充分運用短信通知，做好學院辦公室的精細化管理工作

陳瑋

摘 要： 學院辦公室是承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機構(gòu)，在學院整個工作中具有特殊的地位和作用。利用新媒體平臺，分門別類，分組管理，字斟句酌，深思熟慮，根據(jù)各類通知的特點及要求對短信分別加以編輯，充分發(fā)揮其作用，是學院辦公室加強精細化管理，提高工作效率的良好途徑。

關(guān)鍵詞： 短信通知 新媒體 分組 編輯 分類

高等學校二級學院辦公室承擔著學院的人才培養(yǎng)、科學研究、學科建設(shè)、人事、物資、經(jīng)費使用等日常管理工作，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右的橋梁和樞紐，也是學院對內(nèi)對外的窗口。辦公室是院領(lǐng)導的參謀和助手，是為學院領(lǐng)導決策和實施決策服務的綜合辦事機構(gòu)。它在學院整個工作中具有特殊的地位和作用。在日常工作中，院辦與學校各職能部門及學院師生有著廣泛的工作聯(lián)系。辦公室的主要職能是圍繞高校“人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務”的中心工作，做好服務、管理、信息處理、協(xié)調(diào)和監(jiān)督等。辦公室有黨政、教務、科研、研究生教學等管理功能。因此，辦公室工作質(zhì)量和效率，不僅關(guān)系著全院各項工作的進程和效果，而且關(guān)系著學院的聲譽和形象。正確發(fā)揮辦公室的作用，履行好辦公室的職能，具有非常重要的意義。我在學院辦公室工作多年，認為充分利用短信通知加強學院辦公室的精細化管理，是提高工作效率的好辦法。在實踐中我的具體做法如下：

一、利用QQ、微信等網(wǎng)絡(luò)平臺，充分發(fā)揮新媒體的作用。

院辦有一項重要功能是上傳下達，我強調(diào)通過QQ、微信等網(wǎng)絡(luò)平臺高效地完成管理工作。我們學院的教職工群和學生教學信息員等很多群都是我建的，我也盡力發(fā)揮它們的作用，堅持用短信通知加強各項管理工作。短信管理方便快捷，能很好地保證信息傳遞的穩(wěn)定性。我們一直保持著和人事處、教務處、科技處、研究生院等上級各職能部門、兄弟部門，學院領(lǐng)導、老師及學生的密切聯(lián)系，通過這樣精細化的管理，提高工作效率。

選擇QQ、微信這些新媒體平臺作為短信發(fā)送主要載體的原因主要是：

1.經(jīng)濟實惠，成本較低。除了上網(wǎng)費外，不需要其他任何費用。這對年齡較大平時不用電腦上網(wǎng)的老師或出門在外不便用電腦上網(wǎng)的老師是非常有利的。

2.方便快捷，資源共享。QQ群的最主要優(yōu)勢是可以及時上傳各類文件的電子稿至共享區(qū)域，有需要的群成員只要有網(wǎng)絡(luò)，隨時隨地都可以根據(jù)通知要求自行下載、查看，不管是文字還是圖片資料。比如學院培養(yǎng)方案、教學大綱、教職工聯(lián)系方式表、畢業(yè)展的照片等。

3.群體交流，溝通無礙。QQ或微信群的另一大優(yōu)勢是可以實現(xiàn)群成員在一起就一個問題各抒己見，交流思想、看法。偶爾有空的時候，同事們也在群里聊聊生活問題，使大家增進彼此間的了解和情感交流，也是一種休閑放松的方式。另外，群成員可以單獨點對點交流。不管是師生之間、同事之間，還是上下級之間，均可以任意交流，互動交流可以由“1對N”、“N對1”、“N對N”等多種方式展開，同時保證一定的私密性。

4.穩(wěn)定安全，記錄可查。所有發(fā)送的短信及要求對方回復的消息記錄都可以通過電腦或手機查看。偶爾有的事情忘記了也沒關(guān)系，查看歷史記錄就可以解決問題。

二、分門別類，分組管理，盡量減少不同成員之間的互相干擾。

如QQ群，我們有和上級職能部門及兄弟部門交流的工作群，如人事工作群、財務管理群、安全信息群、教務管理群、研究生教學秘書群、科研秘書群等。學院內(nèi)部有全體教職工大群，還有一些小群如院領(lǐng)導及主任群、管理人員群、導師群、學院黨員群等。有時候因為一些臨時階段性工作，會根據(jù)需要新建學科評估、招生宣傳等群。專門針對學生的有教學信息員群、勤工助學群、在職研究生群、全日制研究生年級群等。這樣針對不同工作對象，發(fā)送不同的短信通知，以免造成對其他無關(guān)人員的干擾，影響其他人的工作。有些重要的如績效工作等通知，為確保每位成員都能收到，可以先在QQ群中發(fā)一遍，再通過微信發(fā)一遍。一般的消息，如果不是特別重要的，如學校的一些新聞報道等，只在QQ群發(fā)送即可。

三、字斟句酌，深思熟慮，短信通知應該經(jīng)過草擬、編輯后再發(fā)出。

短信通知不是隨便發(fā)的，要經(jīng)過思考、編輯后再發(fā)出，保證信息傳遞的準確、到位。傳達上級的通知也不能是簡單的復制、粘貼，而要經(jīng)過仔細閱讀，領(lǐng)會其精神、要求后再傳達。我的電腦中有一個專門的文件夾，就是各類短信通知。文件夾下又有很多個word文檔，發(fā)給不同對象的短信分別存放在不同的文檔中，這其中有發(fā)給教師的，有發(fā)給本科教學信息員的，有發(fā)給研究生的，還有作為班主任發(fā)給自己所帶班級學生的等。自2009年9月有記錄以來，一直到現(xiàn)在一共8年多的時間，大部分通知我都保留著，而且標注了通知發(fā)出的日期，這就是我的短信通知記錄檔案。我的絕大部分通知都是在我的短信通知檔案中經(jīng)過編輯、處理以后再發(fā)出去的。在日常工作中，有的時候需要查核往年相關(guān)資料，我只要把通知檔案打開就一目了然了。我統(tǒng)計了一下，8年多來我發(fā)給老師的通知有記錄的超過41萬字，發(fā)給本科生教學信息員的通知約7萬字，2014年9月至今3年多時間發(fā)給全日制研究生的通知約6萬字，2012年9月至今5年發(fā)給在職研究生的通知約8000字，4年時間發(fā)給我擔任班主任的一個班級學生的通知約24000字。這些短信通知凝聚了我的心血，見證了我的付出。辛勤的勞動使我獲得了上級職能部門及本院領(lǐng)導、師生對我工作的高度肯定，他們說我是個認真負責、氣場強大的好老師。更重要的是，這些付出換來了學院學科建設(shè)、教學、科研等各方面管理的井然有序。

編寫短信通知有幾點需要注意：

1.通知要短而精。現(xiàn)在不管是老師還是學生，工作、學習節(jié)奏都比較快，大家都很忙，所以通知不宜過長。特殊情況遇到很長的通知，可以分幾次發(fā)送。

如開學前的教學檢查提醒短信可以這樣發(fā)：明天就要正式上課了，按照慣例，教務處已安排以王校長為首的校領(lǐng)導檢查（全天都有，多批次）。請大家做好充分準備，認真?zhèn)湔n，提前搞清上課地點（特別是需要提前拿鑰匙的機房、多媒體教室等特殊教室），按時上課，千萬不要遲到。良好的開端是成功的一半，祝大家新學期工作順利。再比如，這是一條期末考試期間發(fā)現(xiàn)有作弊狀況后發(fā)給學生的通知：針對近幾天監(jiān)考中發(fā)現(xiàn)的不良現(xiàn)象，特提出警告：再有作弊者一律當堂停考，同時報送學院、學校教務處處理。請每位同學自律，對自己的行為負責，出了事沒有后悔藥。這條短信言簡意賅，語氣也比較嚴厲，能對學生起到震懾作用。

2.通知不能太短。短信如果太短的話，傳達的有效信息太少，影響表達效果。短信該長的時候也要加長。比如期中教學檢查的通知，可以用一句話：本學期期中教學檢查即將開始，詳見教務處網(wǎng)站。但我認為這樣的通知太簡單了，還是應該提綱挈領(lǐng)地把檢查要點提煉一下。我是這樣發(fā)的：各位老師，根據(jù)學校教學工作安排，本學期期中教學檢查工作定于第7周至10周（10月10日至11月4日）進行。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、檢查內(nèi)容：1.教師教學情況；2.學生聽課情況；3.實踐教學情況。二、檢查的方式和要求：1.以學院自查為主。2.學院要認真開展觀摩教學和互相聽課工作，要求近三年新上崗的青年教師至少聽取同行有經(jīng)驗教師的授課兩三節(jié)次，并做好記錄。請各系及相關(guān)教師搞清要求，按規(guī)定落實。詳情請查閱教務處網(wǎng)站。謝謝！這樣的通知有200多字，確實不短，但全是要點，都是干貨，不宜再進一步精簡。

3.視情況要求回復。大部分通知是面對全體老師的，大家知悉即可。但有部分通知是面對特定對象的，安排比較重要的工作，需要對相關(guān)事項進行落實，必須要求對方回復。如通知召開黨政聯(lián)席會、專家評審會等。

如這一條：各位院領(lǐng)導、學術(shù)委員會委員，各系正主任，我院將于明天上午8：30開展2015年引進人才及補充師資考核工作，地點：學院會議室。請準時參加！謝謝，請回復！

4.配合使用網(wǎng)站鏈接。短信通知發(fā)送內(nèi)容相對而言是有限的，但具體的通知詳情是不可能完全說清楚的。此時就需要把人事處、教務處、研究生院、科技處等各職能部門網(wǎng)站上的相關(guān)通知鏈接同時發(fā)出，以便相關(guān)老師一鍵點擊，快速查看詳情。

比如這條關(guān)于開展2016年管理崗位五級及以下職員職級晉升工作的通知：我校2016年晉升五級職員指標不超過5個、六級職員指標不超過10個，七級及以下職員各單位按實際情況進行推薦。晉升條件、程序等詳見人事處網(wǎng)站http：//renshi.njfu.edu.cn/typenews.asp？id=908請符合晉升條件者按要求提交申請材料，并于下周一下午5：00前交院辦。

5.通知要有溫度。大多數(shù)短信通知都是一般性的陳述，沒什么吸引力，經(jīng)常讓人感覺干巴巴，缺少親和力。有的時候要稍微費點心思，動點腦筋，編一些有溫度有文采的短信，會有更好的效果。

如，2011年年終聚餐前，我給老師們發(fā)了這樣一條短信：“各位老師，特別提醒：今晚六點我院在南林大廈二樓風和廳舉行迎新年聚餐活動，屆時請您在入口處領(lǐng)取抽獎券并在券上簽名，投進抽獎箱后方可參加抽獎。好酒等你品，好菜等你嘗，好禮等你拿。一年一次的歡聚，千萬不要錯過！不見不散！”老師們收到這樣的短信后都很開心，興致勃勃地來參加學院活動。有的老師表示大冬天的本來不想大老遠從家趕到學校參加聚會的，但因為我的短信具有“煽動力”就堅決地來了。學院也通過這樣的活動增強了教職工的凝聚力，達到了預期的目的。由此可見，短信通知的作用確實不可小覷。

四、短信通知的分類及其特點、要求和作用。

1.單純的事務性通知。這樣的通知一般是布置工作的，是大家應該做、必須做的事。如發(fā)給學生的補考、核對學分、選修、重修、考試、比賽、評教、項目申報等通知。此類通知只要講清楚要點，如時間節(jié)點、注意事項即可，也可以稍微加一些補充、提示性語言。

如這樣一條發(fā)給學生的通知：“07級信息員，請通知保研的同學準備參加復試，時間：9月29日，上午9點筆試，下午2：30面試。筆試時請帶好繪畫工具！地點：學院二樓會議室。謝謝！”

2.交流、指導工作類通知。這樣的通知一般是告訴大家如何開展工作的。比如，有關(guān)工作量核對的問題，因為工作量是分很多部分的，但在實際操作過程中，很多老師不細心核查，造成有些內(nèi)容沒有核對，表格也沒有簽字，有的選修人數(shù)有變化也沒修改等，最后結(jié)果是全院的核對表無法順利上交人事處，還要單獨一個個另外通知老師重新核對，耽誤了時間，造成了麻煩。為了減少類似情況的發(fā)生，我發(fā)的通知是這樣的：各位老師好，請于本月23日（下周五）前來院辦核對本學期本科各類課時工作量。核對時請注意包括5個部分：本專科課堂教學、實習課、指導課程設(shè)計與大型作業(yè)工作量、當量學時固定補貼、其他酬金補貼，每個部分都要簽字，不要遺漏。請?zhí)貏e注意查看學時、必修選修、課程類別、基本班數(shù)、重復班數(shù)、選修人數(shù)等。建議在教務處網(wǎng)站上核對過相關(guān)信息后再來簽字。碩導或有研究生課程的老師請于20號之前來核對。謝謝！

指導學生工作的：請各班信息員注意，遇到本班是實習周或全校停課政治學習時間，請你們或班長提前和相關(guān)的老師打個招呼。相關(guān)老師包括帶你們實習的老師，有個別老師可能因為剛工作，不了解相關(guān)規(guī)定，沒有提前做好準備，或因為事情多忙忘了。還有就是給你們上課的其他老師，他們不可能每周都看校歷，有時你們連續(xù)幾周實習，他們也不知道，早晨匆忙趕到教室結(jié)果找不著學生，也挺辛苦的。希望大家提前多說幾句話，多一些提醒，就會減少很多麻煩。謝謝各位！”

3.表揚、祝賀類通知。這樣的通知是對工作結(jié)果的通報，也是對做得好的成功的老師、同學給予的肯定、褒獎，對學院各項工作向更好的方向發(fā)展會起到很好的推動作用。被表揚的師生會獲得激勵，其他師生也會以他們?yōu)榘駱訆^起直追。此類祝賀通知的發(fā)送要及時并充滿激情。相關(guān)內(nèi)容包括教師晉升職稱、賽課等獲獎、科研項目立項、教學質(zhì)量工程建設(shè)項目遴選、導師遴選等。

如我曾經(jīng)擬、發(fā)過這樣一條通知：“喜報：在2011年省級精品教材建設(shè)中，全省高等學校共評出精品教材395部，我校共7部教材獲選，我院丁山院長主編的《展示藝術(shù)設(shè)計》光榮入選。我院侯文軍書記的論文《當代大學生創(chuàng)新創(chuàng)新團隊建設(shè)途徑》獲2009—2010年度江蘇省高校教學管理研究會優(yōu)秀論文三等獎。另外，2011年江蘇高校大學生實踐創(chuàng)新訓練計劃立項項目2938項，我院入選項目為：中國風“交互式”公交站臺創(chuàng)新設(shè)計研究，花境與彩色樹種對城市河道邊緣的軟化設(shè)計研究，南京青奧會文化創(chuàng)意圖形設(shè)計與應用，主持人分別為馮旭東、文璐，俞菲、馬晨亮，劉海琪，指導教師分別為管雪松，張耀、曹磊，楊杰、駱瑋。祝賀所有老師和同學！”

4.強化感情交流類通知。這種通知不是必須發(fā)的，只是老師有感而發(fā)，因為比較重感情而發(fā)的。話雖這么說，但我認為，此類通知也是必不可少的。它是院辦老師和其他師生加強情感交流的有效方式，便于在工作上獲得更多更好的支持。

如這條發(fā)給信息員的通知：“非常感謝一屆又一屆信息員無私的奉獻和幫助，保證了我院正常的教學秩序。大部分同學工作都非常認真、細致，使我這邊的管理減少了很多麻煩，在學校也受到上級部門的好評（如上學期的評教，我院參評率高居全校第二位，位居第一位的是一個人數(shù)較少的小學院），這在大學院中是難能可貴的。同時希望大家一如既往地支持、協(xié)助老師，繼續(xù)做好教學信息的上傳下達、通知落實工作。值此三八節(jié)之際，祝信息員中的女生永遠青春靚麗，男生英俊瀟灑！另一條：一個人靜靜地在辦公室加班，想到你們即將離校，想到我們四年相處的點點滴滴，禁不住一陣傷感……無論你們以后身處何處，祝愿各位同學都有美好的前程！”

總之，通過短信通知加強院辦各項管理工作既可以直接指揮，又可以間接轉(zhuǎn)達，可以說是管理的法寶。學院院辦人員用好短信通知，一定可以把精細化管理工作做得更好，提高工作效率，促進學院各項工作更好地發(fā)展。

參考文獻：

[1]陸覺明.高校二級學院辦公室主任“五位一體”工作思路探討[J].辦公室業(yè)務，2014（10）.