關(guān)于知識管理背景下的企業(yè)檔案管理

韓東旭

摘要：隨著市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，知識和信息更加重要。在當(dāng)前形勢下，企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實(shí)記錄，標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理，更是一種基礎(chǔ)性信息資源，對于企業(yè)發(fā)展的意義更是不言而喻的，在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮顯現(xiàn)著應(yīng)有的重要作用。

關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)化；科學(xué)化；企業(yè)管理；檔案

一、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)

在市場經(jīng)濟(jì)多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業(yè)的發(fā)展越來越重要。企業(yè)檔案不但要記錄歷史，還要服務(wù)現(xiàn)實(shí)，企業(yè)檔案已出現(xiàn)數(shù)字化管理新模式，借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或?yàn)g覽。當(dāng)前進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，企業(yè)檔案工作備受冷落，大多只是實(shí)現(xiàn)了簡單的檔案信息目錄網(wǎng)上檢索，傳統(tǒng)檔案管理模式無法適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，遠(yuǎn)沒有實(shí)現(xiàn)真正的檔案信息化，只有轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，認(rèn)識進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)地位低下。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不足，重視支持不夠：許多國有企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)與人員被大幅裁減，檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機(jī)構(gòu)往往成為被首先、重點(diǎn)清理的對象。檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門工作人員，檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)組織體系中地位下降，嚴(yán)重挫傷了檔案人員的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業(yè)檔案工作的開展。

企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展。企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展，許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對新出現(xiàn)的電子文件，采取回避措施，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式卻難以適應(yīng)信息化發(fā)展，固守傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，導(dǎo)致電子文件、檔案沒有實(shí)施管理或管理不當(dāng)。

企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。伴隨著大規(guī)模企業(yè)重組和企業(yè)合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機(jī)構(gòu)成員手中，無法相互借鑒，沒有一個(gè)機(jī)構(gòu)來集中統(tǒng)一的管理檔案，不明確產(chǎn)權(quán)關(guān)系的導(dǎo)致工作效率低下，工作失誤增多。有的企業(yè)由于管理不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案材料被盜。如果企業(yè)檔案部門不進(jìn)行根本性的變革，企業(yè)“記憶”面臨著丟失的危險(xiǎn)，難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。

二、結(jié)合知識背景，創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式

所謂的知識管理，其實(shí)是利用現(xiàn)代的信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)對知識進(jìn)行積累、組織、評價(jià)、創(chuàng)新和運(yùn)用，然后在知識的背景下，運(yùn)用知識，實(shí)現(xiàn)知識的價(jià)值，從而創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，提升企業(yè)競爭力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（一）企業(yè)可以以知識背景為基礎(chǔ)，以信息化和智能化為依托，顧客為核心，主動為顧客提供個(gè)性化和專業(yè)化的服務(wù)，成為知識背景下管理的主要特點(diǎn)。在這一過程中，企業(yè)應(yīng)該對這一知識進(jìn)行積累、組織和跟蹤，為客戶提供及時(shí)有效的服務(wù)。同時(shí)，在知識管理背景下的檔案管理模式中，也應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)檔案的管理，擺脫和解決傳統(tǒng)檔案管理的不足，為知識管理實(shí)踐提供可能和幫助，在迎合信息化發(fā)展的同時(shí)，優(yōu)化企業(yè)管理，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（二）在知識背景下檔案管理的工作可以不只是單純的對企業(yè)檔案進(jìn)行收集、整理和保管，還可以創(chuàng)新企業(yè)檔案管理的工作，對企業(yè)檔案管理進(jìn)行開發(fā)和利用。通過對檔案中所呈現(xiàn)的現(xiàn)代化信息，對其知識進(jìn)行挖掘和改造，從中獲取對企業(yè)發(fā)展有用的信息，充分體現(xiàn)知識背景下企業(yè)檔案管理模式的優(yōu)勢，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（三）在知識背景下企業(yè)檔案管理中，企業(yè)也應(yīng)該及時(shí)準(zhǔn)確的引用先進(jìn)的相關(guān)軟件和制定相關(guān)制度，提高企業(yè)檔案管理工作的效率，在智能化和信息化軟件的幫助下避免人工上的錯(cuò)誤。在制度的規(guī)范下帶動工人，提高工人的積極性，優(yōu)化管理成果，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

三、建構(gòu)和發(fā)展知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式

相對于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，知識背景下的企業(yè)檔案管理引進(jìn)了知識管理的理念和方法，這就很大程度上要求檔案工作人員能轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思維模式，打破傳統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)和突破企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新。

（一）要想轉(zhuǎn)變檔案工作人員傳統(tǒng)的工作思維模式，就必須讓他們重新對檔案管理產(chǎn)生新的認(rèn)識，明確檔案管理的價(jià)值所在。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理的重視，重新對檔案管理工作人員進(jìn)行定位，強(qiáng)化信息化管理檔案的建設(shè)。建立全流程的制度體系，確保檔案管理各環(huán)節(jié)的順利銜接，真正實(shí)現(xiàn)知識管理的高效服務(wù)。

（二）在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，公司也要加強(qiáng)對人才的培訓(xùn)，通過一些相關(guān)的考試或者是定期的開展培訓(xùn)工作來選拔優(yōu)秀型人才，提升工作人員的現(xiàn)代化操作能力和知識化管理能力，為企業(yè)提供高水平，高能力的檔案管理型人才。同時(shí)也可以設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)和部門，適當(dāng)科學(xué)的調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，促進(jìn)企業(yè)的壯大和發(fā)展。

（三）這一系列的管理措施都必須在大量的資金投入下才能順利的建設(shè)和開展。所以，對于相關(guān)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對企業(yè)檔案的管理，加大資金的投入開發(fā)，幫助企業(yè)順利開展和進(jìn)行信息化建設(shè)工作，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

四、知識背景下企業(yè)檔案管理模式的意義

知識背景下企業(yè)檔案管理模式可以保證文件檔案信息有效的進(jìn)行整合、共享和利用，可以綜合其他文件檔案，利用高新科技產(chǎn)品和軟件將其自動化結(jié)合。如一些生產(chǎn)，采購等可以讓它們實(shí)現(xiàn)資源上的鏈接，從而保證企業(yè)之間資源的合理配用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)最大化成就。此外，在知識背景下企業(yè)檔案管理可以利用管理人員的專業(yè)知識進(jìn)行最好的管理，采取最強(qiáng)大的科技手段，幫助檔案管理人員減少錯(cuò)誤的產(chǎn)生，從而促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。

結(jié)束語：

企業(yè)檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理工作的內(nèi)容之一，隨著時(shí)代的發(fā)展，其重要程度也在不斷增加，因此必須將先進(jìn)的管理理念和方法融入到企業(yè)檔案管理工作中，提高企業(yè)檔案的利用率，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

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