基于信息化建設(shè)的公證檔案管理問題

朱玉笙

摘 要：當(dāng)下，信息化時(shí)代的帶來讓社會(huì)信息的傳播方式也放生了重大的變革，人們的生活方式、工作方式和思維習(xí)慣都受到了科技信息發(fā)展的影響，社會(huì)各行各業(yè)都在加強(qiáng)信息化建設(shè)。本文就公證行業(yè)中基于信息化建設(shè)的公證檔案管理相關(guān)問題進(jìn)行探討，旨在適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的趨勢，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)建立功能齊全的數(shù)字化檔案館，優(yōu)化公證檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：公證檔案；信息化建設(shè)；管理

檔案管理與人們的生活息息相關(guān)，與整個(gè)社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)也有著密不可分的關(guān)系，尤其是很多重要的歷史檔案能為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的研究提供參考資料。隨著公證事業(yè)的發(fā)展，人們提高了對公證檔案管理工作的重視，通過對公證檔案的信息化建設(shè)加強(qiáng)管理工作，有利于法制的建設(shè)和公證事業(yè)的健康發(fā)展。

1 公證檔案信息化建設(shè)的必要性

近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)各界對公證檔案的利用率和查詢率不斷提高，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)滿足不了當(dāng)下人們對公證檔案管理服務(wù)的需求了。為了環(huán)節(jié)檔案管理服務(wù)和需求之間的矛盾，降低公證檔案的受損度，最大程度的提高公證檔案的使用價(jià)值，公證機(jī)構(gòu)必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，通過對現(xiàn)代信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)公證檔案管理工作，對重要的公證檔案實(shí)行數(shù)字化管理，重新整合檔案資源，建立具有一定安全系數(shù)的公共網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。

2 公證檔案信息化建設(shè)中的問題

2.1 信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范針對性不強(qiáng)

為了滿足檔案信息化建設(shè)發(fā)展的需要，我國曾制定了關(guān)于檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并給出了實(shí)施意見，比如2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，其中就檔案信息化電子文件的各個(gè)管理環(huán)節(jié)多給出了相關(guān)規(guī)定，尤其是檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、電子檔案的保管以及檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用環(huán)節(jié)，這些規(guī)定都為公證檔案的信息化建設(shè)管理工作提供了有效的依據(jù)。但公證檔案不同于其它檔案，管理有自己的特殊要求，借閱檔案也非常嚴(yán)格，國家層面制定的標(biāo)準(zhǔn)都過于籠統(tǒng)，缺乏對行業(yè)特征的針對性[1]。

2.2 公證檔案信息化建設(shè)缺乏建設(shè)設(shè)備和專業(yè)人才

就目前情況而言，有些公證機(jī)構(gòu)遲遲未實(shí)現(xiàn)公證檔案的信息化管理，還在沿用手工操作的管理方式，尤其是對檔案進(jìn)行檢索和查閱這兩個(gè)相對繁瑣的環(huán)節(jié)，造成這種現(xiàn)象的主要原因就是公證單位缺乏現(xiàn)代化的信息管理設(shè)備和熟練掌握信息技術(shù)運(yùn)用技能的專業(yè)人才，這讓公證檔案管理的效率和水平始終無法提高，對公證檔案的查找和使用的頻率不高，導(dǎo)致無法充分發(fā)揮檔案文件的價(jià)值和作用，與信息化時(shí)代下的公證業(yè)務(wù)發(fā)展要求不符。

2.3 數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量達(dá)不到檔案信息化建設(shè)的要求

對電子文件進(jìn)行有效管理的基礎(chǔ)是建立不同類型的數(shù)據(jù)庫，比如多媒體數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、元數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫等。盡管目前大部分公證行業(yè)在公證檔案信息化建設(shè)的過程中建立了不同類型的數(shù)據(jù)庫，但以電子檔案數(shù)據(jù)庫建立的標(biāo)準(zhǔn)來看，在兼容性和統(tǒng)一性上不符合要求。加之很多已形成數(shù)字信息化的公證電子檔案因?yàn)楦袷健⒆R(shí)別方式和分辨率參數(shù)的不同，在使用和管理過程中受到很多限制，導(dǎo)致公證行業(yè)的電子檔案中的信息資源共享度不高，除此以外，公證行業(yè)信息化建設(shè)中落后的硬件設(shè)備讓數(shù)據(jù)化技術(shù)得不到充分發(fā)揮，管理方式上也相對落后，時(shí)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)不完整、圖像分辨率低的情況，大大降低了數(shù)據(jù)檢索的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。

3 公證檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施

3.1 更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

實(shí)行檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是工作人員擁有現(xiàn)代化的管理觀念，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的首先內(nèi)容。檔案管理工作人員缺乏現(xiàn)代化的信息意識(shí)，就算有再完美的檔案管理設(shè)施和技術(shù)，也難以實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理。在信息化建設(shè)的公證檔案管理過程中，檔案管理人員要堅(jiān)持用科學(xué)的管理手段進(jìn)行工作，樹立牢固的依靠科技進(jìn)步的觀念，建立合拍于時(shí)代的信息化檔案管理意識(shí)，改變傳統(tǒng)時(shí)代背景中封閉保守的檔案管理思想，將檔案管理工作的被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變，由粗礦式的管理向精細(xì)化的管理轉(zhuǎn)變，有封閉式的服務(wù)想開放式的服務(wù)轉(zhuǎn)變[2]。

3.2 加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

公證機(jī)構(gòu)要及時(shí)為公證檔案管理的信息化建設(shè)配備必要的硬件設(shè)備，讓現(xiàn)代科技和縮微技術(shù)在檔案管理中充分發(fā)揮其作用，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，同時(shí)促進(jìn)對這方面使用軟件的研制。一方面，這需要各地方政府加大對公證機(jī)構(gòu)的財(cái)政投入，而檔案部門要在提高自身管理水平的基礎(chǔ)上積極爭取經(jīng)費(fèi)的支持。公證機(jī)構(gòu)的檔案管理部門要將自身擁有大量檔案資源的優(yōu)勢充分利用起來，挖掘檔案資料的利用價(jià)值，以社會(huì)各方正當(dāng)?shù)男枨鬄榛A(chǔ)整理檔案信息，當(dāng)公證檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為實(shí)際效益。隨著硬件設(shè)施的建設(shè)，現(xiàn)代化技術(shù)和手段在公證檔案管理中的應(yīng)用，成為了檔案工作中的活力點(diǎn)，這對提高檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)公證檔案價(jià)值的充分體現(xiàn)有著積極的促進(jìn)作用。

3.3 提高公證檔案信息化建設(shè)數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量

出于對公證檔案長期利益和短期利益的綜合性考慮，在公證機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要對不同類型數(shù)據(jù)庫的建立進(jìn)行全方位的考慮，保證建立起來的公證檔案信息數(shù)據(jù)庫具有可共享、可遷移、可修復(fù)和標(biāo)準(zhǔn)化的特征。提高公證檔案信息化建設(shè)數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量要從多個(gè)方面入手，從一開始優(yōu)化對數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)、加強(qiáng)各環(huán)節(jié)管理控制度、針對數(shù)據(jù)庫制定質(zhì)量考核體系等等，更詳細(xì)的掌握公證檔案信息收集、錄入和備份的情況，保證信息資源的準(zhǔn)確性和完整度，提高數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。

3.4 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段

對公證檔案管理實(shí)行信息化建設(shè)的最終目的是提高檔案利用率，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，而這一切離不開對信息化檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新，在信息化建設(shè)過程中，強(qiáng)化對檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱和調(diào)取的服務(wù)能力[3]。公證機(jī)構(gòu)可以根據(jù)我國相關(guān)法律的規(guī)定和公證檔案的特殊性，對檔案制定科學(xué)的公開級別設(shè)定，以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為基礎(chǔ)，建立公證檔案信息資源公開評估體系，相關(guān)部門定期以固定形式向指定的網(wǎng)站上傳需要公開的信息，其他部門利用網(wǎng)絡(luò)鏈接的功能對有聯(lián)系的資源進(jìn)行完善與整合，提高檔案信息資源網(wǎng)內(nèi)容的完整性，針對具有保密性的公證檔案，在查詢和取閱流程中，要反復(fù)對使用者的身份信息進(jìn)行確認(rèn)，對這種類型的材料提供查詢服務(wù)時(shí)要借助網(wǎng)絡(luò)加密的檢索方式，在既保證公證檔案信息安全的同時(shí)又能讓相關(guān)人員便捷的查閱檔案。

3.5 大力培養(yǎng)公證檔案信息化建設(shè)的復(fù)合型人才

公證部門應(yīng)加強(qiáng)檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)的培訓(xùn)活動(dòng)，定期組織相關(guān)工作人員參與，并將信息化檔案管理知識(shí)較為系統(tǒng)地傳授給工作人員，使其能對信息化管理方式更好地適應(yīng)、更熟練的掌握，以此將現(xiàn)代信息技術(shù)充分融入傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)中，進(jìn)而培養(yǎng)出與信息化要求相適應(yīng)的公證檔案管理隊(duì)伍。另一方面，公正單位也必須建立健全人才引進(jìn)機(jī)制，將引進(jìn)目標(biāo)投向信息知識(shí)、業(yè)務(wù)能力兼具的復(fù)合型人才，進(jìn)一步推動(dòng)公證檔案信息化建設(shè)。

4 結(jié)語

總而言之，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對公證檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是勢在必行的，為了公證檔案進(jìn)行更好的利用，不斷開發(fā)檔案資源的價(jià)值，加強(qiáng)基于信息化建設(shè)的公證檔案管理工作更是重中之重，這不僅需要公證機(jī)構(gòu)大量引進(jìn)或培養(yǎng)具有信息技能的專業(yè)人才，還要將檔案進(jìn)行信息化和數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)以公證檔案信息化建設(shè)帶動(dòng)與檔案相關(guān)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，促進(jìn)檔案事業(yè)各項(xiàng)工作邁上新的臺(tái)階，更好的為當(dāng)事人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]石桂華.公證檔案信息化管理[J].才智， 2010（34）：352.

[2]吳展文.公證處強(qiáng)化公證檔案規(guī)范化管理[J].中文信息， 2017（3）.

[3]金紅.加強(qiáng)公證檔案信息化建設(shè)的有效途徑[J].黑龍江檔案， 2013（5）.endprint