國企辦公室管理工作的優化與完善

楊碧琦

摘要：當下，經濟實力是衡量一個國家綜合實力的重要指標，國有企業是我國社會主義市場經濟的主要支撐，其直接影響到我國經濟的發展，因此，讓國有企業發展好是提升我國經濟水平的捷徑，想讓一個偌大的企業取得良好的發展必須優化企業的核心機構，完善好企業辦公室管理部門的工作，就此，本文對企業辦公室管理工作的作用進行了詳細的闡明，并且探討了如何優化與改善辦公室管理工作，提出了相關的策略，希望能夠為對我國國有企業的良好發展出份綿薄之力。

關鍵詞：國企；辦公室管理工作；問題；優化與完善

辦公室管理工作形式多種多樣，主要作業于監管，組織，安排等一系列行政事務，確保企業內部能夠有計劃的運行，負責企業內外信息傳遞與交流的工作，促進企業其他部門的協調發展，總之，辦公室管理工作在企業中起著舉足輕重的作用。

一、現代企業辦公室管理工作的意義

國有企業的規模巨大，辦公類型繁多，再加上當下經濟市場呈現著龍爭虎斗的局面，因此對企業每一個計劃的決策與執行，都需要經過縝密的審核，否則就會造成無法想象的不良后果，就此現代企業辦公室管理部門就起著關鍵的意義，它就像一個橋梁，不僅連接著企業的上下級，也連接著企業內外的信息交流，將從其他部門中收集的信息，進行討論、整合，并且將決策的內容公布，使決策透明化，也可以達到民主的效果，讓企業更加的自由民主化，更有益于企業的良好發展，另外，現代企業辦公室管理接觸的信息量充足，對企業的運營情況以及人員分配十分了解，因此對于計劃策略的可行度，有著一定權威的話語權，讓辦公室工作人員參與到這個企業的決策與執行中，能夠提高企業計劃的效率性與準確性，更有利于企業的快速發展。

二、現代企業辦公室管理工作的作用

現代企業辦公室管理工作可以讓企業的計劃更加明確，執行更加有序，即使在競爭如此激烈的經濟市場中也能脫穎而出，所以重視現代企業辦公室管理工作的也是必然的選擇，辦公室就像是一個企業的根基，支撐這個龐大的企業，只要根基牢固，企業的辦公結構清晰，內外部工作銜接自如，相互協調，就算企業有突發情況發生，也會很快得到解決，因此，優化國企辦公室管理工作就像優化整個企業。

（一）紐帶作用

正確處理好上下級關系，不僅能夠獲得一個良好和諧的工作環境，而且能夠大大提高整個企業的辦公效率，辦公室就在這之間起著紐帶的作用，它有著一定的權利，能夠綜合控制，它想一個指揮者，參與高級領導層的決策工作，也像一個信息傳達者，也參與員工之間的執行工作，既權威也親和，是一個重要的橋梁。對外，綜合辦公室是一個組織的窗口，負責來訪接待、上傳下達；對內，是一個協調器，負責統一協調組織內部各個部門之間、領導之間的工作。作為一個樞紐部門，綜合辦公室需要在多層次、跨部門之間進行溝通往來，從而提升組織的工作效率。

（二）參謀作用

在參與企業領導層決策時，它不單單是一個信息輸入的過程，也是信息輸出的過程，發揮著一定的參謀作用，首先，辦公室的工作人員，需要對這個決策的所需要的相關材料進行收集，并且經過嚴謹的篩選之后，再提交給領導層，為他們的決策提供有靠的依據，其次，工作人員需要結合企業當下的運營進行推敲，假設，并且對采取行動之后的成效進行設想與調查，將危險性降為最低，并且對各部分分配的任務，進行數據的分析，再展開詳細的工作，再者，對以上所有的工作進行總結，起草出初步的策劃書，并且將其下發，收集其他部門有代表性的意見，再協調領導人進一步完善規劃。就此得出，辦公室的參謀是一個及其重要的工作，關系到整個計劃的可行度以及企業的盈利額度。

（三）督導作用

綜合辦公室承擔著組織內部的公文處理、政務信息、機要保密等工作，通過這些工作，建立與各個部門的信息往來。綜合辦公室通過對收發文的集中管理，對各項工作進度進行管控，進而發揮督辦作用，可以有效推動各項工作順利落實。通過督辦工作，保障公司政令的傳達和工作任務的完成

三、現代企業辦公室管理工作的優化與完善策略

（一）提高管理意識

要想讓企業辦公室管理工作從根本上得到質的改善，就得全面的改進工作人員的管理觀念，讓工作人員知道辦公室管理工作的重要作用，明白他們所承擔的重任，全面提高工作人員的管理意識，讓他們對管理工作產生高度的責任感，培養工作人員的長遠思維，懂得瞻前顧后，有著危機意識，讓他們全心全意的投入到服務、管理中，這樣不僅保證了企業的有序發展，也會感染到其他部門的工作人員工作熱情，從而推進了整個企業的快速發展。另外在整個企業中，需要強調民主意識，這樣在辦公室管理過程中才能夠集思廣益，減少了他們的工作量的同時也會提高辦公效率，另外，讓其他部門的工作人員樂意參與到工作中體現自我的價值，得到個性發展，同時也會得到其他部門的認可，便于他們合理愉悅的分配工作，更重要的是，這樣讓整個企業的凝聚力得到提升，企業的工作氛圍更加融洽，企業的開展就會越來越好。

（二）改進管理制度

無規矩何以成方圓，再融洽的企業也需要制度去綁定，這樣才能規劃統一，因此，嚴格制定辦公室管理制度是十分重要的，由于不同企業的運營模式不同，在制度改進方面，企業需要考慮自身的實際情況進行制定，這樣才能達到強化辦公室管理的效果。就當下情況看來，大部分企業整個辦公室管理較為松散，要想辦公室管理得到優化，加強工作紀律是必然的趨勢，將每位工作人員的責任化，負責好自己所管轄的領域，從而都不敢有半點懈怠，并且他們這樣在保障自己利益的同時，也無形中保證了企業的盈利，另外，對于辦公室設備以及資金管理方面，需要制定出一套完整的財務章程，要求對辦公室的一切財務公開公正，防止一切可能造成以權謀私的情況發生，讓企業呈現出一派廉正之風。

（三）完善組織結構

辦公室管理工作其覆蓋面廣，工作量大，面對復雜的工作形式，需要完善辦公的組織結構，做好詳細合理的分工，規范調整好職工的崗位，讓各部門的人才積極主動的參與到信息交流中去，這樣既讓辦公室工作人員信息收集工作更加的便利，也讓他們管理工作的效率得到快速的提升，并且能較好的讓企業的人才建設得到快速的發展，讓企業良好的運營情況獲得源泉般的促進。首先在完善組織結構之前，需要處理好辦公室組織與企業中各部門工作人員的友好關系，這樣在和睦、協調的內部關系的基礎上，讓辦公室管理的工作人員，將管理計劃順利的進展，其次，在完善組織結構的過程中，需要根據市場的客觀規律出發，結合企業自身的運營情況考慮，確保辦公的高效性、統一性以及精簡性，為辦公室有序的工作提供強有力的保障。

（四）提高人員素質

對于辦公室人員，他們的專業管理意識需要重點培養，但是他們整天工作素質也不能忽視，辦公室的工作任務關鍵，要求工作人員的工作水平高，因此，企業需要不斷加強他們的綜合辦公素養，以一種鼓勵的機制，去促進工作人員不斷的自我學習，自我監督，防止自身發生懈怠工作的情況發生，起到模范帶頭的作用，并且辦公室管理工作人員會參與到企業人才選拔工作中，為企業引入大量的人才，提高企業的競爭力，所以作為面試官的他們，自己的言行舉止則需要更加的在意，因為這是代表著整個企業的形象。另外，企業也需要多招聘管理人才，并且合理安排人員的分配工作，提高企業招聘的要求，不僅要有高水平的專業技能，對工作人員的職業道德素養，也需要進行一定的檢測，全面提高企業工作人員的素質。

（五）優化管理環境

營造一個和睦、舒適的工作環境，讓員工產生賓至如歸的感覺，這是一個企業的理想目標，讓每一位員工都像愛家一樣愛企業，設身處地的為企業的利益著想，這樣的一個狀態，企業大家同心協力之下，一定會蒸蒸日上，因此，優化企業的管理環境也是十分必要的，首先要確保員工有一個健康的身體，充滿活力的工作，所以企業辦公人員在設置辦公環境的時候，需要考慮到綠色環保的裝飾，讓從內心深處感受到心情的愉悅，另外辦公室管理人員需要向領導者申請，投入一定的資金，使辦公設備跟進現代的技術，采用信息化的手段，便于企業的工作人員工作，給他們提供便利，總而言之，在開展辦公室管理工作時，管理人員對辦公室環境實現的優化，更有利于企業的發展。

四、結語

綜上所述，企業辦公室管理工作在企業中起著不可或缺的作用，優化與完善好企業辦公室管理工作，更有助于提高企業的市場競爭力，為企業快速穩定的發展提供強有力的保障，面對企業辦公室工作的管理的優化，要落實到管理人員的綜合素養，制定出科學合理的管理制度，實現責任明確化，完善好組織結構，讓企業的每一個策劃都可以達到預想的效果。

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