基于提高醫院人事檔案管理工作的效率研究

◎胡世堂

基于提高醫院人事檔案管理工作的效率研究

◎胡世堂

醫院人力資源部門在醫院的所有部門中占據重要地位，在醫院的建設和發展過程中發揮著舉足輕重的作用。因而，醫院要高度重視人事檔案管理工作，注重強化醫院的檔案管理水平。目前，在醫院人事檔案管理工作中，檔案管理機制以及管理員的能力、素質、管理水平是主要的結構組織，會直接影響檔案管理工作的效率，對醫院人事檔案管理的有序開展具有深遠意義。

伴隨經濟社會的發展，醫院的服務水平在日益提升，而醫院的人事檔案管理工作質量也得到了較大提高，并逐漸適應醫院的實際發展需求。醫院人事檔案管理工作的提高有利于滿足社會大眾的使用需求，同時有利于醫院整體管理水平的提升，因此，醫院務必要提高自身的人事檔案管理工作效率，便于進一步推動醫院的持續性、穩定性發展。文章闡述了醫院人事檔案管理工作目前存在的不足，同時針對檔案管理工作效率的提高進行了研究，并提出了相關對策，希望能夠提高檔案的利用率，推動醫院的整體性發展。

醫院人事檔案管理面臨的缺陷

缺少完善的基礎條件。在醫院人事檔案管理工作的開展過程中，管理條例、管理機制以及相關配套設施的完善性，是人事檔案管理工作得以順利進行的重要保障。但在現實中，人事檔案管理工作并未引起各大醫院的高度重視，并未給予一定的投入力度，因而在檔案管理的設施構建方面不夠完善，同時缺乏科學化的管理條例，嚴重的還會出現丟失、泄密等情況，極大程度地影響了醫院人事檔案管理工作效率的提高。

不合理地配置人員。由于醫院人事檔案管理工作的涉獵范圍較廣，因而需要工作人員具備過硬的專業技能、較強的業務能力、高水平的綜合素質，進而才能充分滿足檔案管理工作的實際要求。但在現實中，醫院對人事檔案管理工作的關注力遠遠不夠，往往忽視了對檔案管理工作人員的合理化配置，導致工作人員綜合素質不高、責任心不強、執行能力較差等情況的出現，由此就給醫院人事檔案管理工作的安全性造成了一定的威脅。

信息化水平比較低。在信息技術日益發展的當今社會環境下，醫院人事檔案管理工作的要求也在日益提高，合理運用多樣化的信息管理方法是提高人事檔案管理工作效率的重要途徑。但在實踐中，多數醫院在人事檔案管理工作上還存在信息化水平不夠高的情況，這就嚴重影響了檔案管理工作的信息化發展，致使檔案信息的維護、更新、查詢等流程不能得到有效性的簡化，進而降低了醫院人事檔案管理工作的效率。

提高醫院人事檔案管理工作效率的策略

提高工作者的檔案管理意識。在醫院人事檔案管理工作中，提高檔案管理工作人員對自身工作的重視程度是有效提高檔案管理工作效率的重要前提，因而，醫院要注重提高工作人員的檔案管理意識，同時不斷加大宣傳的力度，使他們充分明確到自身工作的重要性，進一步提高醫院的人事檔案管理水平，進而促進醫院的科學化、合理化發展。一方面，要引導人事檔案管理工作人員明確自身的崗位職責，并充分了解自身崗位的工作范圍和工作內容。另一方面，要制定合理的管理制度和工作制度，使工作人員確定自身大體的工作方向，充分啟發他們的工作熱忱，最終促進醫院人事檔案管理工作效率的有效提升。

實現檔案工作體系與制度的完善。開展任何工作都需要依賴一個有效的制度，而醫院人事檔案管理工作的有序開展更離不開完善的、有效的檔案工作制度與機制。而檔案工作制度與體系的完善，不但需要強化檔案管理工作人員的創新意識和法律意識，還需要改善檔案管理工作的管理結構，進而構建科學的、合理的檔案規章制度。為保障醫院人事檔案管理工作的科學化、合理化，必須要對工作材料進行有序處理，由于這些材料是要被各級領導、各部門同事等大量人員進行查閱和運用的，因而要保證這些檔案的可靠性、安全性和真實性，充分體現人事檔案的利用價值，以此不斷提高醫院的經濟效益。

實現檔案管理工作的信息化。隨著醫院的不斷發展，信息技術已逐漸應用于醫院的管理工作中，有效提高了醫院的工作效率。因此，只有真正提高醫院人事檔案管理工作的信息化水平，注重優化檔案信息的采集、更新、整理等各工作流程，才能夠提高檔案信息、資料的使用率，進而提高檔案管理工作的效率。一方面，合理應用信息技術，可以有效開展人事組織工作，并充分了解各崗位人員的實際情況，真正提高檔案管理工作的質量和效率，切實降低檔案管理的運營成本和資金注入。另一方面，充分運用信息技術，可以實現電子人事檔案，提高檔案信息的開放性，便于建立公平、公開、公正的檔案管理機制，從而清楚掌握各崗位人員的專業技能、業務能力、工作情況等，并保障他們的錄用、考核、晉升等信息的真實性，進而提高他們的工作積極性。

實現檔案工作者綜合素質與能力的提升。醫院人事檔案管理工作效率的高低與檔案工作人員有直接的關系，因而，要采取有效的措施和手段，切實提高檔案工作人員的工作能力和綜合素質，進而更好地適應新形勢下的醫院人事檔案管理工作。首先，信息化檔案管理需要工作人員熟練掌握計算機的相關操作技能，建立人事檔案數據庫，將人事電子檔案保存到醫院相關網站，以供大家使用。其次，強化檔案工作人員的培訓和學習，采用合理的考核、選撥、獎懲制度，加大工作人員的緊迫感，激發他們工作的積極性，培養出高水平、高素質的人才。最后，要保障檔案工作人員的薪酬待遇和福利待遇，加強他們工作的穩定性。

總之，伴隨市場經濟體制的日益完善，醫院間的競爭也在日益加劇，由此就給醫院的人力資源管理工作提出了更高的要求，醫院只有不斷提高自身的人事檔案管理工作效率，最大化地發揮人事檔案的作用和價值，才能夠不斷提高自身的市場競爭力。因此，醫院要結合自身的人事檔案管理工作實情，不斷完善人事檔案管理機制、強化檔案管理人員的綜合素質、提高檔案管理工作的信息化水平，進而提高醫院人事檔案管理工作的效率。

（作者單位：壽光市人民醫院科教科）