信息化手段在教學秘書工作中的實踐與思考

段冬霞

摘 要： 教學秘書是二級管理體制下高校教學管理工作中最基層的管理者，直接負責院系的教學管理工作，是關聯教務處、教學單位、學院師生的樞紐。在信息化高速發展的今天，教學秘書應著眼于提高工作效率、提升教學質量，利用信息化平臺探索新的工作方法。

關鍵詞： 教學秘書 信息化 教學管理

院校二級管理體制是我國高等教育在實踐發展中逐步形成的一種教育管理模式，它的關鍵是將管理重心由過去校級管理部門下移至院系一層的管理崗位。隨著教學管理重心的下移，二級學院在教學管理中的權限擴大，教學秘書可以為學院領導獻言獻策，并且在院系師生中發揮強有力的服務性、協調監管的作用，在二級管理體制中的作用顯得尤為重要，是高校教學管理隊伍的重要組成部分，是高校落實辦學理念，維持教學工作正常開展的中堅力量。然而伴隨中國高等教育不斷發展，教學管理過程中的問題愈發凸顯，例如學校硬件設施投入不足、教學管理師資短缺、師生比例失衡等。這些問題對教學秘書的工作效率和質量勢必造成影響。

《教育信息化十年發展規劃（2011—2020年）》指出：教育信息化在不斷發展過程中要充分發揮出教育資源這一優勢，構建良好的信息化學習環境。在教育模式和教學新方式中融入一定的創新元素，不斷創新與優化教育模式和學新方式。現代通信、網絡、數據庫技術為信息化的發展提供了強大的動力，將研究對象各要素匯總于數據庫，可以有效協助人們生活、工作、學習等活動的正常進行。通過這種技術的使用，為各種行為效率的提高創造有利條件，給予人類社會強有力的技術扶持。

一、將信息化手段應用于教學管理

信息化教學管理的主要媒介是智能手機、掌上電腦、移動媒體播放器、平板電腦等。手機以其輕便、方便攜帶等優勢成為最主要的信息化教學管理載體。除手機短信以外，還有QQ、微信等新型信息化手段。微信可以通過智能手機客戶端發布包括語音、視頻、圖片、文字、鏈接等多種形式的消息。QQ是日常信息溝通、新聞宣傳最重要的方式。總務處所有人都申請了QQ，設立了新聞宣傳的專用群，將大家全部納入群體之中，為大家日常溝通交流提供重要的場所，信息發布非常便捷、迅速，實現了溝通交流的實時性與共享性目標，可以提高工作效率。微信作為一種重要的手機通信軟件，帶有個性化的色彩。主要向團體用戶提供微信訂閱服務，比如企業、媒體及明星等，包括訂閱號和服務號兩種類型。其中，4條是服務號每個月發送的群發消息數量，而1條訂閱號是每天可發送群發消息的數量。用戶在“訂閱號”文件夾中可接收訂閱信息，免去下載這一流程，還可以在線與訂閱號進行互動對話、交流。同時，用戶可以將訂閱信息與其他微信好友分享，實現信息溝通的實時性與共享性。現階段，微信由于具備“快、小、新”等優勢，受到了大多數大學生的追捧與喜愛，在學生日常生活中得到了廣泛的應用[1-2]。在現代學習生活中，微信在人群中使用比率比較高，在人們日常生活中扮演著極其重要的角色，大大促進了微信平臺教學管理目標的實現。

基于此，教學秘書必須順應信息化時代的發展趨勢，明確定位目標，對工作方法進行創新與改良，不斷與時俱進、開拓創新，實現教學資源的高效利用與配置。

因此，在信息時代下，必須積極構建教學信息管理系統，創新和調整教學秘書的工作方法。具體而言，高校教學秘書在教學信息質量管理交流平臺構建中要融入平時的教學工作與信息技術，將兩者緊密結合。完善教學檔案管理系統，提高教學管理工作的完成效率。

二、建立教學信息管理交互平臺，便于師師、師生交流

教學秘書在高校二級管理中的工作地位不可估量，緊緊地將各部門、師生聯系在了一起，在院系二級管理中起著上情下達、下情上傳的樞紐作用。教學秘書既要將教務處下達的教學任務與教學通知傳達給二級學院領導、教師和學生，又要將二級學院的執行情況、意見和建議及時反饋給教務處。可見校院之間信息的整理、傳達、反饋是教學秘書工作的重要部分。由于教學秘書工作有嚴格的時間限制，任務重、責任大。在通知一些重要事項時，不能過于依賴電話、短信等工具，以免加大教學秘書的工作壓力。而信息化時代下，教學秘書要加強現代高科技溝通設備及軟件的使用，建立教學信息管理交流平臺，通過微信、QQ、電子郵件等進行交流與溝通，具有實質性的指導意義。如面向學院師生開通二級學院微信公眾平臺，設立教學動態和教學服務兩個模塊，在教學動態中，對學校學院的最新教學文件、最新出臺的教學相關政策等定時更新，也可以適當地對優秀的教師和學生的優秀作品進行展示；而教學服務中，學院師生可以提出自己的意見和想法，可以在最短時間內得到反饋。其次，針對教師和學生分別設立微信群、QQ群等，可以打破時間和地域的限制，下發、通知相關教學文件，以及接受反饋，增強教學工作運作的高效性。在教學過程中，信息的反饋是必不可少的一個環節，是教師教學水平及教學質量提升的“制勝法寶”，為人才的培養與建設予以了強大的保障[4-5]。在傳統教學信息反饋過程中，各班學習委員要對每個星期學生提出的意見進行收集與整理，記錄到相應的反饋表上，并提交到教學辦上傳教務處。由于與班級利益相掛鉤，一些學生會較少地提交關于老師課堂教學的意見，收集消息的全面性與完整性沒有得到良好的體現，缺少較強的參考價值。因此，可以定期在學生群發放在線問卷調查，對學生近期學習狀態進行全方位、多角度的了解，學生要以客觀公正的角度評價老師課堂教學質量，匯總整理后及時反饋給相應老師。

三、建立教學檔案管理云儲存，提供專業建設一手材料

通過教學檔案，準確、真實地反映教學及管理全過程，廣大師生的教學活動是其重要的服務對象，已經成為教學工作中不可或缺的一部分[5]。因此，高校二級學院建立系統、科學、規范的教學檔案，為今后相關查證與參考等工作的開展奠定堅實的基礎。對于以往紙質教學文檔管理來說，造成了資源污染現象，與生態環保目標相背離。而且所需存儲空間比較大，不利于管理，加大了管理者的工作量。同時，紙質材料極容易受到潮濕、高溫等環境因素的影響，損壞現象經常出現。以往檔案管理是比較零散的，沒有及時更新，檔案缺失、凌亂等問題一直沒有得到有效的治理和解決。在信息時代下，將信息技術引入教學檔案管理發揮著不可比擬的作用，避免傳統紙質檔案不良問題的出現，建立健全一套教學檔案管理系統。endprint

依托百度云盤、快盤等信息平臺，集中整合教務處下發的教學文件、學院教師的教學資料等文件，并及時儲存。在云盤中按儲存內容的不同建設不同的模塊：學院綜合文件、課務管理、考務管理、學籍管理、教研室管理、教材建設、實驗室基地建設、畢業實習及見習。每一個小模塊還可以繼續劃分，例如教學評價和教學質量監控可以分為：教學質量檢查自查報告書、常規教學工作檢查記錄、聽課記錄、教學情況座談會記錄（含教師、學生）、教師教學質量評價表、學生學習質量評價表及評價結果匯總、教學事故處理記錄和相關材料、學生教學信息員反饋記錄表。其次，根據文件是否可公開的性質設立共享型和私享型兩個屬性，基于此，可以協助學院老師查閱資料。通過構建電子教學檔案管理系統，節省大量物力及財力，在短時間內更新、上傳文件，保證檔案的時效性、完整性。

綜上所述，加強信息化手段的應用勢在必行，對日常教學管理工作產生了極其深遠的影響，是順應大勢所趨。因此，教學秘書要重樹自己的思想觀念，彰顯終生學習的偉大精神，加強現代信息化技術的靈活應用，并注重工作思維的創新。高校信息化教學管理建設予以教學秘書工作強大的支持。教學秘書要對以往教學管理工作方法進行取長補短、優勢互補，不斷更新教學管理理念，發揮現代信息化技術的應用價值，為學校的全面發展做出積極貢獻。

參考文獻：

[1]曹菲，王琴瑤，周梁，等.微信用戶使用行為的現況調查與分析[J].中國健康心理學雜志，2015，23（1）：81-85.

[2]CuriosityChina.2015微信用戶數據報告[EB/OL].http：//www.7915151.cn/article-show-id-227.ht-ml，2015.06.02.

[3]丁靜，鄧聰，鄧小燕，等.微信平臺在醫學檢驗專業教學中的應用探討[J].檢驗醫學與臨床，2016，13（5）：709-711.

[4]吳淵.信息化時代下高校教學秘書工作方法新探[J].四川教育學院學報，2008（24）：9-10.

[5]張國芳.高等學校系級教學秘書工作的幾點思考[J].人才與教育，2007（2）：159.

鹽城衛生職業技術學院2016年校本教育科學研究課題“信息化手段在衛生高職院校教學秘書工作中的應用”，項目編號：“Q201605”。endprint