疾病預防控制機構檔案規范化管理策略探討

張華紅

【摘要】疾病預防控制中心檔案規范化管理水平的高低，與疾病預防控制中心工作質量和工作效率休戚相關，也是確保疾病預防控制中心系統正常、穩定運行的前提。近幾年，臺州市疾病預防控制機構開展了檔案規范化建設探索，但各地建設參差不齊，還有進一步提升的空間。本文試從預防控制中心檔案管理重要性和規范化管理要求入手，分析當前臺州市基層疾病預防控制機構存在的主要問題，并探討相應的解決策略。

【關鍵詞】疾控；檔案；規范化

疾病預防控制機構檔案規范化建設是提高疾控工作整體工作質量和科學管理水平的必要條件。近幾年來，臺州市在全市的疾病預防控制機構中開展了檔案規范化建設，取得一定的進展，但還需進一步提升發展。

一、開展疾病預防控制檔案規范化管理的意義

（一）是疾病預防控制機構規范化建設的重要組成部分。在疾控中心發展過程中，檔案工作是一項最基礎的工作，檔案部門對各種疾病預防控制、健康危害因素監測與控制、健康教育與健康促進等信息進行收集、整理、匯編等工作，是疾病預防控制工作的重要組成部分，同時也直接關系到疾控中心其他各項工作開展的質量和效果。因此，實現檔案的規范化管理，才能更好地促進疾控業務工作的全面發展及加快疾病預防控制機構規范建設的步伐。

（二）能有效推動檔案的開發利用。對疾病預防控制中心的檔案進行規范化的管理，特別是這幾年數字檔案室的創建，不僅能快捷、方便地給疾控人員提供相關的資料查閱，還可以給衛生行政部門、相關的監督機構以及社會公眾提供查閱服務，有利于相關的制度和法規切實執行及加快疾病預防控制信息化的進程。

（三）可以為突發公共衛生事件及重點傳染病控制提供參考。突發公共衛生事件及重點傳染病的防控是疾控機構的主要業務和重點工作。疾控中心綜合檔案室存有大量的調查報告、疾病材料以及統計資料，能讓相關人員在這些檔案里找到各類疾病預防的事件發展規律，并得到一定的啟示，從而有針對性地作出相關的決策，提高疾病預防和控制的效率，及時控制事件和疾病的進一步蔓延發展。

二、臺州市疾控機構檔案規范化管理存在的問題

（一）各基層單位檔案管理水平參差不齊。臺州市共有1個市級、 9個縣級疾病預防控制機構。現有5家疾控機構通過了省級檔案評審，1家通過了市級評審。各地的檔案管理工作水平參差不齊，特別是有些單位領導對檔案管理重視程度不夠，認為管好業務、撲滅疫情才是正事，檔案管理不能給疾控中心帶來“利潤”，不能看到檔案工作的歷史借鑒作用、對現實業務的促進作用。這種不當的理念制約了工作的有效開展。

（二）檔案管理人手不足、管理人員綜合業務素質較差。全市疾控中心都設有綜合檔案室，但大多沒有專職檔案員。全市綜合檔案室檔案員專職的有3人，兼職的8人；持有檔案管理崗位資格證書的有9人，其中中級以上檔案專業職稱只有4人。檔案員大多是半路出家，很少有專業學校畢業的，有的還未取得檔案管理崗位資格證書。各科室的兼職檔案員大多不能保證從事檔案工作的時間，有的僅僅是為了應付檢查掛個名。由于檔案人員身兼數職、檔案崗位不穩定，變動頻繁，工作效率不高，檔案工作規范化建設進程大受影響。

（三）對檔案的開發利用不夠重視。從目前各單位提供檔案利用的情況來看，都只停留在“你查什么我提供什么”的狀態，處于一種被動、消極的狀態，這就不能充分發揮檔案的作用及利用價值，檔案資料的利用率較低。檔案員對檔案開發利用的宣傳工作做得不夠，對檔案利用情況沒有進行很好的統計，摸不清檔案的利用需求。

三、提升疾控機構檔案規范化建設水平的策略

（一）建立和完善檔案工作管理體制。切實加強檔案工作的領導，要強化中心領導的檔案意識，讓相關領導意識到檔案管理的重要性，對實際工作中出現的問題給予重視和解決。進一步完善管理責任體系，檔案工作從單位分管領導、分管部門、部門負責人、專（兼）職檔案員都有明確的職責，形成有效的檔案管理責任鏈條。

（二）重視檔案規范化建設規劃及制度建設。將檔案規范化建設規劃納入單位發展規劃和年度工作計劃，列入疾控機構年度綜合目標績效考核內容，并加大在考核中的評分分值。要建立嚴格的檔案歸檔管理制度，做到有章可循。要明確本單位檔案的接收范圍，制定本單位檔案歸檔范圍和保管期限表。要重視對檔案工作經費、工作制度、設施和設備配置等基本內容的檢查考核，促使各項工作均滿足檔案規范化建設開展的需要。

（三）配備與單位檔案工作任務相適應的檔案人員。檔案規范化建設對檔案管理人員的政治素養、理論水平和業務素質等各個方面提出了更高的要求和挑戰。因此，各級疾控中心應該重視檔案工作人員專業技能和知識的培訓，提升檔案管理人員的職業道德，要配備與工作任務相適應的檔案人員，讓檔案管理各個環節有序進行。

（四）以資源建設為重點提高疾控檔案服務能力。檔案資源是更好地提供利用和服務的首要條件，加強檔案資源建設的最有效的途徑就是豐富和完善檔案結構。因此，疾控機構應盡量完整收集各種類別的檔案，不僅要接收文書業務類、科技類檔案，還要注重接收如照片、聲像、電子文件、實物檔案等其它載體的檔案。同時，我們還要注重重大活動檔案的收集，如抗擊非典、抗震救災、重大疫情防控工作中形成的珍貴歷史資料；創建衛生城市、文明單位及績效考核工作中形成的專題檔案，不斷豐富檔案資源。另外，我們還要針對利用需求，開發編研檔案，進一步提高檔案的利用價值。

（五）通過各類創建活動實現檔案的規范化管理。為了實現新形勢下疾控檔案的規范化管理，各單位在加強制度建設和人員隊伍建設的同時，還要全面貫徹落實“兩辦”《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》精神，結合開展檔案目標管理上等級、創建數字檔案室等創建活動，爭取在2020年前全市所有縣級以上疾控機構建成規范化綜合檔案室，全面提升疾控機構檔案規范化建設水平。endprint