淺析高校行政秘書工作現狀及建議

【摘要】高校行政秘書在高校管理行列里扮演著不可或缺的角色，隨著高校間激烈競爭的開展，行政秘書的工作日漸繁雜。處于上傳下達的中間地帶、起著連接作用的秘書需要正視自己的位置，為高校的發展起到應有的作用。

【關鍵詞】高校 行政秘書 現狀 建議

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）47-0013-02

一、高校行政秘書的崗位職責與作用

（一）崗位職責

高校的行政秘書崗位主要設在二級學院（系）或行政職能部門處室，工作內容以日常事務為主。從各高校設有行政秘書崗位的職責分工欄上不難看出，行政秘書兼具著多項職能。學院行政方面，包括各級各類通知的處理、草擬發文、歸檔、單位章管理等；人事方面，包括教職工招聘、離職、考核、考勤、職稱評聘、榮譽申報等；組織交流方面，包括會議、接待、出訪、紀要等；財務方面，包括經費預算、日常報銷、使用過程跟蹤、年終決算、年度績效等；后勤方面，包括所有行政設備的管理、物資進出等。

（二）作用

首先，作為單位管人、管錢、管物的“小管家”，應當發揮好單位領導助手的功能。行政秘書應了解領導的管理風格、人物性格等。對學院的師資情況、學院年度重要事物等應了如指掌，隨時應答。在向領導傳達上級通知時，備好相關材料或提供建議方案，為領導節省時間。及時跟進重要通知的進度，遇到瓶頸時立即領導匯報，重在落實完成。

其次，當好對內對外的協調員。人際關系的處理是行政秘書工作中非常重要的一環。無論面對校內的教師、學生還是校外同行與企業人員，需要行政秘書運用恰當的言語作好溝通。例如需要拒絕校外人員來訪時，禮貌而不失敬意的婉拒，才會讓下次的合作存在可能；突發事件處理，需要其他職能部門處室協助時，體現出事情的緊急和誠懇的愿意，可以讓對方立即派人支持。

二、高校行政秘書工作現狀中存在的主要問題

（一）積極性不高，容易被忽視質疑

從傳統觀念上留下來的偏見，高校的部分教師認為高校行政秘書是個不重要的崗位，可有可無。有能力的行政秘書即使表現再好，也無法在單位工作或任務中體現，沒有高度評價和肯定。有些專任教師認為某某事情都是行政秘書應該做的，甚至只要沒有人負責的瑣碎事情，就是行政秘書做的。比如在行政秘書日常維護的后勤類事務中，一件事情沒有及時處理，都會引起發起人的不滿，而平時日積月累的勞作沒有能為他們的工作加分，因此行政秘書漸漸地沒有了剛開始工作時的積極性。

如上所述，這種客觀職業環境下的情感和行為衰竭，稱之為職業倦怠。天津大學師生在幾年前就高校辦公室人員職業倦怠情況做過問卷調查研究，根據結果顯示，原因主要是職業聲望低、成就感低。[1]

社會學家霍曼斯提出了社會交換理論，他認為人的社會交往和互動其實是一種交換過程，這種交換不僅是物質的，也是精神情感的。“交換物不僅僅是金錢，還有贊同、尊重、依從、愛、情感”。[2]

高校行政是教學、科研、社會服務的輔助性工作，像一臺晚會的幕后工作者一樣，沒有上臺表現自己的機會，但是如果“音響、燈光”出了問題，要承受各方面的責問。在高校的績效考核上，針對專任教師有定量的指標，完成或沒有完成任務都能按考核表上公布的給予獎勵或懲罰，但是行政秘書的工作繁瑣無法定量計算，以致一些單位的績效獎勵分配偏向專任教師。行政秘書沒有被重視，得不到認同，體會不到滿足感，他們付出的熱情就減少。

（二）專業性不強

在當前的信息化時代里，每個高校都使用著自己的辦公系統，作為行政秘書熟練掌握和運用辦公自動化軟件是必要條件。面對大量的通知和公文處理，寫作技巧和行文規范也是必備的基本條件。但是大多數的高校中行政秘書并不是專業的行政管理專業或秘書專業出身，因此，公文的行文錯誤、語意表達不精準、甚至是錯別字屢見不鮮。以上可以統稱為行政秘書的專業性不強。

專業性不強導致單位領導的工作量無法減輕，他們需要指導和修改，親自把好關，不能用這些時間處理更多的單位事務。也導致行政秘書浪費自己的時間在重復一件同樣的任務上，最后往往是應付差事。

三、提升高校行政秘書隊伍的建議

（一）發揮行政秘書作用，緩解職業倦怠

1.立足自身，三思而后行。優秀的行政秘書懂得自己的優勢與劣勢，在面對問題時，會主動找辦法解決。面對自己的不足，深思熟慮后再做出決定。明確自己的職業生涯規劃，通過繼續教育深造提高自己的技能，目標建立后，工作積極性和學生習主動性變強，減少職業倦怠的可能性。學習自我調節，改變遇到否定和挫折時一成不變的反擊模式，合理地發泄負面情緒，借助旅游、運動等有益于身心健康的方式讓自己減壓，從中釋放。

2.任賢任能，加強建設。高校在招聘行政秘書時應選專業的人做專門的事，招聘過程公開透明。入職前的筆試環節，尤其是行文能力、反應能力應占到較大的比重，設置心理測試環節，優先選擇健康心理狀態并具有一定抗壓能力的人員。入職后定期進行行政工作培訓，可以作為繼續教育學時記錄。對于工作時間長度超過一定年限的行政秘書，應進行再次的心理測試，如發現有需要則應請專業人員給予疏導。

3.定量化體現績效評價。前面講過，因為工作的特殊性，基本上高校對于行政秘書的考核很少給出定量化。想要讓他們發揮出自己的積極作用，必須獎勵績優者。因此，定量化來評價一部分的工作內容是必要的。只有這樣才能讓行政秘書看到優良中差的差距是多少，才能讓專任教師在單位給予行政秘書獎勵時投上贊成票。

（二）著力提高專業性

1.政治素養與覺悟。高校行政秘書必須深刻領會我國教育路線方針，理解黨的政策舉措。與國外、境外人員接待與交流中，對敏感詞語保持高度警覺。堅持抵制不良信息的傳播，維護國家的統一。

2.業務能力與知識體系。高校行政秘書需要有一定的寫作能力、管理能力、溝通協調能力，同時具備高校相關內容的一整套知識體系。由于行政方面對口的部門多，涉及廣大師生，常遇到復雜困難問題，需要在工作中不斷學習、思考、總結，向有經驗的同事請教，融會變通，提高解決問題的能力。在日常積累下，逐漸形成為行政秘書帶有個人色彩的處理方式，成為服務領導管理、服務師生、服務社會的好管家。

3.信息化發展。高科技術發展形勢下，行政秘書應該充分運用現代工作方式，用信息化系統提高效率。常用辦公室自動化軟件中仍有較多的功能未為大部分人所熟知，但對于行政秘書而言，幾個操作往往可以節省更多的時間。因此對于自己工作上常用到的內容如何更便捷有效地形成最終文檔，行政秘書自身要不斷地學習和嘗試，提升信息化技能。

4.創新與改進。沒有一成不變的環境，也沒有一成不變的社會。高校之間的競爭越來越激烈，想要在新形勢下取得優勢地位，創新和改進是高校保持自身地位的方法之一。高校行政秘書與高校共成長、同進步，審視自己的工作內容，不斷地改進工作方法，創新工作內容，提高效率，最終為高校發展起到自身不可少的作用。

參考文獻：

[1]李哲.高校辦公室工作人員職業倦怠狀況及對策研究[D].天津大學，2012.

[2]朱力.社會學原理[M].北京：社會科學文獻出版社，2003，36.

作者簡介：

尉曉君（1981年6月-），女，山西萬榮人，漢族，碩士，助理研究員，主要從事行政管理研究。endprint