淺談事業(yè)單位文書檔案管理工作的創(chuàng)新

文書檔案是國家黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在日常的行政管理等事務(wù)活動中產(chǎn)生的最直接的記錄與憑證，是最常見最普遍的檔案存在方式。文書檔案管理是檔案管理工作中非常重要和關(guān)鍵的一環(huán)。事業(yè)單位為了滿足國家在社會、文化、科教、衛(wèi)生等方面需要，提供各種社會服務(wù)，這些活動中形成了數(shù)量巨大、種類多樣、來源復雜的文書檔案，尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息時代的新形勢下，事業(yè)單位的文書檔案的管理工作更加重要。基于傳統(tǒng)流程的文書檔案管理工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實需要，事業(yè)單位的文書檔案管理工作亟待思維轉(zhuǎn)型、方式創(chuàng)新，根據(jù)經(jīng)濟社會現(xiàn)狀做出相應(yīng)的調(diào)整。

一、信息化大背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要意義

信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息化進程也方方面面影響著事業(yè)單位這一傳統(tǒng)行業(yè)的管理活動。網(wǎng)絡(luò)的普及、公眾互聯(lián)網(wǎng)思維的深化、社會對信息公開透明的訴求，這些改變都推動著事業(yè)單位工作的轉(zhuǎn)型。從文書檔案管理工作這一層面來說，它管理著國家、黨和政府工作的核心檔案，要求管理者具有極強的專業(yè)性和保密能力，同時能在錯綜復雜的各類檔案中兼顧檔案信息的利用。事業(yè)單位的文書檔案記載著國家各項活動、各項工作的完整歷程，檔案管理工作的質(zhì)量，影響著事業(yè)單位決策執(zhí)行的效率，甚至關(guān)系到公眾能不能滿意、一系列工作能不能正常開展。

因此，信息化大背景下，事業(yè)單位文書檔案順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)潮流，對我國各項事業(yè)開展具有以下意義：對本單位已經(jīng)完成的各項工作記錄具有憑證作用；對本單位將來要開展的各項工作具有指導作用；有利于滿足社會公眾的信息需求，增強事業(yè)單位社會滿意度；有利于我國檔案事業(yè)的與時俱進，為其他環(huán)節(jié)的檔案管理工作提供有效的經(jīng)驗借鑒。

二、目前我國事業(yè)單位文書檔案管理工作存在的問題

受經(jīng)濟水平、單位性質(zhì)、管理思路等各方面因素的影響，我國事業(yè)單位在文書工作管理方面的水平參差不齊，但普遍呈現(xiàn)出以下幾個需要改進的問題：

1、缺乏科學合理的成文管理制度

長期以來，很多事業(yè)單位的檔案文書工作都依附于其他部門兼職完成，甚至沒有系統(tǒng)化的、專門的檔案管理制度，文書檔案管理工作停留在“紙質(zhì)檔案保管”的層面上，龐大復雜的檔案管理工作落到實處，卻僅有分類歸檔這一方式來體現(xiàn)。即便采取了現(xiàn)代化文書檔案管理方式的事業(yè)單位，也鮮有科學合理的成文制度來約束和規(guī)范。文書檔案管理的標準化流程，應(yīng)該呈現(xiàn)在規(guī)章明確的成文制度里，而不是簡單的所謂教程，甚至口耳相傳。

2、缺乏專業(yè)人才，不能緊跟信息化潮流

文書檔案管理工作的方式與內(nèi)容隨著信息化的普及發(fā)生了很大的變化，這就對檔案管理的主體參與者——檔案工作人員，提出了更高的要求。但目前看來，事業(yè)單位檔案管理缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)人員，缺少專業(yè)的管理技能和豐富的管理經(jīng)驗，尤其是年齡較大的老員工，在工作中難以適應(yīng)電子文件管理等電子化操作。如今的檔案管理事業(yè)，不僅需要專業(yè)的檔案學人才，也需要計算機科學、信息科學的人才，我國事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案崗位，人才缺口較大，造成了整體業(yè)務(wù)素質(zhì)比價薄弱，從而影響了文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。不能否認，現(xiàn)在很多事業(yè)單位的文書檔案管理信息化的進程發(fā)展不盡如人意，這一現(xiàn)狀很大程度上都是與文書檔案管理人員的素質(zhì)有關(guān)的。

3、現(xiàn)代化管理設(shè)施落后，軟硬件水平不足

由于一些事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，且因資金限制，造成事業(yè)單位檔案部門的現(xiàn)代化管理設(shè)施落后。硬件上，庫房簡陋，未能達到國家管理標準；辦公條件較差，檔案管理的用品還停留在很多年前的水平；計算機等設(shè)施老舊，不能承載現(xiàn)有的龐大工作量……軟件上，單位往往沒有實力自主開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，又因為資金限制不能外包，這就使檔案信息系統(tǒng)等軟件保障進程一拖再拖，無法在根本上實現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化，使檔案管理工作效率低下……

三、事業(yè)單位文書檔案管理工作的創(chuàng)新思路和對策建議

信息化背景下，我國事業(yè)單位文書檔案管理工作應(yīng)該是系統(tǒng)、綜合、全面的，針對目前我國的現(xiàn)狀，現(xiàn)提出以下幾點創(chuàng)新思路和對策建議：

1、創(chuàng)新健全規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度

任何工作的開展，都要依靠科學合理的規(guī)章制度的引領(lǐng)，事業(yè)單位文書檔案管理工作也是如此。加強檔案工作的效率，首先要建立起科學合理的管理制度，將標準細化、量化、規(guī)范化，讓簡單的額定性深入到定量，讓檔案管理者在工作中有章可循、有章可依。在涉密的問題上，更要建立完備的安全網(wǎng)，在各個環(huán)節(jié)都引起重視，設(shè)置完善的程序和規(guī)章，切實做好充足的安全保障工作。

2、創(chuàng)新完善的人才引進和培養(yǎng)制度

各事業(yè)單位不能忽視檔案部門人才培養(yǎng)的重要性。提高檔案工作人員的工作能力，對開展專業(yè)化的文書檔案管理工作進程而言，意義非凡。提高人員素質(zhì)，首先要建立健全準入制度，其次要做好現(xiàn)有人才的培養(yǎng)培訓工作，通過開展講座、培訓班、鼓勵進修、交流等方式，切實提高檔案工作人員的專業(yè)水平，尤其要注重計算機技術(shù)的學習，使得每一個檔案工作者都能符合實際工作的需要，有抱負、講方法、有技能、專業(yè)性強，從而為單位的檔案事業(yè)發(fā)展提供源源不斷的人才動力。

3、加強硬件設(shè)施的配給，創(chuàng)新軟件系統(tǒng)的研發(fā)

在資金和技術(shù)的支持下，將現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)的文書檔案管理工作結(jié)合，對于信息時代的檔案管理工作的重要性是不言而喻的。首先，要保障硬件設(shè)備的完善升級，為管理著提供扎實的保障及基礎(chǔ)；其次，結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)，先從管理手段上做到現(xiàn)代化，注重增強文書檔案管理工作的效率，再加強諸如數(shù)字檔案室、云檔案共享系統(tǒng)此類檔案信息系統(tǒng)的軟件研發(fā)，在新的管理模式下，推動文書檔案管理工作走向數(shù)字化和現(xiàn)代化。

（作者單位：武漢人才服務(wù)發(fā)展有限公司）