做好紙質檔案保管工作的重要性

雷杜安

摘 要：在我國每個人從出生開始就會有一份份證明材料，這些材料可能是記錄一些人的讀書路徑，也可能是記錄一些人的優(yōu)良事跡，甚至有可能是記錄一些人犯罪情況。這些資料都會記錄在每個人的檔案中，成為記錄個人成長軌跡的證明，也為用人單位選取人才提供一定的保障。隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，每個人的檔案都會在網(wǎng)絡資料庫中獲得，非常的方便。但是這并不代表紙質檔案就可以廢棄。本文主要針對紙質檔案的保管工作，探討做好紙質檔案保管工作的重要性。

關鍵詞：紙質檔案；保管；重要性

在當今時代互聯(lián)網(wǎng)作為信息保存和傳遞的主要方式，其便捷性一直受到很多使用者的喜愛。很多的信息可以直接在網(wǎng)絡資料庫中獲取，不需要翻閱復雜的紙質資料。很多人漸漸的將目光轉到紙質檔案上來，認為紙質檔案已經(jīng)失去了保存價值。可是紙質檔案真的已經(jīng)失去保存價值了嗎？對此我有不同的看法。本文主要針對紙質檔案保管工作進行深入的論述，從紙質檔案保管工作應該注意的事項和做好紙質檔案保管工作的重要性這兩個方面進行深入的分析。

1 紙質檔案保管工作應該注意的事項

規(guī)范化。正所謂無規(guī)矩不成方圓，更何況是檔案保管這樣時間和空間都跨度很大的工作。因此，紙質檔案保管工作應該具有規(guī)范性。對于檔案實施統(tǒng)一管理，并且對于檔案的包裝工具也要進行統(tǒng)一的定制，以便于檔案保管的美觀性和整齊性。另外對于紙質檔案管理的工作人員也要進行統(tǒng)一的培訓工作，以同樣的方式進行檔案保管，減少保管過程中的不確定因素。對于紙質檔案的驗收標準也要進行統(tǒng)一的規(guī)定，避免不同的標準對檔案的管理造成負擔。在文件的借閱和復印等外部工作進行時，也要制定相應的標準，避免檔案管理過程中出現(xiàn)混亂。

信息化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，基本上所有實行保管文件的單位都借由互聯(lián)網(wǎng)的力量，對所保管文件進行信息化處理，便于查找和歸類。因此，紙質檔案管理工作中要使用特定的檔案保管的軟件，對檔案庫里的文件進行分類和編號。一些類別包含的種類較多也可以進行分級編排。這樣的信息化保管中一方面能夠減少保管人員的工作量，讓保管工作有條不紊的進行，另一方面又能夠對外部借閱的需求做出最大程度的幫助，極大的減少了需求人所投入的精力。同時，要建立科學的檢索方式，讓搜索工作簡單易行，強化檔案管理有效性。在信息化的同時要注意信息化系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，并進行及時的更新核對，確保信息化的檔案與紙質檔案完全配套。

安全化。紙質檔案不同于信息化的檔案，信息化檔案可以重建一模一樣的檔案，但是紙質檔案卻僅此一份，雖然丟失可以到相關部門進行補錄，也在內容和有效性方面有所欠缺。有些文件具有時效性，即使后期補充也無法完成。所以，紙質化檔案的保管一定要具有安全性。檔案保存地點要進行防火防水處理，對于檔案保存的地點和保存箱進行加密處理，對于一些非常重要的機密文件也要進行相應的安保措施。加強檔案保管工作人員的專業(yè)性，提高檔案保管工作人員的安全意識，確保紙質檔案能夠安全保存。

2 做好紙質檔案保管工作的重要性

紙質檔案具有更好的憑證作用。現(xiàn)在在一些行政處罰過程中，需要保證處罰的嚴肅性、法定性，都會要求以書面的形式對處罰過程、結果進行確認。假如對處罰有異議等情況出現(xiàn)，這時就會突顯了紙質檔案的憑證作用。一些紙質的檔案可以通過紙和字跡的鑒定確定憑證的有效性和真實性，這也是紙質檔案一直長久存在的重要原因。紙質檔案因其穩(wěn)定性變成各個單位的重要材料，在單位的行政管理上起著重要的作用。

紙質檔案具有直觀性。很多人在網(wǎng)絡上調取電子檔案時，對于一些過長的檔案就會需要不停推動鼠標，看過的部分也很容易忘記。等到找到需要的信息時前一段的信息又會忘記。但是，紙質檔案就非常的直觀，需求人可以直接進行檔案的翻閱，隨時可以翻閱到自己需要信息的地方，各項標題和內容非常直觀的展現(xiàn)在需求人的面前。一些電子檔案還需要下載一定的瀏覽器才能夠打開，但是紙質檔案就可以非常直接的進行閱讀，并且紙質檔案的內容簡單明了。

紙質檔案的存儲條件要求低，時間久。電子檔案會受到信息技術的影響而消失，或者可能遭到黑客攻擊而一片空白。并且電子檔案的保存需要一定的技術支持和昂貴的設備支持，對保存設備的要求較高。而紙質檔案就很容易保存，甚至一間儲藏室就可以保存。并且紙質檔案能夠保存的時間非常久，一些重要材料要求永久保存的就需要使用紙質檔案進行保存。只要做好防水防火就可以保存檔案非常的安全方便。加之單子檔案管理系統(tǒng)經(jīng)常需要系統(tǒng)升級，讓不少的重要文件都遭到了一定程度的破壞。在當今時代，電子檔案和紙質檔案缺一不可，二者應該是相輔相成的關系，而不應該是互斥關系。通過電子檔案對紙質檔案進行補充，使得紙質檔案的查閱不再受時間和空間的限制。

3 總結

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，檔案的存儲方式不再局限于紙質檔案，而出現(xiàn)了方便攜帶和利用的光盤、磁帶、磁盤等載體。但是在我國的歷史發(fā)展進程中，紙質檔案的廣泛傳遞性、原始性和法律性是其他檔案管理方式不可比擬的。因此，本文通過對紙質檔案管理的重要性進行探討，并針對性的提出優(yōu)化紙質檔案保管工作的對策，為檔案事業(yè)的規(guī)范化、信息化，安全化做出一定的建議，為行政部門工作開展、社會建設發(fā)揮積極的作用。

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