醫院科研檔案管理存在問題與對策研究

醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫院的寶貴財富。醫院檔案記載著這個醫院發展史上的優秀成果，對研究本醫院的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。所以，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理， 是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。

現我院檔案管理正向著規范化管理的軌道健康發展。領導重視是檔案管理工作的關鍵；加強硬件建設，是檔案管理工作的基礎；對檔案工作重要性的認識，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網絡，是檔案管理工作的保證；建立健全各項規章制度，是檔案規范化管理的根本；檔案開發利用是檔案管理工作的目的。所以，為使醫院檔案管理工作能更好地為醫療衛生改革和醫院事業發展服務，必須重視醫院檔案管理人員的充實和培養，實現醫院檔案管理的現代化。本人深知檔案管理是醫院管理向制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志，是不斷提高醫院基礎管理水平的需要，并在醫院建設和醫療事業發展中發揮著越來越重要的作用。因此，多年來，本人能始終把學習和鉆研業務知識作為干好工作的抓手，向書本學、向領導和同志們虛心請教，較好的掌握現代檔案管理應具有的相關知識。通過邊學習，邊實踐，通過扎扎實實、默默無聞的努力工作，在領導和同志們的關心、支持、幫助下，對醫院科研檔案管理有了更深刻的認識，現將相關心得匯報如下。

1 科研檔案管理重要性

檔案管理工作做好了，一方面為醫院高層管理人員及時了解醫院整體經營狀況，適時調整管理策略提供準確依據，為決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定醫院經營成果，為醫院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映醫院整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同醫院經營管理的有機結合決定了醫院資源配置的取向和模式，決定著醫院的經營版圖和未來發展，對于實現醫院經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進醫院的全面發展、不斷提升醫院在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

1.1 基礎和先決條件

在科學研究中，醫院科研的信息源和情報源是醫院科研檔案。這些信息源和情報源能為后續科研提供參考，避免后續醫學科學研究的重復和物質與精神的浪費。能讓工作者在科研成果基礎上進一步革故鼎新。

1.2 醫院科研檔案是進行科學技術交流的重要工具

在科學研究中，各個領域間的交流尤為重要。而醫院科研檔案是交流的載體，只有建立在實踐和研究基礎上論斷才有說服力。因此，醫院科研檔案是進行科學技術交流的重要工具。

1.3 科技成果轉化為生產力動力

只有將科學研究轉化為社會生產力，才能在社會發展中起到推動社會發展的作用。因此，在醫院管理中，要加強科研檔案管理。

2 醫院檔案管理存在的問題

2.1 檔案數據資料歸檔處理不夠科學和詳實

醫院科研檔案有其自身特點，如專業性強、專題突出、連續性緊密、載體形式多樣、數量巨大、檔案學科綜合性高，且與此協調的項目繁多等。這是醫院檔案的特點，也是其難處。再加上在檔案收集過程中其他因素，造成對歸檔處理不細致。醫院檔案歸檔不詳實重點體現在以下幾點。一是在分類上模糊和混亂。二是對醫院檔案資料保存隨意，造成系統資料不完整。三是醫院檔案資料欠缺，存在許多空白。

2.2 管理制度有待完善

醫院檔案管理制度缺乏科學和完整性。其根本原因在于科研管理部門沒有將科研檔案工作真正歸入科研管理日程中。在醫院檔案管理中，由于制度不完善，缺少檢查和監督手段，使檔案管理責任感丟失，造成科研檔案在歸檔時不全面、不具體。

2.3 科研工作人員對檔案認識不足

在醫院檔案管理中，科研工作人員對檔案認識不足，對探究中的數據不夠重視，造成醫院檔案原始資源丟失和不完整。其只關注科研成果申報方面的材料，而缺乏對申報資料的歸檔和收集的關注。此外，還有部分科研人員由于業務素質低下，不熟悉歸檔范圍，造成檔案數據不完整。

2.4 管理技術呈現滯后狀態

在醫院檔案管理中，積極運用信息處理技術進行管理，是社會發展的一大趨勢，能有效提升醫院檔案管理效率。但是，目前，醫院檔案管理技術落后，仍使用傳統檔案管理方法，造成檔案資料不完整，信息混亂，嚴重阻礙醫院檔案管理進程。

3 醫院科研檔案管理對策

3.1 強化科研人員的檔案意識，積極提升檔案管理人員的管理素質

加強檔案法規的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、中層干部、職工都能充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。加強對科研人員的培訓，提高檔案管理人員的管理素質，提高檔案管理效率；加大對檔案管理的宣傳力度，使其充分認識到科研檔案的重要性，積極調動檔案管理人員的管理積極性，提高各級干部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。

3.2 建立健全檔案管理制度，重視檔案的利用

建立健全檔案管理制度，可以從以下幾方面入手：一是組建檔案管理網絡系統，由院長帶頭負責檔案管理網絡，在醫院中形成一種從上到下的管理機制；二是建立健全醫院檔案人員崗位職責制度，使檔案管理部門和科研人員明確各自的職責，此外，還要建立檔案借閱制度、檔案統計制度、檔案鑒定制度、檔案保密制度及對檔案管理的具體獎懲制度等，增強檔案管理的規范性。檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

3.3 用現代化科學技術提升管理水平

隨著科學技術水平不斷提高，醫院檔案管理應積極運用現代化科學技術提升檔案管理水平。尤其要充分利用計算機技術、網絡，將檔案進行合理分類，便于檔案資源的檢索、閱讀，真正實現醫院檔案資源共享。為用現代科學技術提升管理水平，要在檔案硬件設施上加大投入。一是要加強檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施；二是要要加強檔案現代化管理，利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現代化管理手段之一是計算機管理，將檔案內容按黨群工作、行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、儀器設備、財會等分門別類地輸入計算機，這具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查檔案材料費時費力的原始勞動變成在幾分鐘甚至數十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解決，更是工作質量的飛躍?？梢允箼n案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。 三是要配備整套檔案掃描系統，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，注重對現代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經驗，使醫院檔案管理更加現代化、規范化。

（作者單位：山西省大同市第五人民醫院）