事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討

龐洪波

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討

龐洪波

檔案管理工作應(yīng)當(dāng)受到事業(yè)單位的高度重視，由于傳統(tǒng)的檔案管理存在比較多的問(wèn)題，不但容易損壞，而且數(shù)據(jù)容易丟失，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的研究，從而提升檔案管理的水平，本文主要是關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討。

事業(yè)單位 檔案管理 信息化 建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理工作十分重要，在存儲(chǔ)環(huán)境以及檔案查詢方面都相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理有巨大的優(yōu)勢(shì)，事業(yè)檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用從而提升檔案管理的質(zhì)量以及水平。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性

在事業(yè)單位很多檔案是依靠人力的作用完成，人工處理檔案對(duì)于小型的單位還比較合適，但是對(duì)于較大的單位而言，人工處理的速度以及工作質(zhì)量都比較低，這樣就難以滿足事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的要求。隨著信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都融入了信息化的技術(shù)，通過(guò)應(yīng)用信息化技術(shù)，不但可以促使事業(yè)單位得到比較快的發(fā)展，而且一定程度上節(jié)約事業(yè)單位的工作時(shí)間以及提升事業(yè)單位的工作效率，相關(guān)工作人員可以在比較短的時(shí)間之內(nèi)完成事業(yè)單位的檔案管理工作，不但提升了工作的效率、節(jié)約了時(shí)間，而且工作質(zhì)量還比人工管理的好，采取計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理，并且對(duì)檔案進(jìn)行必要的收集，這樣的方式可以避免檔案管理工作受到空間以及時(shí)間的限制，這樣也不需要像傳統(tǒng)的檔案管理那樣，每一份檔案都需要向上級(jí)匯報(bào)，這樣容易耽誤時(shí)間。

二、事業(yè)單位的檔案信息化主要的特點(diǎn)分析

（一）存儲(chǔ)環(huán)境方面具有一定的優(yōu)勢(shì)

以往進(jìn)行檔案管理是通過(guò)紙張作為載體的，但是紙張并不可靠，容易受到損壞以及字跡模糊不清，如果紙張出現(xiàn)變質(zhì)，信息也容易丟失，尤其是一些容易氧化的紙張，較為容易損壞。這樣就導(dǎo)致一部分重要的資料損失，但是，檔案信息化就不存在這一個(gè)問(wèn)題，目前都是電子檔案，打印之后會(huì)封存在檔案袋之中，不容易丟失數(shù)據(jù)。此外，一些檔案也不需要打印，直接可以存在網(wǎng)絡(luò)硬盤、光盤或者U盤之中，這樣就讓檔案存儲(chǔ)變得十分方便以及安全。

（二）檔案查詢方面存在一定的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案如果想要查詢，相關(guān)的查詢手續(xù)以及借閱手續(xù)比較多，比較復(fù)雜，需要經(jīng)過(guò)申請(qǐng)以及審批等多個(gè)環(huán)節(jié)才能查詢好檔案資料。尤其是以前的紙質(zhì)檔案，如果頻繁被查詢以及借閱就容易損壞，但是，檔案管理信息化建設(shè)之后，就可以自己登錄網(wǎng)站自己查詢想要找的資料，查詢到資料之后也可以從網(wǎng)站下載下來(lái)打印。這樣就不會(huì)對(duì)檔案造成負(fù)面的影響或者破壞，這相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式具有很大的意義以及作用。

三、促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化的主要策略

（一）提升檔案管理人員的素質(zhì)

在事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)以及提升檔案管理人員的素質(zhì)，檔案管理人員的素質(zhì)包括工作技能水平以及計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，對(duì)此，應(yīng)當(dāng)針對(duì)員工進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)工作，從而培養(yǎng)出符合檔案管理工作實(shí)際的高素質(zhì)人才。此外，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的高度重視，在思想層面上，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案工作應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)并且深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，此外，應(yīng)當(dāng)高度重視對(duì)檔案管理人員專業(yè)能力以及專業(yè)技術(shù)的考察，需要建立健全考核制度，這對(duì)于人才的培養(yǎng)意義重大。

（二）對(duì)檔案管理的硬件建設(shè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)

在檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)硬件管理的工作，硬件設(shè)施是事業(yè)單位檔案管理不能缺少的一個(gè)部分，在事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大資金以及加緊硬件建設(shè)，這樣不但有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的合理、科學(xué)管理，而且可以順利保管好檔案資料，將最新的科學(xué)技術(shù)積極應(yīng)用在檔案中，這樣的方式對(duì)于檔案資料的存儲(chǔ)以及管理都具有十分重要的意義。

（三）制定檔案管理工作的總體規(guī)劃

為了促進(jìn)檔案管理工作不斷發(fā)展，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在信息系統(tǒng)方面進(jìn)行必要的研究，高度重視信息系統(tǒng)是否具有靈活性以及擴(kuò)展性等特點(diǎn)，之后需要制定符合本單位實(shí)際情況的總體規(guī)劃，在制定檔案管理總體規(guī)劃的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)建立網(wǎng)絡(luò)管理模式，網(wǎng)絡(luò)管理的模式需要具備可擴(kuò)展以及靈活的特點(diǎn)。

（四）建立檔案管理的網(wǎng)站

在事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)，其中，事業(yè)單位在網(wǎng)絡(luò)上建立相關(guān)的信息站點(diǎn)，通常是建立實(shí)用以及良好的檔案信息網(wǎng)站， 這樣的信息網(wǎng)站對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升意義重大。對(duì)于事業(yè)單位而言，建立信息網(wǎng)站也是促使事業(yè)單位信息化實(shí)現(xiàn)的重要方式。在事業(yè)單位之中通過(guò)網(wǎng)頁(yè)就可以給相關(guān)人員提供信息服務(wù)以及可以在信息網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子歸檔、咨詢以及下載等功能，這也是檔案信息化管理重要方式以及重要標(biāo)志。此外，建立檔案信息網(wǎng)站，對(duì)于實(shí)現(xiàn)資源的共享也具有很大的意義，對(duì)于事業(yè)單位建立信息管理管理系統(tǒng)以及實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的更新需要都具有十分重要的意義。為了保障事業(yè)單位逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，應(yīng)當(dāng)選擇使用市場(chǎng)上主流以及高性價(jià)比的設(shè)備，這樣更有利對(duì)檔案信息的管理以及操作。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理具有十分重要的意義，為了提升檔案管理的水平，應(yīng)當(dāng)采取的主要策略包括提升檔案管理人員的素質(zhì)、對(duì)檔案管理的硬件建設(shè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)、制定檔案管理工作的總體規(guī)劃、以及建立檔案管理的網(wǎng)站。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

[1]張培軍．分析事業(yè)單位檔案信息管理化建設(shè)的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J]．赤子(上中旬),2016(22):135．

[2]孫航．事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性及意義解讀[J]．才智,2016(07):216．

（作者單位：菏澤市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)）