學生檔案管理芻議

學生檔案主要是反映學生德、智、體、美、勞等各方面表現的歷史記載。是用人單位招聘選拔錄用人才的重要依據。更是干部人事檔案不可缺失的重要組成部分。

1我校學生檔案簡介

1.1我校學生檔案原狀況分析

我校學生檔案管理體制不一，分散無序；各種規章制度缺乏標準性、規范性；歸檔材料不完整、不規范；檔案轉遞途徑多樣化；管理技術落后等。

1.2我校學生檔案室主要工作

檔案室的主要工作是新生檔案接收、畢業生檔案轉遞、學生檔案的查借閱、收集、整理及歸檔。

2創新思維推進我校學生檔案的規范化管理。

2.1制度上，健全檔案規章制度

2.1.1建立健全學生檔案規章制度。結合自己原來的工作實踐經驗，依據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》及相關法律法規，針對我校學生檔案工作的實際情況，特制訂了《濰坊醫學院學生檔案管理暫行辦法》。

2.1.2重點健全并完善了借查閱學生檔案規章制度。依據《干部人事檔案工作條例》制作了《濰坊醫學院借查閱學生檔案申請表》，使得學生檔案管理工作有法可依有據可查，嚴格規范了檔案管理工作程序。

2.1.3建立收集移交檔案材料制度。將平日里收集到的各種學生檔案材料進行登記并整理歸檔。使得散裝材料既來源有據可查又能完備歸檔。aDOoJcngy3Etv2fkI2XD0A==以免學生檔案材料丟失后查無對證。

2.1.4建立學生檔案聯絡員制度。各院系配備1名兼職檔案員。由專職輔導員擔任。每個院系都設有檔案聯絡部，以協助學生檔案室的新生檔案接收、畢業生檔案轉遞以及平時的獎勵材料等的歸檔。

2.2普及上，加大檔案知識宣傳力度

2.2.1在新生開學、學生畢業之際組織由各院系各班級班長和團支部書記組成的新生檔案接收、畢業生檔案轉遞工作培訓班以推廣普及學生檔案知識和解答畢業生檔案咨詢?，F已成功舉辦六期學生檔案培訓班并已取得成效。現已出版發行《學生檔案知識手冊》及《畢業生檔案指南》，效果良好。

2.2.2充分利用學校每年的幾次大型招聘會機會，設立檔案咨詢站，對畢業生檔案進行現場答疑。并印制檔案指南小冊子進行發放。受到學生好評。

2.2.3計劃每年在世界檔案日之際制作展板讓同學們了解學生檔案的工作流程、借查閱檔案流程及注意事項以及考研調檔等事宜。

2.2.4半年舉辦一次學生檔案知識有獎征文比賽。好的文章將被選送校報刊用。

2.2.5建有濰醫學生之家微信平臺，隨時解答學生（尤其是畢業生）檔案咨詢并收獲好評。

2.2.6利用校廣播站、院報廣泛宣傳檔案知識及檔案室工作動態，旨在讓同學們了解學生檔案。

2.2.7為提升學生檔案管理水平，進一步推動我校檔案工作的科學發展，是學生檔案真正發揮服務育人的作用，召開了第一屆學生檔案工作年會。改會為學生與檔案時之間進行交流搭建了良好平臺，是貫徹落實高校檔案工作的新舉措

3硬件上，實行密集架管理

學生檔案室現有在校本科包括專升本學生檔案近2萬余份，流動性強，工作量大，為實現全校學生檔案管理工作的系統化、標準化、規范化，在各級領導高度重視下配備了全省高等院校中最先進、最現代化的檔案密集架設備。實行了科學規范的密集型檔案架管理模式。

4管理上，實行學生檔案的統一管理

4.1選派政治素質高、思想過硬、熱愛學生工作、檔案學專業技術人員專門分管學生檔案工作。

4.2將分散于各院系的學生檔案進行統一收集并組織專人進行集中整理并歸檔。初步實現了學生檔案的科學化、規范化的統一管理。為我校下一步學生檔案的電子化、數字化管理和定級達標奠定了堅實而有利的基礎。

4.3建立了特殊學生電子檔案庫。像西部志愿、參軍、休學、退學、轉專業、借讀它校等情況都有詳細記錄。

5轉遞上，實行機要通信和EMS標準快遞。

5.1 2012-2015年在畢業生檔案轉遞方式上嚴格按照魯人社廳【2012】400號文件精神的要求執行。印制了具有濰坊醫學院特色的機要信封。我校學生檔案全部通過當地機要通信局機要轉遞或由專人直接送至接收部門。不得郵寄。嚴禁學生個人攜帶檔案。

5.2 2016至今我校檔案按照教育部、人社部、國家郵政局聯合下發的教學廳【2015】39號文件精神的要求采用郵政EMS標準快遞渠道進行轉遞。

6內容上，完善檔案材料目錄

按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》完善了學生檔案材料目錄。增加了高等學校入學登記表、畢業證書復印件、學位證書復印件等三項內容。使學生檔案內容更加規范、科學、嚴謹、完善。

7專業水平上，注重學習。

7.1定期參加省級以上檔案人員崗位資格培訓班的學習。努力掌握檔案新業務知識，像文書學、科技檔案管理、專門檔案管理、檔案法律知識與職業道德等都有涉及。

7.2注重平時基本功的練習。尤其重視對現代化辦公設備和計算機應用技術、網絡技術等的掌握和學習。

8注重學生思想素質培養

設置勤工助學崗，通過層層筆試面試選拔優秀學生干部，成立校學生檔案部，旨在培養崇尚團結和諧奉獻之元素，傳遞正能量的有志青年。

（作者單位：濰坊醫學院）