人事人才檔案管理中的問題分析與對(duì)策

人事檔案是反映個(gè)人情況的材料，因其具有現(xiàn)實(shí)性，真實(shí)性，動(dòng)態(tài)性，保密性和專指性，而對(duì)個(gè)人發(fā)展格外重要。它是人才被發(fā)現(xiàn)，被招納的重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)，人才制度制定等方面及具有極其重要的作用。但當(dāng)下許多用人單位對(duì)人才檔案重視程度不夠，管理機(jī)制尚不成熟。同時(shí)，許多在職人員對(duì)本人的檔案也沒有足夠的重視，使得人才檔案的適用范圍不能適應(yīng)發(fā)展的需要。正因如此，本文按照人事制度改革及適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展的需要，提出了人事人才檔案管理中的問題及對(duì)策。

一、前言

人事檔案是用人單位主要的信息來源，它是對(duì)人才信息記載的媒介，也是對(duì)人才考查的重要指標(biāo)。一份完整的人事檔案，應(yīng)該包括個(gè)人身份，學(xué)歷資歷等各方面的證據(jù)，同時(shí)也與個(gè)人的工資待遇，勞動(dòng)保障等各方面掛鉤。但如今，我國人事檔案管理仍停留在傳統(tǒng)模式，不能充分適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

二、事業(yè)單位人事人才檔案管理的現(xiàn)狀

我國事業(yè)單位普遍存在的問題是管理機(jī)制較為傳統(tǒng)封閉，使得材料使用范圍較為局限，不同部門之間無法共享人才信息，從而導(dǎo)致管理與社會(huì)發(fā)展不相適應(yīng)。但隨著檔案信息化數(shù)字化建設(shè)的不斷完善，我們正在逐步突破傳統(tǒng)模式，運(yùn)用新興技術(shù)手段進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)傳輸和點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的精確傳輸。

三、事業(yè)單位人事人才檔案管理中存在的問題

（一）人事人才檔案內(nèi)容質(zhì)量不高

內(nèi)容質(zhì)量不高具體體現(xiàn)在檔案材料范圍局限，內(nèi)容滯后。部分企事業(yè)單位只看重領(lǐng)導(dǎo)班子及中高層管理者的人事檔案，而很少收集普通職工的檔案，造成檔案比重失調(diào)的問題。此外，收集的檔案中缺少鑒定考核等方面可以綜合反映本人工作情況的資料，大多只有身份和履歷的證明，使得用人單位不能全面了解人才情況，為招人用人帶來了很多麻煩。在內(nèi)容方面，人事檔案有一定的滯后性。人事檔案具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，每人每天都在追求著新的發(fā)展，而用人單位對(duì)人才檔案卻不能做到及時(shí)更新，使得檔案無法準(zhǔn)確反映人員的近期發(fā)展，對(duì)人才有一定的埋沒。如果能對(duì)人員檔案做到及時(shí)更新，定時(shí)更新，定能將人才資源利用達(dá)到最大化。

（二）管理斷檔，人檔分離

我國現(xiàn)在對(duì)人事檔案的管理方法為“檔隨人走”，然而，“檔隨人走”的管理方法，使檔案無法得到足夠的安全保障，嚴(yán)重的更會(huì)造成檔案的破壞。由于“檔隨人走”，人事檔案會(huì)隨人員變動(dòng)從一家單位遷到另一單位。然而，不同的企事業(yè)單位對(duì)檔案的管理模式不盡相同，重視程度普遍存在差異，這樣就會(huì)造成檔案受到的待遇不同。例如，黨政機(jī)關(guān)及大規(guī)模的企事業(yè)單位對(duì)檔案的重視程度往往較高，但中小型企業(yè)及私營企業(yè)往往重視程度不夠甚至忽視檔案管理的重要性。此外，“檔隨人走”引生出的“多頭管理”也是亟待解決的一個(gè)重要問題，它成為了人事檔案的管理利用等諸多方面的一個(gè)障礙。“多頭管理”主要表現(xiàn)為有的檔案由部門經(jīng)理管理，有的由人才公司管理，或是有的是本人管理，這就會(huì)給國家對(duì)人才檔案的整理造成很大的困擾。再者，不同管理者有著不同的管理模式，這就會(huì)使檔案出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況。同時(shí)，各管理部門的分工職責(zé)尚不明確，從而使檔案內(nèi)容得不到及時(shí)的更新，再次導(dǎo)致了檔案的滯后性。類似“檔案丟失”“人檔分離”“無頭檔案”等詞匯的出現(xiàn)，從各個(gè)方面體現(xiàn)了我國目前檔案管理機(jī)制還存在著很大的空缺。想要解決這一問題，就要從根本上改變管理機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)檔案的合理化管理。此外，大多人事檔案無法隨人員變動(dòng)一起從原公司遷出，造成了“人走檔留”的現(xiàn)象。這也是人事檔案面對(duì)的一個(gè)重要問題。

（三）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定尚不明確

國家檔案局于1991年4月頒布的《干部檔案工作條例》早已不適應(yīng)當(dāng)代人才管理的需要。近三十年來，中國在各個(gè)方面都發(fā)生了天翻地覆的變化。正因如此，各省市，各單位都在逐步構(gòu)建自己的人才人事管理體制以追求局部統(tǒng)一。然而，局部統(tǒng)一并不能實(shí)現(xiàn)人事檔案合理化管理的需要。由于國家尚未出臺(tái)統(tǒng)一的政策標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致了各省市及各公司的標(biāo)準(zhǔn)存在了較大的差異。只有當(dāng)國家出臺(tái)并推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，人才市場(chǎng)才能逐步走向我們的理想化目標(biāo)，而這段檔案改革之路對(duì)于市場(chǎng)來說，仍是一個(gè)較大的挑戰(zhàn)。

（四）信息化程度和共享程度低

目前我國對(duì)人才檔案管理缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，大多數(shù)管理人員對(duì)該方向深入的研究顯得有些力不從心。此外，人事檔案的管理模式為各司其職，管理較為封閉，即使在同一公司內(nèi)，檔案也不能完全共享。這就造成了人才利用率不高，資源共享度不夠。而且由于人事檔案管理尚未明確化系統(tǒng)化，造成數(shù)據(jù)通用性低下，勞動(dòng)重復(fù)率增加等弊端。

（五）檔案安全性無法保證

近年來，人事檔案信息化管理彰顯了我國檔案信息化改革的腳步，我國已經(jīng)在局域網(wǎng)，運(yùn)行網(wǎng)等多個(gè)領(lǐng)域取得了長足的進(jìn)步。然而，在計(jì)算機(jī)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)錄入的檔案也同樣存在著安全隱患。

1、物理安全問題

火災(zāi)，水災(zāi)，地震等災(zāi)害，斷電，溫度不適等因素都極有可能造成系統(tǒng)癱瘓以致檔案消失或泄露。

2、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)安全問題

黑客的存在，病毒的攻擊都會(huì)給內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)造成威脅。目前我國仍缺乏信息化產(chǎn)業(yè)的懂行者，缺乏一只適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的專業(yè)化隊(duì)伍。國家應(yīng)著重培養(yǎng)一批適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，具有較高思想素質(zhì)，兼?zhèn)鋵I(yè)水準(zhǔn)的人才，企業(yè)在招聘時(shí)也應(yīng)有選擇性的招收精明的決策者，以加速檔案改革的進(jìn)程。

四、人才檔案管理問題的具體解決方法

（一）提高檔案的質(zhì)量

1、提高檔案管理人員的質(zhì)量

檔案質(zhì)量不高的主要原因是部分部門領(lǐng)導(dǎo)主管并未對(duì)人才檔案引起足夠的重視，使得檔案質(zhì)量參差不齊。此外，檔案管理人員的水平有限，沒有完全跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。管理人員必須及時(shí)更新自己的觀念，對(duì)國家最新的人才培養(yǎng)，招收計(jì)劃等各方面政策有一個(gè)系統(tǒng)全面的了解。公司應(yīng)著重招聘具有決策力，知識(shí)面廣泛，同時(shí)具有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理人員，以突破傳統(tǒng)的管理模式，同時(shí)在關(guān)鍵時(shí)刻做出正確的決斷。

2、提高檔案內(nèi)容的質(zhì)量

新時(shí)代的人事檔案應(yīng)避免出現(xiàn)“千人一面”的情況。用人單位應(yīng)要求求職本人在檔案中附上除能體現(xiàn)個(gè)人身份，學(xué)歷之外的，能證明個(gè)性能力和各方面素質(zhì)的材料，例如登記表，科研活動(dòng)資料等。

（二）促進(jìn)信息化管理模式

單位人事管理應(yīng)注重人機(jī)結(jié)合的管理模式與傳統(tǒng)模式的融合，即在推動(dòng)信息化進(jìn)程的過程中，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。注意防火防潮，通風(fēng)換氣等。而同時(shí)也應(yīng)招聘技術(shù)人員對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)行監(jiān)控保護(hù)，防止因?yàn)槲锢戆踩珕栴}或網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)安全問題對(duì)檔案產(chǎn)生威脅，使得檔案丟失或者泄露，從而產(chǎn)生難以解決的危害。

（三）統(tǒng)一管理體制

國家應(yīng)盡早出臺(tái)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)，以統(tǒng)一人事檔案管理。同時(shí)，各公司部門之間應(yīng)增強(qiáng)人事檔案的應(yīng)用性，避免管理封閉化，增強(qiáng)人事檔案的流通性與開放性。同時(shí)，在人事調(diào)動(dòng)的過程中，我們也應(yīng)盡早探索出一條正確的道路，避免出現(xiàn)管理斷檔，檔案丟失，空頭檔案增加的狀況。

（四）加強(qiáng)對(duì)人事檔案知識(shí)的培訓(xùn)

人事檔案沒有受到充分重視的主要原因之一是檔案所有人并沒有對(duì)自己的檔案引起足夠的重視。部分單位從領(lǐng)導(dǎo)到員工都沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，那么檔案內(nèi)容的更新以及檔案的安全性都無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。培訓(xùn)應(yīng)使本人了解到哪些材料應(yīng)該收集到檔案中，哪些材料應(yīng)該分到同一類。不僅可以減少檔案管理人員的工作，更會(huì)對(duì)檔案管理增加一層保障。

五、結(jié)論

總而言之，人事檔案是人才被發(fā)現(xiàn)，被利用的主要信息來源。只有從國家到個(gè)人，都對(duì)檔案起到足夠的重視，才能使檔案管理走向正確的道路。 隨著我國人才市場(chǎng)的日益擴(kuò)張，解決人事檔案問題顯得刻不容緩。只有建立系統(tǒng)的管理模式，才能讓人事檔案達(dá)到利用最大化，更好的為社會(huì)服務(wù)。（作者單位為遼寧凌海市勞動(dòng)就業(yè)管理局）