測繪事業(yè)單位合同業(yè)務(wù)管理的風險與控制措施

宋坤蓉

摘 要：隨著現(xiàn)代法律制度體系的不斷健全，在風險管理理念和內(nèi)部控制建設(shè)的要求下，合同業(yè)務(wù)管理的重要性越來越高。本文通過分析測繪事業(yè)單位合同業(yè)務(wù)管理的風險，提出有效的控制措施，保障測繪地理信息事業(yè)安全高效運行。

關(guān)鍵詞：測繪事業(yè)單位 合同業(yè)務(wù)管理 風險 控制措施

測繪事業(yè)單位合同指所有的與測繪事業(yè)經(jīng)濟發(fā)展相關(guān)的一切合同，即與一切企事業(yè)單位、自然人、組織等民事主體簽訂的合同。隨著《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財會〔2012〕21號），《財政部關(guān)于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導意見》（財會〔2015〕24號），《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報告管理制度（試行）》（財會[2017]1號）等一系列制度實施，明確了合同管理控制是內(nèi)部控制規(guī)范重要內(nèi)容之一。當今在測繪事業(yè)單位固定資購置、政府采購貨物與服務(wù)，政企間項目合作與投資，基本建設(shè)項目、重大專項、科研立項資金使用，人員招聘，生產(chǎn)物資租賃，都需要用經(jīng)濟合同的方式確立和保障雙方的權(quán)利和義務(wù)。測繪事業(yè)單位應(yīng)當建立健全合同內(nèi)部管理制度，確定合同歸口管理部門以及崗位責任制度，明確合同審批流程和授權(quán)，建立各個部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調(diào)機制，實現(xiàn)合同管理與預算管理、收支管理相結(jié)合，降低合同管理風險，保障經(jīng)濟高效運行。

一、測繪事業(yè)單位合同業(yè)務(wù)管理的主要風險有

（一）合同簽訂前，法律意識淡薄，缺乏法律人才隊伍，制度不健全，未理清流程和

歸口管理，對對方資格審查不嚴，決策不公開、不科學。

1、測繪事業(yè)單位對合同業(yè)務(wù)管理普遍缺乏法律保護意識，普遍認為金額小，不重要的經(jīng)濟事項沒必要簽訂經(jīng)濟合同，合同管理缺乏嚴謹性；

2、普遍缺乏法務(wù)部門，法律顧問等法律專業(yè)人才儲備；

3、合同業(yè)務(wù)管理制度不健全，未制定嚴格的授權(quán)審批制度，未明確合同訂立的范圍和條件，甚至違規(guī)簽訂借貸、擔保和投資合同；

4、未理清合同流程，未進行歸口管理，存在多部門交叉管理或多頭管理的、管理權(quán)責劃分不清的現(xiàn)狀；

5、對供應(yīng)商或購買商的資格審查不嚴格，未進行比選程序，未進行現(xiàn)場核實，甚至出現(xiàn)對方不符合相應(yīng)的能力和資質(zhì)的情況；

6、對技術(shù)性強或法律關(guān)系復雜的經(jīng)濟事項，對重大項目的概預算、可行性分析報告撰寫，重大項目申報，歸口管理部門或承辦部門未組織技術(shù)、法律、財會、紀檢、審計等專業(yè)人員參與，未為對風險進行全面分析，未對會上發(fā)言進行全記錄；

以上一切都可能導致經(jīng)濟合同不合法合規(guī)，給單位和國家?guī)砝媸軗p的風險。

（二）合同簽訂中，不相容崗位未分離，審核合同不嚴謹，存在違規(guī)操作情況，合同專用章保管、登記不規(guī)范。

1、由于測繪事業(yè)單位機構(gòu)性質(zhì)、規(guī)模不一樣，內(nèi)部構(gòu)成和設(shè)置簡易，科室或部門不獨立，一人多崗，很可能存在一人經(jīng)手合同供應(yīng)方比選、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同登記管理的全過程，違背了內(nèi)部控制建設(shè)中要求不相容崗位應(yīng)分離的規(guī)定；

2、對合同內(nèi)容、條款、格式審核不嚴格；

3、存在違規(guī)操作情況，隨著政府采購管理的越來越嚴格，可能將需要招投標管理的或政府采購的重大合同拆分成幾個標的金額較小的合同，簡化程序，來躲避來自資金和資產(chǎn)監(jiān)管部門的監(jiān)管；

4、未設(shè)置專人保管合同專用章或合同專用章未放保險柜，未履行合同專用章登記管理手續(xù)；

以上可能導致發(fā)生未經(jīng)授權(quán)或超越權(quán)限對外簽訂合同的風險，簽訂無效、顯失公平得經(jīng)濟合同的風險，經(jīng)濟活動違法違規(guī)、面臨訴訟或經(jīng)濟利益受損的風險。

（三）合同簽訂后，付款時審核不嚴，合同執(zhí)行監(jiān)管不力，未及時簽訂補充協(xié)議，合同檔案保管分散、不齊全。

1、可能未履行嚴格的驗收手續(xù)就支付款項，未留足對方質(zhì)量保證金。

2、疏于對合同履行進行有效監(jiān)控，未嚴格按合同條款約定執(zhí)行，未能及時發(fā)現(xiàn)問題并采取有效措施彌補經(jīng)濟損失。

3、未按照規(guī)定的程序辦理合同變更或解除，對合同中錯誤的條款或未明確約定的事項沒有及時簽訂補充協(xié)議；

4、合同及相關(guān)資料登記、流轉(zhuǎn)、保管不善，資料丟失導致泄密國家秘密；

這些都可能導致合同無法正常履行，產(chǎn)生合同糾紛，單位經(jīng)濟利益受損或面臨訴訟的風險。

二、合同管理關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)及控制措施

（一）合同簽訂前，應(yīng)重視合同業(yè)務(wù)管理工作，健全合同業(yè)務(wù)管理辦法，明確歸口管理部門和承辦部門，做對方單位詳細背景調(diào)查，理得方式制定采購需求，按照合同簽訂流程執(zhí)行。

1、測繪事業(yè)單位應(yīng)高度重視合同業(yè)務(wù)管理工作，宣傳到位，大力重用高素質(zhì)且富有管理經(jīng)驗的法務(wù)人才。

2、測繪事業(yè)單位應(yīng)視單位的規(guī)模和構(gòu)架，因地制宜地制定合同業(yè)務(wù)管理辦法，明確歸口管理和承辦部門，以及各部門的在各個合同管理環(huán)節(jié)的部門職責，明確合同訂立的范圍和條件。制度有剛性，也有彈性，并非一成不變，可以采取一切有利于工作開展的新管理辦法，優(yōu)化合同工業(yè)務(wù)管理工作流程，適應(yīng)社會環(huán)境和服務(wù)對象的合理需求。

3、做詳細背景調(diào)查，充分了解對方的資信狀況，實地調(diào)查合同的實施情況和對方的履行能力，判斷有無違約風險，進行科學決策。

4、對于金額和影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復雜的合同，應(yīng)當組織法律、技術(shù)、財會、紀檢、審計工作人員參與談判，重要的經(jīng)濟合同遞交法律顧問審核，屬于“三重一大”范圍的，應(yīng)該通過領(lǐng)導班子會議聯(lián)簽決定，并形成會議記錄[1]。合理得方式制定采購需求，避免重復建設(shè)和資源浪費。

5、付款合同應(yīng)該堅持先有預算再簽合同的流程，嚴格按照合同簽訂流程執(zhí)行。

6、測繪事業(yè)單位可制定符合《華人民共和國合同法》要求的標準合同模版，單位應(yīng)當妥善保管和使用合同專用章，按照本單位編碼規(guī)則對合同進行編號和登記，嚴禁未經(jīng)授權(quán)擅自以單位名義對外簽訂合同。

（二）合同簽訂中，不相容崗位分離，簽訂合法合規(guī)合同，物資簽收手續(xù)應(yīng)齊全，對合同變更實行履行監(jiān)督審查，財務(wù)付款時把握最后一關(guān)。

1、各部門分工合作，相互稽核，保證不相容崗位相分離。

2、歸口管理或具體承辦部門負責合同簽訂，審核合同內(nèi)容是否完整、要素是否齊全，尤其是法人或法人代表簽章，簽字日期。

3、接受標的的應(yīng)由專人按照驗收程序進行簽收，項目工程驗收手續(xù)必須齊全，指標合格。驗收合格手續(xù)交財務(wù)一份，作為付款依據(jù)，付款時留足質(zhì)量保證金。

4、對簽訂補充合同、變更或解除合同等進行監(jiān)督審查。因?qū)Ψ交騿挝蛔陨碓驅(qū)е驴赡軣o法按約履行的，應(yīng)當及時采取對應(yīng)措施。

5、財會部門應(yīng)當核實合同收付款情況后再辦理價款結(jié)算。未按照合同條款履約的，財會部門應(yīng)當立即報告單位有關(guān)負責人。

（三）合同簽訂后，合同業(yè)務(wù)歸口管理，監(jiān)督雙方按合同執(zhí)行，對責任部門進行獎懲，合同檔案歸口管理，履行納稅義務(wù)，妥善處理法律糾紛。

1、單位合同歸口管理部門應(yīng)當建立合同管理臺賬，詳細記錄合同管理全過程，有條件的單位通過信息化辦公系統(tǒng)來實現(xiàn)實時監(jiān)控、實現(xiàn)各部門信息共享。

2、督促對方嚴格按照合同條款執(zhí)行付款，出具票據(jù)，對故意拖欠款項的立即上報單位領(lǐng)導，采取應(yīng)對措施。合同到期未及時辦理相關(guān)的續(xù)簽手續(xù)，合同變更和解除應(yīng)當簽訂書面合同，嚴禁口頭約定。合同與單位經(jīng)濟活動有關(guān)的合同應(yīng)同時提交一份給財務(wù)部門備案，作為收付款依據(jù)，需要支付款項的合同應(yīng)按照財務(wù)審批權(quán)限進行審批。

3、結(jié)合合同崗位責任制，定期考核追蹤合同履行和管理情況，對合同管理漏洞進行問責。如歸口管理部門或承辦部門監(jiān)督不到位，致使單位受到利益損失，追究其責任與相應(yīng)處罰。對有重大貢獻，為單位爭取巨大利益的，也應(yīng)給予相應(yīng)表彰與獎勵。

4、單位應(yīng)當加履行合同出借、領(lǐng)用登記制度，加強合同信息安全保密工作，簽訂保密協(xié)議。應(yīng)對合同檔案進行歸口管理，人事部門、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、采購部門的合同各自保管，定期進行統(tǒng)一歸檔。合同檔案收集齊全，對前期調(diào)研資料、合同文本、合同標的招投標、合同審批流轉(zhuǎn)手續(xù)、合同履約監(jiān)督檢查等整個經(jīng)濟活動記錄進行歸檔[2]。

5、合同簽訂手續(xù)完畢后，應(yīng)及時繳納印花稅，避免稅務(wù)風險。

6、合同發(fā)生糾紛時，單位應(yīng)當立即上報，告知法律顧問，及時與對方單位協(xié)商。糾紛協(xié)調(diào)一致后，雙方應(yīng)當簽訂書面協(xié)議。合同糾紛無法通過協(xié)商方式解決的，則在法定的訴訟時效和期間內(nèi)選擇仲裁或訴訟方式解決。

通過對測繪事業(yè)單位合同業(yè)務(wù)管理的風險識別和制定有效應(yīng)對措施，可以保證單位經(jīng)濟活動合法合規(guī)，防范和管控經(jīng)濟風險、法律風險、預防腐敗和舞弊，提高政府公共服務(wù)效率和效果。

參考文獻

[1] 楊慧波. 談行政事業(yè)單位合同管理的主要風險與對策建議[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟信息， 2017（1）：65-65.

[2] 朱澎濤. 淺析行政事業(yè)單位經(jīng)濟合同管理[J]. 中國經(jīng)貿(mào)， 2017（12）.