高校財(cái)務(wù)報賬工作現(xiàn)狀研究及措施

文/康琳，四川音樂學(xué)院

隨著國家教育經(jīng)費(fèi)投入的不斷增加，以及高校自身多渠道的經(jīng)費(fèi)收入，極大擴(kuò)張了高校的發(fā)展規(guī)模，加上經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型日趨多樣化，高校財(cái)務(wù)報賬業(yè)務(wù)量與日俱增。高校財(cái)務(wù)是學(xué)校順利進(jìn)行教學(xué)和科研的基本保障，財(cái)務(wù)報賬是財(cái)務(wù)管理的首要工作，更是學(xué)校相關(guān)經(jīng)濟(jì)決策的重要依據(jù)。因此，做好財(cái)務(wù)報賬工作對高校的穩(wěn)定發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。但是，高校財(cái)務(wù)報賬不僅要求政策條例分明，同時工作量又大，細(xì)碎繁雜，怎樣保證財(cái)務(wù)工作者在財(cái)務(wù)報賬時始終保持高效、客觀、準(zhǔn)確的工作狀態(tài)，又能積極創(chuàng)新，打破陳規(guī)，擯除傳統(tǒng)財(cái)務(wù)存在的一些漏洞缺失，是當(dāng)前財(cái)務(wù)管理工作急需解決的問題。

1 高校財(cái)務(wù)報賬的發(fā)展歷程

在高校財(cái)務(wù)報賬的發(fā)展歷程中經(jīng)歷了手工階段、網(wǎng)絡(luò)信息化階段和電子支付階段這幾大過程。高校財(cái)務(wù)報賬中的手工階段應(yīng)用于20世紀(jì)90年年代，在這一時期高校財(cái)務(wù)管理主要采用的是統(tǒng)收統(tǒng)支的高校財(cái)務(wù)管理模式，在這一模式中，高校的財(cái)務(wù)管理范圍和管理工作都較為簡單，因此在采用手工報賬的高校財(cái)務(wù)報賬模式足以滿足現(xiàn)時期的高校財(cái)務(wù)報賬需求。隨著時代的發(fā)展，我國在進(jìn)入新世紀(jì)以來，高校的招生模式發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變。高校的資金來源更趨多元化，除了傳統(tǒng)的依靠國家的財(cái)政撥款外，合作辦學(xué)、合作辦廠等的新模式都能夠作為高校的資金來源。高校的資金相較于傳統(tǒng)的高校辦學(xué)模式下資金總量呈現(xiàn)出爆炸式的增長，高校與外界的資金往來日趨緊密。因此，高校財(cái)務(wù)報賬業(yè)務(wù)量呈現(xiàn)出成倍增長的態(tài)勢。在這一時期，為應(yīng)對日益繁多的高校財(cái)務(wù)報賬業(yè)務(wù)，高校財(cái)務(wù)報賬從傳統(tǒng)的手工報賬模式向會計(jì)電算化的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，加之互聯(lián)網(wǎng)在其中的廣泛應(yīng)用，利用高校校園網(wǎng)這一網(wǎng)絡(luò)平臺高校財(cái)務(wù)報賬逐漸向著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展和轉(zhuǎn)變。在經(jīng)歷了高校財(cái)務(wù)報賬會計(jì)電算化和網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)變后，高校財(cái)務(wù)報賬向著電子支付的模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，這是由于國家為加強(qiáng)對于高校資金的監(jiān)管所推行的高校統(tǒng)一核算和實(shí)時監(jiān)控，加之政府部門相繼推出的一系列財(cái)政改革措施要求高校在財(cái)務(wù)資金管理方式上需要采用電子支付的結(jié)算方式，在這一趨勢下，高校財(cái)務(wù)報賬向著電子報賬的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

2 高校財(cái)務(wù)報賬工作現(xiàn)狀

2.1 報賬時間過于集中

報銷時間一般集中在5月～6月、10月～12月，尤其是12月最為嚴(yán)重，因?yàn)?月份為放暑假的前一個月，9月份是開學(xué)的頭一個月，這一個月忙著新生開學(xué)事件，對外報賬較少，加上暑假教師外出出差多，10月份的報賬量可想而知，12月份是會計(jì)年度的最后一個月，部分財(cái)政撥款面臨著被收回的局面，這對于工作繁忙的教師來說猶如晴天霹靂，因此也導(dǎo)致了報賬大廳異?！盁狒[”的現(xiàn)象。在如此嘈雜的環(huán)境中，面對眾多的人流，報賬人員等待時間又很長，有些人可能等了2～3個小時，結(jié)果報賬時單據(jù)有問題或手續(xù)不齊全被退回，難免會引發(fā)急躁情緒。另外，財(cái)政人員由于長時間處于繁忙的工作中，還要面臨著教師的糾纏，情緒極容易受到影響，也會導(dǎo)致工作效率下降等現(xiàn)象。

2.2 單據(jù)返工率高

自從實(shí)施網(wǎng)絡(luò)報賬后，財(cái)務(wù)報賬經(jīng)辦人員不需要親自到財(cái)務(wù)處等待單據(jù)處理完畢，單據(jù)本身可能存在一些問題在初審收單階段并沒有被發(fā)現(xiàn)，而在后續(xù)單據(jù)審核、復(fù)核、出納等階段才被發(fā)現(xiàn)，財(cái)務(wù)人員需要通過電話、短信、QQ等多種途徑聯(lián)系經(jīng)辦人員進(jìn)行溝通解釋，耗費(fèi)大量的制單時間，增加溝通成本，并且溝通效率不高。如果單據(jù)存在的問題不能及時解決，財(cái)務(wù)人員還要刪除原來的憑證單，經(jīng)辦人員要另行填制網(wǎng)報單重新進(jìn)行單據(jù)審批審核報賬流程。據(jù)調(diào)查，某高校自從網(wǎng)報業(yè)務(wù)增加后，財(cái)務(wù)網(wǎng)報相關(guān)人員人均每日網(wǎng)報返工單量（包括有問題需要催促退單的、有問題不需要退單但需要補(bǔ)齊手續(xù)的、有問題不需要退單不需要補(bǔ)齊手續(xù)但需要打電話確認(rèn)信息無誤的等）約5份，人均每日網(wǎng)報制單總量約25份，也就意味著人均每日退單量約20%，也就是說正常工作時間內(nèi)的20%是被有問題的單據(jù)所耗用的。此外，如果財(cái)務(wù)人員和經(jīng)辦人員之間還存在溝通不暢，導(dǎo)致雙方情緒激動，造成單據(jù)錯誤重復(fù)的返工率可能更高。如果經(jīng)辦人員因故拖延取回單據(jù)時間，財(cái)務(wù)人員因保留單據(jù)存在遺失單據(jù)附件資料的風(fēng)險增加，同時查找退回單據(jù)的耗時也要相應(yīng)增加，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報賬的時間成本無形增加，嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)報賬效率。

2.3 報賬流程比較煩瑣，簽字和審核環(huán)節(jié)耗時較

（1）簽字環(huán)節(jié)。在完成原始單據(jù)的粘貼和計(jì)算后，首先就是簽字審批。由于高校多為“一支筆”的簽字制度，結(jié)合財(cái)務(wù)處關(guān)于不同金額的簽字要求，大額支付通常需要二級單位或課題組分管領(lǐng)導(dǎo)（老師）、二級單位或課題組負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)處分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人依次批簽。領(lǐng)導(dǎo)不僅有教學(xué)科研壓力，還有行政開會等眾多事務(wù)需要處理，所以在最初的簽字環(huán)節(jié)就會耗費(fèi)不少時間。

（2）審核及錄入環(huán)節(jié)。這是財(cái)務(wù)報賬中最關(guān)鍵、最耗時的環(huán)節(jié)，由財(cái)務(wù)處核算科老師完成，需要對原始憑證的真實(shí)性、合法性進(jìn)行確認(rèn)后制作會計(jì)憑證。由于很多報賬人不十分清楚報賬的規(guī)定和制度或有些報賬人伴有僥幸心理以明顯不合規(guī)的票據(jù)進(jìn)行報銷，導(dǎo)致審核環(huán)節(jié)通常無法順利進(jìn)行，有時問題比較多或溝通不暢的原因致使報銷人數(shù)次往返，造成了對報賬難的直觀印象。當(dāng)然，此環(huán)節(jié)也要求審核人員對政策規(guī)定和計(jì)算機(jī)軟件操作了如指掌，如若不然，則會延緩整個報賬的時間。

（3）復(fù)核及支付環(huán)節(jié)。目前的操作方式是審核完成后報賬人即可離開，后續(xù)復(fù)核及支付環(huán)節(jié)由財(cái)務(wù)人員處理，無須進(jìn)行等待，非常方便快捷。復(fù)核無誤后則交由出納人員直接將相應(yīng)金額打到報銷人銀行卡上或轉(zhuǎn)賬到對公賬戶。“無現(xiàn)金報賬”方式借助網(wǎng)銀等方式，最大限度減少現(xiàn)金流動和支票業(yè)務(wù)，使得資金收付更加安全方便，提高報賬效率

2.4 財(cái)會信息不對稱

財(cái)務(wù)人員必須按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格審核經(jīng)費(fèi)審批程序和資金來源、費(fèi)用開支范疇和支出標(biāo)準(zhǔn)，審核原始憑證，并編制記賬憑證。而教職工往往因?yàn)槊τ诮虒W(xué)科研等工作，疏忽與財(cái)務(wù)人員的溝通，或是甚少了解報賬流程及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)知識，從而導(dǎo)致在報賬中出現(xiàn)程序不完善、票據(jù)缺失等問題，以至于降低辦事效率。甚至有些橫向科研課題經(jīng)費(fèi)，有的老師認(rèn)為這是自己的經(jīng)費(fèi)，可自由支配。殊不知，學(xué)校提供了科研平臺才可申報課題，課題經(jīng)費(fèi)應(yīng)由學(xué)校統(tǒng)一管理，并納入預(yù)算范圍。歸根結(jié)底，正是因?yàn)樾畔⒌牟粚ΨQ，導(dǎo)致報銷的票據(jù)不準(zhǔn)確，粘貼填制不符合要求，報銷材料被退回，浪費(fèi)了財(cái)務(wù)人員和服務(wù)對象的時間和精力。

3 高校財(cái)務(wù)報賬工作措施

3.1 增加財(cái)務(wù)人員人數(shù)，加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

目前來看，高校經(jīng)費(fèi)收入成逐年增長趨勢，而財(cái)務(wù)報銷人數(shù)不可能同比增長，為了緩解經(jīng)費(fèi)增長與報銷人員缺乏之間的矛盾，應(yīng)當(dāng)適度擴(kuò)大財(cái)務(wù)人員的規(guī)模，增加人數(shù)，才能將報銷人員從繁瑣、高強(qiáng)度的報銷工作中解脫出來。在保證報銷人員有足夠的時間進(jìn)行思考和判斷之后，才談得上提高報銷效率、加快報銷速度等問題。報銷效率的提高離不開高水平的業(yè)務(wù)能力。一方面，當(dāng)國家出臺新的政策和法規(guī)時，高校要及時組織財(cái)務(wù)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，準(zhǔn)確、全面地掌握新政策、新法規(guī)的各項(xiàng)規(guī)定及內(nèi)涵，做到與時俱進(jìn)；另一方面，高校要增加財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，可以聘請銀行、稅務(wù)、審計(jì)等單位的專家來講授工作中的問題及解決辦法，也可以在單位內(nèi)部各個科室之間開展業(yè)務(wù)交流，對實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行集體討論，形成解決方案，避免出現(xiàn)同一報銷業(yè)務(wù)不同人處理口徑不同的情況。

3.2 科學(xué)優(yōu)化財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)工作中的相互制衡

第一，實(shí)行會計(jì)與出納的分離辦公。這兩個工作環(huán)節(jié)進(jìn)行分離辦公是加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的基本措施，其目的是為了發(fā)揮兩個部門間的相互牽制作用，從而形成財(cái)務(wù)內(nèi)部互相監(jiān)督的格局，進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制力度。第二，按照職務(wù)不相容的原則，合理設(shè)置會計(jì)崗位。高校在對財(cái)務(wù)部門的崗位設(shè)置時要切實(shí)根據(jù)現(xiàn)實(shí)的需求，做到實(shí)事求是，并按照職務(wù)崗位不相容原則，設(shè)置出納、審核、財(cái)務(wù)管理、票據(jù)管理、工資管理等崗位，明確各崗位的職責(zé)權(quán)限。同時，還要避免出現(xiàn)一人多職的情況，嚴(yán)格落實(shí)財(cái)務(wù)崗位規(guī)定，像出納不得兼任審核、財(cái)務(wù)管理、票據(jù)管理、檔案管理等職務(wù)，要從根本上避免出現(xiàn)因一人多職而利用職務(wù)之便來謀取私利。第三，建立定期的財(cái)務(wù)人員輪崗制。為了進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度的落實(shí)，在實(shí)際的工作中可以建立定期的財(cái)務(wù)人員輪崗制度，其目的是通過輪崗制擴(kuò)大財(cái)務(wù)人員自身的業(yè)務(wù)范圍和能力，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)的發(fā)展，還能夠?qū)崿F(xiàn)對新崗位工作的創(chuàng)新，能夠發(fā)現(xiàn)工作中不合理的地方，促進(jìn)工作流程和制度的更加完善。此外，利用輪崗制還能提高員工的工作熱情和積極性，提高工作效率，也是預(yù)防職務(wù)犯罪的一種有效措施。因此，在無現(xiàn)金報賬模式下，開展定期的財(cái)務(wù)人員輪崗制是非常有必要的，也是強(qiáng)化財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的有效途徑。

3.3 構(gòu)建“無等候報賬”系統(tǒng)

（1）網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)。實(shí)務(wù)中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一般是科研經(jīng)費(fèi)的負(fù)責(zé)人，或者學(xué)院（部門）的領(lǐng)導(dǎo)，他們一般忙于科研工作或是其他教學(xué)工作等，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目的余額以及使用情況了解比較清楚，但卻沒有時間處理報賬事務(wù)，因此需要委托經(jīng)辦人，即我們所說的實(shí)際報賬人辦理報賬事務(wù)。實(shí)際報賬人根據(jù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的委托，具有網(wǎng)上報賬的權(quán)限，就可以通過本人的財(cái)務(wù)賬號進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報賬。實(shí)際報賬人將原始票據(jù)分類整理好，并計(jì)算好數(shù)量和金額，自主選擇時間、地點(diǎn)登陸財(cái)務(wù)平臺進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報賬。報賬人選擇報賬項(xiàng)目，填寫相關(guān)的基本信息，并將金額、支付方式填寫完畢后，提交預(yù)約單，系統(tǒng)會自動生成預(yù)約通知單，報賬人將通知單打印出來，并將簽字的原始單據(jù)一并交至財(cái)務(wù)窗口，即完成了網(wǎng)上預(yù)約報賬的過程。既節(jié)省了報賬人的時間，也使財(cái)務(wù)處的工作更加井然有序。

（2）無現(xiàn)金支付系統(tǒng)。無現(xiàn)金支付是一種支付方式，即所有的付款業(yè)務(wù)都通過無現(xiàn)金支付系統(tǒng)，將款項(xiàng)直接打卡。學(xué)校的教職工直接打到工資卡上，學(xué)生直接打到銀行卡上，其他人員也通過這種方式打到指定的銀行卡上，所有的付款業(yè)務(wù)都不再通過現(xiàn)金支付。無現(xiàn)金支付方式既減輕了出納的工作量，提高了工作效率，也保障了資金的使用安全。無現(xiàn)金支付是一種安全衛(wèi)生、輕松時尚的支付方式。

（3）信息反饋系統(tǒng)。報賬人員在完成網(wǎng)上預(yù)約報賬程序以后，如果想查詢預(yù)約報銷單的處理情況，可以登陸財(cái)務(wù)平臺，點(diǎn)擊查看相應(yīng)的預(yù)約單即可查詢到接單時間、接單人等相關(guān)信息，使報賬人做到心中有數(shù)。如果報賬憑證有不符合規(guī)定的地方，財(cái)務(wù)人員會聯(lián)系報賬人取回票據(jù)，更正后再交回財(cái)務(wù)處處理。

4 結(jié)語

高校財(cái)務(wù)報賬業(yè)務(wù)量每月分布不均勻，通常在每年的5～6月、10～12月，報賬人員會激增，特別是12月，報賬業(yè)務(wù)會達(dá)到全年的高峰期，其他時間段卻比較輕松。財(cái)務(wù)部門根據(jù)報賬業(yè)務(wù)的不同特點(diǎn)和要求，科學(xué)設(shè)計(jì)不同的報賬通道和報賬形式對于報賬效率的提高具有重要作用。例如，優(yōu)先處理網(wǎng)報單；設(shè)立快捷報賬通道，可以讓簡單的報賬業(yè)務(wù)得到優(yōu)先、快速辦理；分散報賬時段，均衡財(cái)務(wù)工作量，引導(dǎo)教工有票據(jù)盡可能及時處理，不要累積扎堆報賬。強(qiáng)化報賬材料的前期準(zhǔn)備工作的重要性，在報賬前準(zhǔn)備工作做得齊全，報賬時需要返工的情況就會大大減少，這樣就能加快財(cái)務(wù)報賬辦理的速度，節(jié)約大家的時間。

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