案，在查詢和取閱流程中，要反復對使用者的身份信息進行確認，對這種類型的材料提供查詢服務時要借助網絡加密的檢索方式，在既保證公證檔案信息安全的同時又能讓相關人員便捷的查閱檔案。

3.5 大力培養公證檔案信息化建設的復合型人才

公證部門應加強檔案管理知識和信息技術的培訓活動，定期組織相關工作人員參與，并將信息化檔案管理知識較為系統地傳授給工作人員，使其能對信息化管理方式更好地適應、更熟練的掌握，以此將現代信息技術充分融入傳統檔案管理知識中，進而培養出與信息化要求相適應的公證檔案管理隊伍。另一方面，公正單位也必須建立健全人才引進機制，將引進目標投向信息知識、業務能力兼具的復合型人才，進一步推動公證檔案信息化建設。

4 結語

總而言之，為了順應時代的發展，對公證檔案進行信息化建設是勢在必行的，為了公證檔案進行更好的利用，不斷開發檔案資源的價值，加強基于信息化建設的公證檔案管理工作更是重中之重，這不僅需要公證機構大量引進或培養具有信息技能的專業人才，還要將檔案進行信息化和數字化的轉化，實現以公證檔案信息化建設帶動與檔案相關的基礎業務，促進檔案事業各項工作邁上新的臺階，更好的為當事人提供優質的服務。

參考文獻

[1]石桂華.公證檔案信息化管理[J].才智， 2010（34）：352.

[2]吳展文.公證處強化公證檔案規范化管理[J].中文信息， 2017（3）.

[3]金紅.加強公證檔案信息化建設的有效途徑[J].黑龍江檔案， 2013（5）.endprint