高校安全保衛檔案管理工作問題與思考

黃子苡

摘 要：由于高校中的環境較為開放，使學校安全工作難度增加，保衛部門的地位逐漸突顯，這將要求其積極發揮自身的作用和職能，為教師和學生的安全提供切實保障。但是，在其具體工作中，通常會忽視保衛檔案的建立和管理。本文將對高校保衛檔案管理中存在的問題以及應對措施進行分析和思考。

關鍵詞：高校；安全保衛；檔案管理

隨著社會經濟的迅猛發展，高校環境也變得日漸復雜化，在此背景下，保衛部門在維護高校校園安全中的地位逐漸提升。因此，保衛檔案的建立和管理成為大勢所趨，它能夠發揮自身的積極作用，為高校師生安全提供切實保障，充分與平安校園方面規定相符合，并且能夠使學校的保護力得到顯著的提升。

1 高校保衛檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識缺乏

長期以來，高等院校中的保衛部門工作側重于對學校師生人身安全、財產安全的保護，忽視了保衛檔案的建立和管理。在高校中，保衛部門容易受到忽視，人員配備不夠充分，并且保衛人員工作主要是對校園進行日常的安全管理，沒有切實認識到建立保衛檔案的重要性和意義，認為這是本職工作以外的事。部分高校中雖然建立了保衛檔案，但是由于對此方面的認知程度較低，因此在檔案整理的過程中，采用應付的態度，常常敷衍了事，檔案整理方式不規范、內容不完整、沒有及時歸檔，使檔案的質量和保存期限受到較大的影響。同時，由于存放的方式不夠科學，領導對檔案工作不夠重視，使其積極作用難以得到有效的發揮。

1.2 管理方式落后

在高校的保衛部門中，通常沒有設立專門的檔案存放場地，并且沒有派遣專業人員進行檔案管理，通常將檔案隨意的安置在辦公室或者一些閑置的房屋中，這將使得檔案安全難以得到切實保障。同時，這些場所通常面積較小，潮濕陰冷，因此此種落后的管理方式將是制約高校檔案管理工作實施的重要問題。

1.3 檔案的檢索效率較低

目前，大部分高校的保衛檔案都采用傳統的記錄方式，沒有與新型計算機技術相結合，在檔案建立之后也只是單純的存放，要想進行查找和檢索十分困難。如若必須對檔案資料進行檢索，則主要采用人工查找的方式，此種檔案保存的方式將為檢索工作的實施增加巨大難度，主要體現在：第一，人力資源上的浪費，并且檢索的效率較低，容易出現錯誤。第二，檢索的速度較慢，重要信息容易被遺漏。第三，隨著時間的推移，檔案的數量將逐漸增加，需要定期進行索引的更新，因此此種檔案保存方式將對檢索效率產生較大的不利影響，進而阻礙保衛工作的順利進行[1]。

2 高校保衛檔案管理問題的解決措施

現階段，保衛檔案的建立和管理屬于高校安全的基礎。在保衛工作中，如果未能對檔案進行有效的存檔和管理，一旦發生需求，將難以對所需信息進行快速的查找和使用，對校園安全構成威脅。

2.1 提升管理人員意識

新時期背景下，保衛部門的人員應將保衛師生安全和保衛檔案安全同等看待，深刻而清楚的認識到對檔案的保衛也是自身工作中的重要部分。要想使檔案管理工作得到良好的落實，首先，學校領導人員應給予高度的重視，并且政府也應給予適當的支持，不定期的組織培訓活動，使保衛人員充分了解到對檔案進行保衛的重要性。同時，還應加強對保衛人員進行相關法律法規的教育，使其能夠認識到每一份檔案管理都具有存在的意義，并且能夠與學校師生安全息息相關，應在日常工作將檔案保衛工作良好的落實。

2.2 加強與計算機技術的融合

隨著科學技術的迅猛發展，信息技術水平顯著增強，以往傳統的檔案保存和管理方式已經難以充分符合現代化的需求，因此應加強與計算機技術的融合，以數據庫的形式將檔案存儲其中，這樣做既能夠使檔案得到了妥善的保存，而且還為檢索工作提供了極大的便利。當有新檔案需要入檔時，只需要將其繼續添加當數據庫當中即可，不需要像以往那樣定期更新索引。在保衛檔案的工作中，與新型信息技術的結合，既能夠使檔案存儲的質量和效果得到顯著的提升，而且還能夠與時代潮流相符合，為學校節省了大量的人力、物力投入，具有較強的現實意義[2]。

2.3 加強高校保衛檔案室建設

新時期背景下，高校應深刻認識到保衛檔案室的作用，并且加強對其的資金投入，使其能夠良好的建設，進而為檔案安全提供切實保障。在建設的過程中，主要包括以下幾個方面。第一，應立足于當前檔案室的現狀，為其配置專業化的設備儀器，并且保障檔案室的干燥和整潔。第二，高校檔案室的建設應充分符合相關標準，不能將辦公室、庫房等進行臨時改裝，這些場所都難以符合檔案室的條件，并且在軟件和硬件等多個方面都不符合要求。應針對檔案管理特征建立專門的管理室，并且為其配備專業人員進行管理，以此來達到最佳管理效果。第三，科學合理的選擇管理軟件，針對高校自身的特色，選擇最佳軟件進行檔案的數據管理，這樣將為檢索和存儲工作帶來較大的便利。如果保衛部門難以對較為重要的檔案進行合理妥善的保存，可以將其轉交給學校的相關部門進行保管。

3 結束語

綜上所述，目前我國部分高校中的保衛檔案工作中還存在著諸多問題，這將要求高校以及工作人員應積極轉變思想觀念，正確認識到保衛檔案建立和管理的重要性，并且加強與新型信息技術的融合，使管理工作的質量和效率得到顯著的增強，使高校的保衛檔案工作變得更加完善。

參考文獻

[1]周克強.高職校園安全保衛工作信息管理系統的設計與實現[D].吉林大學，2016.

[2]徐煒.試析如何加強高校治安綜合治理的基層基礎工作[J].才智，2015，（18）：228.endprint