淺析做好文書檔案管理工作的方法

李海燕

摘要：近些年來，我國的經(jīng)濟取得了顯著的發(fā)展，文書檔案管理工作作為一種基礎(chǔ)性工作越來越受到公眾的關(guān)心與重視，文書檔案管理工作傳統(tǒng)的是處理行政單位產(chǎn)生的各種檔案性文件，如今傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不再適用于當前的文書檔案數(shù)量，需要盡快進行改變。文書檔案管理工作的完善與提高，首先要從檔案管理的模式入手，對所進行的文書檔案工作進行詳細的了解，對各種文書檔案能夠做到特征分類，進而可以采用信息技術(shù)等現(xiàn)代化管理模式進行文書檔案管理工作，另一方面，就需要我們文書檔案管理人員的工作水平的提升。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；檔案

前言：

文書檔案管理工作，其管理的主體就是單位在工作的過程中所形成的各種文件檔案，其內(nèi)容記錄了單位工作的各種要素，對于單位的領(lǐng)導者進行各種計劃、規(guī)劃或分析有著積極的作用，因此需要對文書檔案進行科學化的管理工作。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作由于文書檔案的數(shù)量比較小，管理起來比較方便，隨著現(xiàn)代化組織結(jié)構(gòu)的變革，單位在運作的過程中產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量非常的多，并且大部分都有可能去采用，因此需要更加先進的檔案管理方法去進行現(xiàn)代化的管理。

1.文書檔案管理工作概述及其重要性

所謂的文書檔案，指的是行政單位或者企業(yè)在日常工作的過程中進行計劃、命令、指示、報告等產(chǎn)生的一類文書內(nèi)容的總成，這些內(nèi)容共同構(gòu)成了文書檔案管理工作的主體內(nèi)容，文書檔案管理對通過對這些文書檔案進行分類管理，以供企業(yè)或單位在需要時得以調(diào)取使用，這就是文書檔案管理工作的主要內(nèi)容。從文書檔案的特點來講，文書檔案是一種特殊形式的單位或企業(yè)文檔，對于企業(yè)進行規(guī)劃、決策的過程中有著極大的參考價值，文書檔案管理工作的主要目的就是能夠?qū)⑦@些文書檔案分類保存起來，可以供需要時方便的進行查詢使用。

2.當前文書檔案管理工作存在的缺陷

2.1管理模式過于陳舊，缺乏信息化

傳統(tǒng)的檔案管理方面，主要采取的是卷宗分類等檔案管理模式，對于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用很少，傳統(tǒng)的檔案管理模式對于傳統(tǒng)的企業(yè)來講已經(jīng)足夠，但是在我們當前企業(yè)的集團化、綜合化的條件下，檔案管理模式需要取得更好的發(fā)展，就必須去采用數(shù)字化技術(shù)來進行檔案管理，這是新時代下信息化管理給檔案管理者提出了必然條件，采用全新的檔案管理方法與管理理念，能夠使得企業(yè)檔案管理更加的條理化，同時在檔案的利用方面我們也能夠更加的方便。信息化的文書檔案管理模式，是我們文書檔案管理工作未來發(fā)展的必行之舉，通過信息化技術(shù)，使得文書檔案管理工作變得更加具有條理，在卷宗的檢索方面將會有著巨大的提升，同時檔案丟失的現(xiàn)象將會得到有效的控制。

2.2管理人員的綜合素質(zhì)較低

在企業(yè)的發(fā)展越來越快的條件下，文書檔案管理人員的素質(zhì)對于提高企業(yè)文書檔案管理水平具有著重要的作用，當前許多的企業(yè)文書檔案管理人員的素質(zhì)不高，對于工作文書檔案認知程度較低，在文書檔案的管理過程中，對于一些新型的文書檔案管理模式不熟悉，使得企業(yè)文書檔案管理水平較低，當企業(yè)的發(fā)展到一定程度下，其文書檔案管理水平已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，因此提高文書檔案管理人員的素質(zhì)是企業(yè)發(fā)展的必然要求。我們當前的企業(yè)內(nèi)部各個部分都建立了專業(yè)化的文書檔案管理部門，文書檔案管理工作需要文書檔案管理人員對于相應(yīng)部門的工作有著清楚的了解，其本身要具有較高的文書檔案管理素質(zhì)，能夠?qū)⑽臅鴻n案采用現(xiàn)代化的方式去進行管理，采用新的管理理念來代替舊的管理方法，讓企業(yè)文書檔案管理在企業(yè)的發(fā)展下能夠取得更大的進步，在文書檔案管理水平得到提高后，我們可以反過來去促進企業(yè)的發(fā)展。

3.文書檔案管理工作的提升策略

3.1采用現(xiàn)代化信息管理方法

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作在現(xiàn)代化社會已經(jīng)不再適用，我們需要利用信息化技術(shù)進行更加先進與制度化的新型信息化的文書檔案管理模式。在現(xiàn)代化文書檔案管理技術(shù)中，信息化文書檔案管理技術(shù)儼然成為了一門完整的學科，在信息文書檔案管理技術(shù)方面，信息技術(shù)形成了從文書檔案記錄、儲存、調(diào)用為基礎(chǔ)的文書檔案管理系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)，文書檔案信息能夠存儲在企業(yè)的服務(wù)器硬盤當中，采用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就能夠去快速的利用這些信息，為企業(yè)在利用文書檔案方面創(chuàng)造了很大的便利，文書檔案管理人員要革去自身傳統(tǒng)的文書檔案管理理念，主動的去學習信息化文書檔案管理技術(shù)，提高自身水平。在文書檔案管理的人員的業(yè)務(wù)水平方面，文書檔案管理人員要具備更加具體化的管理能力，能夠?qū)ζ髽I(yè)文書檔案進行編目、館藏以及調(diào)用等，在現(xiàn)代化理念下，文書檔案管理人員還要能夠去將這些業(yè)務(wù)處理過程通過信息化技術(shù)來實現(xiàn)，將我們文書檔案數(shù)字化后存儲于服務(wù)器中，構(gòu)成我們企業(yè)的文書檔案數(shù)據(jù)庫，在需要利用的時候能夠很快的去使用。

3.2充分提高管理人員的綜合素養(yǎng)

提高文書檔案管理人員的素質(zhì)，我們必須去提高文書檔案管理人員的專業(yè)知識，讓他們?nèi)フ莆宅F(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)，切實提高自身的業(yè)務(wù)水平。文書檔案管理人員由于其對于現(xiàn)代化信息知識缺乏的情況比較普遍，我們首先要去讓文書檔案管理人員去學習信息化技術(shù)，用技術(shù)手段的革新來為文書檔案管理來開拓出一條新的道路。在文書檔案管理干部中，大多數(shù)的人員對于信息化技術(shù)的認知程度都比較低，對于現(xiàn)代化的信息文書檔案管理手段缺少足夠的了解，同時相關(guān)的技術(shù)水平更是達不到要求。在當前文書檔案信息化發(fā)展的形式下，文書檔案干部中仍然有部分的人員不去主動學習先進的管理方法，在一些發(fā)展較快的企業(yè)內(nèi)部，傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理模式成為了企業(yè)發(fā)展的一個阻礙，文書檔案管理干部的技術(shù)水平在新時期必須得到提升，因此我們是有必要采用一些策略來提高文書檔案管理人員的水平，讓文書檔案管理人員去掌握先進的信息化文書檔案管理技術(shù)，為企業(yè)的發(fā)展提供堅實的保障。

4.結(jié)語

文書檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容之一，通過文書檔案管理工作的信息化改革，能夠極大的提升檔案管理效率，對于單位或企業(yè)未來發(fā)展具有很大的作用。文書檔案管理人員還需要具有較高的責任意識，真正去將文書檔案管理工作視作自己的工作責任，培養(yǎng)出認真負責的工作態(tài)度，這樣才能在文書檔案管理工作中去主動學習并掌握更加先進的管理理念與管理方法，最終將文書檔案管理工作做的更加的細致。

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