新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作

文書檔案是事業單位各項活動得以開展及其建立、變更、注銷的記錄載體，同時，也是事業單位的各項管理工作得以順利實施的重要原始資料保障。也可以作為上級檢查時的憑證與依據使用。新的形勢下，事業單位文書檔案管理工作面臨著新的問題與新的挑戰，如何做好事業單位的文書檔案管理工作，是我國現階段存在的一個重點問題。本文中，筆者主要探討了事業單位文書檔案管理工作的意義及其現階段存在的問題，并針對新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作這一問題提出了幾點建議，以供參考。

事業單位文書檔案管理工作是登記管理工作中的重要組成部分之一，主要任務是對登記管理活動實施中形成的相關檔案進行收集、整理、保管以及利用，并對檔案信息進行開發管理。事業單位文書檔案工作，應當貫徹落實《檔案法》中的相關規定與要求，通過加強事業單位檔案管理、登記管理及其他相關管理服務，從而為事業單位的日常工作及社會公眾提供更好的服務。

一、事業單位文書檔案管理工作的意義

（一）有利于填補國家檔案在事業單位發展情況上的空白

對國家全部檔案進行集中、統一的管理，維護檔案的安全性、完整性，以為黨和國家各項相關工作的有效開展奠定良好的資料基礎，這是我國檔案工作的主要目的及基本原則。然而，在我國政治、經濟、文化事業的發展過程中，事業單位均發揮著非常重要的作用，事業單位的文書檔案，真實記錄著我國事業單位的實際發展情況、發展變化情況，因此，其是國家檔案中的一項重要組成部分，具有不可替代的地位。事業單位文書檔案管理工作的主要職責是將事業單位的全部文書檔案保管好，這就為國家保存了重要的歷史資料，有利于填補國家檔案在事業單位發展情況上的空白。

（二）具有法律效力，能夠作為重要憑證

在事業單位之中，文書檔案是其各項活動得以開展及其建立、變更、注銷的記錄載體，真實地記錄了事業單位登記管理機關登記管理工作的實際情況，也是對登記管理整個過程的有效反映。因此，在有關部門或者是登記管理機關對違紀行為、違法行為進行查處的時候，事業單位文書檔案可以作為原始材料，為其提供有效的法律依據，在涉及有關訴訟的時候，也可以當作憑證使用。

（三）可以為社會有關方面提供信息查詢服務

在我國市場經濟迅速發展、市場經濟體制不斷完善的背景下，作為市場主體的事業單位，在社會經濟生活中勢必會起到越來越重要的作用。文書檔案中，記錄著事業單位的法定代表人、住所、資金、銀行賬號、印章式樣、業務范圍、年度報告以及分支機構的各種相關材料等。根據有關規定的要求，對上述資料進行合理開發、利用，便可以為社會有關方面提供良好的信息查詢服務。

二、事業單位文書檔案管理工作現階段存在的問題

（一）缺乏依法歸檔意識

目前，由于缺乏對檔案工作的正確認識與重視，部分領導還無法解決、甚至沒有意識到需要解決檔案收集過程中存在的實際問題，在檔案收集方式上，依然采用依靠有關部門主動移交、檔案管理部門主動索取的方法，由于這種方法的可操作性較差，導致檔案移交工作很長時間內無法落到實處，進而產生了材料收集不全的問題，給檔案管理工作帶來了很大的影響。

（二）對文書檔案管理的重視程度不夠

在長期以來的發展過程中，部分事業單位的領導干部對文書檔案管理工作不夠重視，究其原因在于，其沒有正確認識到事業單位文書檔案管理工作的重要性，甚至是認為文書檔案管理便是抄抄寫寫、將資料保存下來即可，并不是事業單位必不可少的工作，無法為事業單位帶來效益，因此，只要確保事業單位文書檔案不丟失、不泄密，可以應付查檔、外調即可。這種行為的存在，嚴重限制著事業單位文書檔案管理工作的有效開展，嚴重違背了文書檔案的價值屬性。

（三）文書檔案管理水平較低

就現階段來說，我國事業單位中，仍有一些檔案管理人員沒有進行專業、系統的檔案知識培訓，因此，對檔案管理的相關知識不夠了解，包括檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂以及管檔要求、檔案的重要性等，這就導致了文書檔案管理水平較低。與此同時，大部分檔案管理人員身兼數職，因此，對于檔案管理工作無法投入過多的經歷，只是將材料放入檔案盒，而沒有及時整理、歸檔，對于歸檔的材料，也不夠準確、真實，這就給檔案管理水平帶來了嚴重的影響。

三、新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作

（一）積極探索文書檔案管理新模式

就我國檔案工作的實際發展情況來看，事業單位文書檔案管理工作，應實現由封閉性模式朝著社會性模式的轉變。市場經濟體制不斷發展、完善的當今時代背景下，多種經濟組織形式并存，文書管理已經成為了一種社會化性質的活動，文書檔案管理工作作為文書管理中的重要組成部分之一，必然會存在這一社會化性質。基于這樣的原因，事業單位文書檔案管理工作，也要積極探索適應時代發展要求、事業單位文書檔案實際情況的管理新模式。

（二）積極開展目標管理活動

文書檔案的目標管理活動指的是，根據黨和國家的勞動工作政策、組織路線、方針政策、法律法規以及相關標準的要求，結合文書檔案的近期發展規劃及其發展現狀，綜合考慮文書檔案管理工作的等級標準、基本內容，并遵循規定程序、方法，開展等級考評，確定對應等級。目標管理活動是文書檔案實現現代化、科學化、規范化管理的有效途徑。就現階段來說，我國檔案部門已經在目標管理活動上做出了諸多實踐，并取得了一定的成功。加強對事業單位文書檔案的科學化、規范化管理，充分發揮檔案的作用，提高服務質量，具有非常重要的意義。基于這樣的原因，事業單位文書檔案管理工作，應積極開展目標管理活動，并借鑒相關成功經驗，以更好地促進我國事業單位文書檔案管理工作的現代化、科學化、規范化發展進程。

（三）加快干部隊伍建設

為促進事業單位文書檔案管理工作的規范化發展，必須建立一支德才兼備、政治素質高的干部隊伍，不僅要知識面寬，還要具備良好的業務能力。新的歷史條件下，加快干部隊伍建設，是推動事業單位文書檔案管理規范化發展的重要保證與客觀要求。干部隊伍建設，應從以下幾個方面入手：第一，對文書檔案管理人員，加強繼續教育與培訓力度，主要包括業務學習、政治強化，實現管理人員業務水平、思想政治水平的提高；第二，積極充實干部隊伍，將一些有豐富組織文書工作經驗、良好檔案專業知識、政治素質好的干部同時，調到文書檔案管理工作崗位上，以實現文書檔案管理水平的提高。

四、結語

綜上所述，在新的形勢下，事業單位文書檔案管理工作面臨著新的問題與新的挑戰，為實現事業單位文書檔案管理水平的提高，必須正視、重視現階段我國事業單位文書檔案管理中存在的問題，并要結合時代發展要求、實際情況，采取有效的措施予以解決，才能切實做好事業單位文書檔案管理工作。（作者單位為洛陽市糧食局直屬分局 ）