人事檔案管理問題及創(chuàng)新思考

摘 要：本文主要結(jié)合人事檔案管理實(shí)際情況，首先闡述了人事檔案管理的重要性，接著指出了當(dāng)前人事檔案管理存在的主要問題，最后對(duì)提升人事檔案管理水平給出了幾點(diǎn)創(chuàng)新性思考策略，以供相關(guān)部門參考借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理問題；創(chuàng)新思考；策略

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，社會(huì)各行各業(yè)對(duì)人才的需求以及要求也愈來愈大，人事檔案也逐漸得到了重視，這為有效開展人事檔案管理工作奠定了基礎(chǔ)。人事檔案是由國家機(jī)構(gòu)以及社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，其具有全面性、真實(shí)性、流動(dòng)性以及機(jī)密性四大特征，對(duì)個(gè)人活動(dòng)、學(xué)識(shí)水平、工作表現(xiàn)等都進(jìn)行了詳細(xì)記錄，以個(gè)人為單位集中保存起來的以方便用人單位等進(jìn)行考核利用的歷史記錄。人事檔案管理工作的完整性以及有效性對(duì)于個(gè)人以及用人單位均十分重要。伴隨著科技的進(jìn)步以信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢的要求。因此，必須要根據(jù)人事檔案問題，思考探索出人事管理的創(chuàng)新性策略，以期進(jìn)一步提升人事檔案管理水平。

1 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案可以映射出各種人才的專業(yè)、研究方向以及個(gè)人的特長。做好人事檔案管理工作有利于人才的合理配置。一是通過人事檔案管理能夠有效挑選出優(yōu)秀的人才，并結(jié)合單位實(shí)際情況以及未來的發(fā)展方向，有針對(duì)性的制定出培養(yǎng)人才的計(jì)劃，充分挖掘工作人員潛能，使優(yōu)秀人才脫穎而出，從而推動(dòng)單位事業(yè)的發(fā)展。二是人事檔案是單位進(jìn)行選拔、考察以及任用人才的第一手資料，通過人事檔案管理有利于單位對(duì)工作人員的職位進(jìn)行科學(xué)合理分配。三是通過人事檔案管理可以實(shí)現(xiàn)信息共享，科學(xué)預(yù)測出人力資源的需求，不斷優(yōu)化人力資源配置。

2 人事檔案管理存在的主要問題

2.1 舊的人事檔案管理方式太過繁瑣

以往的人事檔案管理屬于紙質(zhì)管理，對(duì)于檔案的收集、整理、鑒別、裝訂、保管、錄入、查詢等各個(gè)環(huán)節(jié)均需要憑借檔案管理工作人員手工去完成，不但特別繁瑣、復(fù)雜、低效，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，并且需要耗費(fèi)人力以及大量的時(shí)間才能夠較好的完成。假如碰到比較少的信息需求的時(shí)候借助于人工查閱還可以從容應(yīng)對(duì)，若碰到大批量的檔案信息需求，那么憑借手工對(duì)檔案進(jìn)行檢索、提取、查閱、摘錄等事項(xiàng)將會(huì)是一個(gè)特別復(fù)雜的工程，給檔案人員增加極大的勞動(dòng)強(qiáng)度，且時(shí)常會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，給工作帶來了一定的阻礙。在具體的檔案查詢過程中，程序復(fù)雜、繁瑣，要求查閱登記以及檢索等諸多要求，這在很大程度上影響了辦事的時(shí)效性。

2.2 人事檔案受人為影響較大

在人事檔案中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些造假現(xiàn)象。有些檔案管理人員的素質(zhì)欠缺，當(dāng)前社會(huì)的誘惑力比較大，假如檔案管理人員經(jīng)受不了外界的誘惑，往往會(huì)直接將某些重要的人事檔案信息泄露，直接影響到人事檔案的保密性。雖說我國近年來強(qiáng)化了人事檔案管理的力度，但是受人為篡改的現(xiàn)象依然屢禁不絕，如某些人為了滿足一己私欲以及自身目的對(duì)人事檔案信息進(jìn)行冒充別人或者是憑借人事檔案管理漏洞偽造材料，對(duì)我國的人事檔案管理制度構(gòu)成了極大威脅。

2.3 人事檔案質(zhì)量較低

當(dāng)前，人事檔案內(nèi)容編制中雷同、有關(guān)資料信息單一的特點(diǎn)特別明顯，如此人事檔案信息很難找出個(gè)人的特點(diǎn)、專業(yè)以及擅長的領(lǐng)域，很難有讓人耳目一新的感覺。這種人事檔案根本無法較好的反映出人盡其才的人事檔案管理理念，用人單位在進(jìn)行人才選拔和晉升的過程中都需要通過人事檔案中記錄的內(nèi)容進(jìn)行參考，一旦出現(xiàn)內(nèi)容雷同、資料單一的人事資料會(huì)對(duì)個(gè)人前途產(chǎn)生嚴(yán)重影響，無法充分發(fā)揮出個(gè)人的價(jià)值。

2.4 人事檔案管理信息化水平較低

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案信息管理系統(tǒng)開展得到廣泛應(yīng)用，但是技術(shù)還不夠成熟，有些單位依然采取手工操作的方式來替代計(jì)算機(jī)信息化的檔案管理方式，這種管理方式不利于人事檔案管理信息化發(fā)展以及管理管理效率的提升。

3 人事檔案管理創(chuàng)新性策略

3.1 不斷完善人事檔案管理制度

人事檔案管理屬于一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要對(duì)有關(guān)制度進(jìn)行不斷完善才可以確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。所以對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行逐步優(yōu)化，才能確保人事檔案管理水平的提升。在構(gòu)建人事檔案管理制度時(shí)應(yīng)該將社會(huì)具體去求以及相關(guān)理論進(jìn)行有機(jī)融合，確保制度的有效實(shí)施。尤其對(duì)材料的收集以及管理進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)人事檔案內(nèi)的虛假資料要及時(shí)篩選，有效做到確保人事檔案的真實(shí)有效性。此外，要對(duì)人事檔案整理工作的工作職責(zé)以及要求進(jìn)行不斷完善，確保人事檔案卷宗的整理更為合理、全面、科學(xué)，確保單位用人制度的有效性。

3.2 逐步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著社會(huì)現(xiàn)代化水平的不斷提高，舊的人事檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求。必須要加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)，憑借業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平。首先，要向高等院校以及社會(huì)等多途徑、多渠道引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員；其次，現(xiàn)有檔案管理工作人員自身必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，不斷調(diào)整檔案管理的方法以及手段，平時(shí)要多強(qiáng)化計(jì)算機(jī)、信息管理等專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，逐步提高升人事檔案管理，迅速適應(yīng)現(xiàn)代化人事檔案管理的需求；最后，要不斷培養(yǎng)人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)與各部門之間的合作交流，不斷更新個(gè)人檔案信息，確保人事檔案內(nèi)容的完整性以及豐富性，從而更好為人力資源合理配置提供有效服務(wù)。

3.3 強(qiáng)化社會(huì)公眾的檔案信息化意識(shí)的培養(yǎng)

針對(duì)人事檔案管理的涉密性以及隱蔽性，廣大群眾普遍認(rèn)為檔案管理的內(nèi)容就是報(bào)備人事材料以及提供相關(guān)的信息查閱，其潛在的意義以及價(jià)值是社會(huì)公眾并沒有過多的關(guān)注，這就在一定程度上忽略了人事檔案管理在人才選拔以及人才培養(yǎng)中所發(fā)揮的重要作用。人們對(duì)于人事檔案管理信息化的意識(shí)均比較低。在計(jì)算機(jī)信息時(shí)代的環(huán)境下，需要采取有效的方式進(jìn)行宣傳教育，不斷激發(fā)社會(huì)公眾的檔案信息意識(shí)，憑借宣傳教育不斷更新人們的理念，引導(dǎo)大家深入的認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，更加關(guān)注人事檔案管理的信息化建設(shè)。人事檔案信息化管理并不完全是單純的信息累積以及信息技術(shù)操作，更應(yīng)該是充分應(yīng)用信息技術(shù)的有利條件，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步以及經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的科技力量。

3.4 不斷提升人事檔案管理的信息化水平

如今是計(jì)算機(jī)信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)，人事檔案的信息化管理屬于社會(huì)發(fā)展趨勢。在信息化時(shí)代大背景的促進(jìn)下，需要積極引入現(xiàn)代化的科技手段，對(duì)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化以及文檔化一體化的管理模式，各個(gè)單位可以把每名員工的檔案資料輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，從而形成數(shù)據(jù)化的檔案資料。借助于計(jì)算機(jī)進(jìn)行及時(shí)且快速地進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔、保存，那么干部人員的電子檔案的作用將會(huì)等到有效的發(fā)揮。此外，可以不斷拓寬人事檔案的容量，對(duì)人事信息資源進(jìn)行合理分類，為用戶的檢索、查詢以及實(shí)現(xiàn)信息共享提供極大便利，使檔案管理由單一、被動(dòng)、封閉的服務(wù)層次，不斷向全面、主動(dòng)、開放的層次發(fā)展，確保人事檔案的系統(tǒng)性、完整性以及準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)干部以及社會(huì)公眾提供更加便利、有效的服務(wù)。

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作者簡介

鄧明明（1976-），女，漢族，湖南省邵陽市人，本科學(xué)歷，助理工程師，從事人事檔案工作。endprint