學(xué)生檔案管理芻議

學(xué)生檔案主要是反映學(xué)生德、智、體、美、勞等各方面表現(xiàn)的歷史記載。是用人單位招聘選拔錄用人才的重要依據(jù)。更是干部人事檔案不可缺失的重要組成部分。

1我校學(xué)生檔案簡介

1.1我校學(xué)生檔案原狀況分析

我校學(xué)生檔案管理體制不一，分散無序；各種規(guī)章制度缺乏標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性；歸檔材料不完整、不規(guī)范；檔案轉(zhuǎn)遞途徑多樣化；管理技術(shù)落后等。

1.2我校學(xué)生檔案室主要工作

檔案室的主要工作是新生檔案接收、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞、學(xué)生檔案的查借閱、收集、整理及歸檔。

2創(chuàng)新思維推進(jìn)我校學(xué)生檔案的規(guī)范化管理。

2.1制度上，健全檔案規(guī)章制度

2.1.1建立健全學(xué)生檔案規(guī)章制度。結(jié)合自己原來的工作實踐經(jīng)驗，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及相關(guān)法律法規(guī)，針對我校學(xué)生檔案工作的實際情況，特制訂了《濰坊醫(yī)學(xué)院學(xué)生檔案管理暫行辦法》。

2.1.2重點健全并完善了借查閱學(xué)生檔案規(guī)章制度。依據(jù)《干部人事檔案工作條例》制作了《濰坊醫(yī)學(xué)院借查閱學(xué)生檔案申請表》，使得學(xué)生檔案管理工作有法可依有據(jù)可查，嚴(yán)格規(guī)范了檔案管理工作程序。

2.1.3建立收集移交檔案材料制度。將平日里收集到的各種學(xué)生檔案材料進(jìn)行登記并整理歸檔。使得散裝材料既來源有據(jù)可查又能完備歸檔。aDOoJcngy3Etv2fkI2XD0A==以免學(xué)生檔案材料丟失后查無對證。

2.1.4建立學(xué)生檔案聯(lián)絡(luò)員制度。各院系配備1名兼職檔案員。由專職輔導(dǎo)員擔(dān)任。每個院系都設(shè)有檔案聯(lián)絡(luò)部，以協(xié)助學(xué)生檔案室的新生檔案接收、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞以及平時的獎勵材料等的歸檔。

2.2普及上，加大檔案知識宣傳力度

2.2.1在新生開學(xué)、學(xué)生畢業(yè)之際組織由各院系各班級班長和團(tuán)支部書記組成的新生檔案接收、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作培訓(xùn)班以推廣普及學(xué)生檔案知識和解答畢業(yè)生檔案咨詢。現(xiàn)已成功舉辦六期學(xué)生檔案培訓(xùn)班并已取得成效。現(xiàn)已出版發(fā)行《學(xué)生檔案知識手冊》及《畢業(yè)生檔案指南》，效果良好。

2.2.2充分利用學(xué)校每年的幾次大型招聘會機(jī)會，設(shè)立檔案咨詢站，對畢業(yè)生檔案進(jìn)行現(xiàn)場答疑。并印制檔案指南小冊子進(jìn)行發(fā)放。受到學(xué)生好評。

2.2.3計劃每年在世界檔案日之際制作展板讓同學(xué)們了解學(xué)生檔案的工作流程、借查閱檔案流程及注意事項以及考研調(diào)檔等事宜。

2.2.4半年舉辦一次學(xué)生檔案知識有獎?wù)魑谋荣悺：玫奈恼聦⒈贿x送校報刊用。

2.2.5建有濰醫(yī)學(xué)生之家微信平臺，隨時解答學(xué)生（尤其是畢業(yè)生）檔案咨詢并收獲好評。

2.2.6利用校廣播站、院報廣泛宣傳檔案知識及檔案室工作動態(tài)，旨在讓同學(xué)們了解學(xué)生檔案。

2.2.7為提升學(xué)生檔案管理水平，進(jìn)一步推動我校檔案工作的科學(xué)發(fā)展，是學(xué)生檔案真正發(fā)揮服務(wù)育人的作用，召開了第一屆學(xué)生檔案工作年會。改會為學(xué)生與檔案時之間進(jìn)行交流搭建了良好平臺，是貫徹落實高校檔案工作的新舉措

3硬件上，實行密集架管理

學(xué)生檔案室現(xiàn)有在校本科包括專升本學(xué)生檔案近2萬余份，流動性強(qiáng)，工作量大，為實現(xiàn)全校學(xué)生檔案管理工作的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，在各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視下配備了全省高等院校中最先進(jìn)、最現(xiàn)代化的檔案密集架設(shè)備。實行了科學(xué)規(guī)范的密集型檔案架管理模式。

4管理上，實行學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理

4.1選派政治素質(zhì)高、思想過硬、熱愛學(xué)生工作、檔案學(xué)專業(yè)技術(shù)人員專門分管學(xué)生檔案工作。

4.2將分散于各院系的學(xué)生檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集并組織專人進(jìn)行集中整理并歸檔。初步實現(xiàn)了學(xué)生檔案的科學(xué)化、規(guī)范化的統(tǒng)一管理。為我校下一步學(xué)生檔案的電子化、數(shù)字化管理和定級達(dá)標(biāo)奠定了堅實而有利的基礎(chǔ)。

4.3建立了特殊學(xué)生電子檔案庫。像西部志愿、參軍、休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、借讀它校等情況都有詳細(xì)記錄。

5轉(zhuǎn)遞上，實行機(jī)要通信和EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞。

5.1 2012-2015年在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式上嚴(yán)格按照魯人社廳【2012】400號文件精神的要求執(zhí)行。印制了具有濰坊醫(yī)學(xué)院特色的機(jī)要信封。我校學(xué)生檔案全部通過當(dāng)?shù)貦C(jī)要通信局機(jī)要轉(zhuǎn)遞或由專人直接送至接收部門。不得郵寄。嚴(yán)禁學(xué)生個人攜帶檔案。

5.2 2016至今我校檔案按照教育部、人社部、國家郵政局聯(lián)合下發(fā)的教學(xué)廳【2015】39號文件精神的要求采用郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞渠道進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。

6內(nèi)容上，完善檔案材料目錄

按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》完善了學(xué)生檔案材料目錄。增加了高等學(xué)校入學(xué)登記表、畢業(yè)證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件等三項內(nèi)容。使學(xué)生檔案內(nèi)容更加規(guī)范、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、完善。

7專業(yè)水平上，注重學(xué)習(xí)。

7.1定期參加省級以上檔案人員崗位資格培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)。努力掌握檔案新業(yè)務(wù)知識，像文書學(xué)、科技檔案管理、專門檔案管理、檔案法律知識與職業(yè)道德等都有涉及。

7.2注重平時基本功的練習(xí)。尤其重視對現(xiàn)代化辦公設(shè)備和計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的掌握和學(xué)習(xí)。

8注重學(xué)生思想素質(zhì)培養(yǎng)

設(shè)置勤工助學(xué)崗，通過層層筆試面試選拔優(yōu)秀學(xué)生干部，成立校學(xué)生檔案部，旨在培養(yǎng)崇尚團(tuán)結(jié)和諧奉獻(xiàn)之元素，傳遞正能量的有志青年。

（作者單位：濰坊醫(yī)學(xué)院）