試分析事業單位檔案管理中網絡技術的運用

◎郭巧云

試分析事業單位檔案管理中網絡技術的運用

◎郭巧云

隨著網絡技術水平的不斷提升，其被更加廣泛地運用于事業單位檔案管理工作中，并發揮了十分重要的作用。該技術在應用中使原本數量龐大內容復雜的檔案管理工作的管理質量與管理效率都得到顯著的提升。本文簡要地就網絡技術在當前檔案管理工作中的應用必要性進行分析，就當前檔案管理工作中的網絡技術應用問題進行分析，并在這基礎上就實現網絡技術在該管理工作中的應用優化提出相應的措施與建議。

為推動檔案管理工作水平的不斷優化，加強網絡技術在檔案管理工作中的應用是當前重要的檔案管理研究方向。大多數的事業單位都實現了網絡技術在該管理工作中的應用深入，實現了檔案查詢的方便快捷建設，提高了檔案信息的共享程度。但是就當前該技術在事業單位檔案管理工作中的應用現狀而言，其依舊存在著一定的應用問題有待解決，對檔案管理工作的網絡信息化建設造成一定的限制。

網絡技術在當前檔案管理工作中的應用必要性

網絡技術在事業單位檔案管理工作中的應用深入能不斷推進檔案管理數字化建設。也只有這樣才能打破當前檔案管理與檔案信息利用工作中的各種限制條件，實現檔案管理的開放性發展。而在網絡技術的利用下，能更好地實現相關檔案資源的合理配置，提高管理人員的科學管理水平，保證檔案管理的高效服務。而網絡技術在檔案管理中的應用，也有利于實現檔案網絡自動化的發展，這主要著力檔案管理業務的規范化發展，健全檔案標準，而實現這兩點又是保證檔案管理不斷優化的重要發展方向。所以，在檔案管理工作中實現網絡技術的應用推廣是十分必要的。

當前檔案管理工作中的網絡技術應用問題

缺乏足夠的檔案管理重視。在當前的事業單位中，領導階層往往偏向將經費投入到單位開發與建設工作中，忽略了檔案管理工作的重要性。所以，大部分的事業單位都缺乏較為科學的檔案管理設備，尤其是針對網絡管理系統的建設更是缺乏投入力度與重視度，整體的管理水平較低。由于檔案管理工作中涉及到信息收集、信息整理、信息保管以及信息統計等多項內容，所以網絡技術應用也是十分廣泛的。但是就當前的網絡技術在該管理工作中的應用而言，其還僅僅停留在簡單的電腦輸入階段，利用網絡技術實現編研與開發都還不普遍。

網絡技術應用水平較低。就事業單位當前的檔案管理工作來說，存在一部分沒有引入計算機的情況。而部分單位雖然有意識地進行了計算機網絡技術的引進，但總體管理水平普遍較低。其主要表現在雖然檔案管理實現了單位內部的數字化發展，但沒有和外界之間進行交互建設。所以數字化管理建設依舊難以實現，網絡技術應用水平較低。

檔案管理本身存在的缺失性問題。檔案管理網絡化發展是當前乃至未來的檔案管理重要發展方向，要實現該管理目標的實現，首先應當積極進行管理觀念的轉化。同時還對管理人員的創新意識有著一定的要求。當前事業單位在進行檔案管理工作時往往還是采取傳統的手工管理模式來進行。即使部分單位有意識地實現了管理網絡化建設，但也在網絡管理過程中缺乏創新意識，導致網絡化發展難以進行或組建成為擺設。此外，各個事業單位在進行檔案管理時依舊處于各自為政的管理狀態，沒有就當前的管理工作進行統籌安排，網絡管理建設的發展目標沒有建立，導致網絡管理工作難以實現有效的突破。

實現網絡技術在該管理工作中的應用優化

實現檔案數據管理的資源共享建設。要實現檔案數據管理的資源共享建設，管理人員應當首先進行相關的目錄數據庫的建設。其主要是指把檔案的著錄與標引等進行規范，使其形成檔案目錄數據，并儲存在計算機儲存器里，之后利用數據庫管理系統等進行相應的處理工作。其主要涉及多個行程環節，其中數據著錄是重要的環節之一，其主要是指把檔案中的著錄以及標引進行整理，使其形成檔案網絡。例如管理者進行文件編號輸入后生成的相關數據條款。審核歸檔操作則主要是針對檔案數據的完整性和準確性展開相應的審核工作。例如，在進行檔案數據輸入時就檔案的標題、責任者以及分類等多方面內容進行審核。此外，數據導入環節則主要是指按照相關的錄入規則將主卷網絡向著錄網絡中進行導入，使得兩種網絡數據之間構成主從的相互關系。

實現檔案管理理念的轉換，加強管理體制的規范化建設。為更好地利用網絡技術實現事業單位檔案管理工作的不斷優化，相關管理人員應當加強網絡檔案管理的相關設施的引進與完善，并在這過程中注重軟件管理工作的開展。要做到這一點，管理人員應當從以下幾點開展工作。其一，建立并完善相關的檔案管理制度，這是實現檔案管理質量優化以及管理工作長遠發展的必要措施。這需要與當前的檔案管理信息化建設需求相適應，其主要涉及的管理制度包括歸檔、數據化處理以及檔案保存等多種制度。其二，事業單位應當加強對管理人才隊伍的培養，這是影響檔案管理網絡化建設的關鍵性因素。所以，相關單位不僅要加強對管理人員的管理技術的培訓，同時還要就相關的管理工作開展進行相應的獎懲措施的制定，加強對管理人員管理工作的約束與規范。單位可積極號召管理學習參觀以及工作調研會議等活動的開展來實現管理工作的優化。此外，相關單位還可通過嚴格規范招聘制度，實現高素質的技術人才引進，最終提高整體管理隊伍的水平。

檔案管理工作是事業單位管理工作中的重要任務，只有不斷加強網絡技術在該管理工作中的應用深入，才能進一步提升檔案管理工作的水平與質量。這需要相關單位明確網絡技術在檔案管理工作中的應用重要性，并就當前管理工作中網絡技術的應用問題進行全面深入的分析，在這基礎上積極號召相關的管理人員就技術應用問題的相關應對策略進行研究。只有這樣，才能不斷提升網絡技術在檔案管理工作中的重要作用。

（工作單位：湖北省漳河工程管理局(湖北省漳河綠島林產品有限公司)