中學檔案管理信息化建設(shè)

【摘要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)相當成熟的運用在各個行業(yè)，中學檔案管理也實現(xiàn)了信息化。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為中學檔案管理提供了便利，提高了原本的工作效率。但信息化建設(shè)還不夠完善，在管理方法、設(shè)施建設(shè)和人才培養(yǎng)等方面存在這問題。本文主要分析中學檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，提出相應(yīng)的解決辦法，讓網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)在中學檔案管理發(fā)揮更重要的作用。

【關(guān)鍵詞】中學；檔案管理；信息化；建設(shè)

近些年，教育事業(yè)發(fā)展迅速，由于學生和學校的增多，中學生的管理問題變得困難起來，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)在中學檔案管理中的運用使得中學檔案管理變得更加方便、快捷，突破了教育發(fā)展的瓶頸。網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)在中學檔案管理的應(yīng)用是教育事業(yè)發(fā)展的一項巨大改革，減輕了管理者的工作壓力，但由于信息化技術(shù)存在一些問題，解決這些問題，使得中學檔案管理的效率更高，促進信息化技術(shù)的發(fā)展是所有教育者的期望。

一、中學檔案管理信息化在的問題

我國計劃生育政策的改革使得我國青少年中學生逐步增多，中學生的管理變得比較繁瑣，中學生的檔案管理是一個巨大的工作。網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的運用緩解了檔案管理工作的壓力，但中學生檔案管理信息化建設(shè)仍存在著諸多的問題，管理方法、設(shè)施建設(shè)和人才的培養(yǎng)等限制了中學檔案管理信息化更好的發(fā)展。使網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)在檔案管理時更好的發(fā)揮作用，建設(shè)新型的信息庫是諸多管理者所關(guān)注的問題。

（1）管理方法不合理

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在中學檔案管理發(fā)展起到了重要作用，各中學基本都建立了檔案管理工作室，在工作室內(nèi)仍存在大連的紙質(zhì)檔案，學校并沒有順應(yīng)發(fā)展的要求，實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化。由于學校管理犯法的落后，導(dǎo)致工作效率不高，工作任務(wù)繁重，使得在整理檔案時容易出現(xiàn)錯誤，查詢檔案時由于沒有做好分類工作，導(dǎo)致不能及時找到相應(yīng)的檔案，延誤工作。有些中學也建立了自己的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但由于人員技術(shù)的落后無法建檔案及時的分類管理。

（2）設(shè)施建設(shè)不夠完善

中學檔案管理信息化建設(shè)是近幾年才逐漸發(fā)展起來的，很多中學才逐漸開始重視信息化技術(shù)在管理的重要作用，并沒有對信息化建設(shè)投入足夠的資金，使得信息化管理設(shè)備不夠完善，學校的檔案管理信息化還不能正常運行。眾多的學校為了學校的更好發(fā)展，把更多的資金投入到校區(qū)的擴建，和教學設(shè)備的更新，由于學校逐漸擴大，學校的學生逐漸增多，學生的信息檔案管理成了學校重視的難題。但學校的基礎(chǔ)建設(shè)不夠完善，學校缺少高性能的計算機、掃描儀、打印機等，導(dǎo)致信息化檔案管理不能正常運行。

（3）缺少信息技術(shù)人才

由于中學盲目提高中學的教學質(zhì)量，忽略了教學人才的培養(yǎng)和更新，導(dǎo)致中學教師信息技術(shù)素質(zhì)不高，不能做到信息化技術(shù)管理的操作。學校由于缺乏信息技術(shù)人才，無法滿足信息化技術(shù)管理檔案的要求，使得信息化答案管理工作進行十分緩慢，有些復(fù)雜的操作鮮有人能夠完整的進行，因而信息化技術(shù)檔案管理操作不夠完整，使檔案不能按時的存入學生檔案信息庫。中學檔案管理者的信息技術(shù)不夠及對檔案的存儲管理不夠了解，阻礙了中學信息化檔案管理的發(fā)展。

二、中學檔案信息化管理改革

中學對信息化技術(shù)在教學上的運用認識不夠深刻，信息化技術(shù)在中學檔案管理中發(fā)展受阻，并且在發(fā)展的過程中出現(xiàn)了諸多問題。中學應(yīng)該重視檔案信息化管理的發(fā)展，正視檔案信息化管理所存在的問題，對出現(xiàn)的問題進行分析解決。學校因該提高檔案管理的效率，規(guī)范檔案管理水平；培養(yǎng)檔案管理者信息技術(shù)水平，打造一個高素質(zhì)的信息技術(shù)檔案管理團隊，順應(yīng)時代的發(fā)展，將信息化技術(shù)運用在教育管理上，提高教學管理的質(zhì)量。

（1）提高檔案管理者信息技術(shù)素質(zhì)

中學檔案管理信息化的實現(xiàn)，需要管理者有著過硬的計算機網(wǎng)絡(luò)素質(zhì)，使得他們在錄入、檢索檔案時能夠做到迅速準確。中學學生的檔案管理工作是一個嚴謹而又需要速度的工作，這就要求學校應(yīng)該有較高素質(zhì)的管理者，管理者應(yīng)該許梿的掌握各種檔案信息化管理做需要的各種技能，不斷提高自身的技能，能夠面對一些突發(fā)的情況，并對這些情況進行合理的分析、解決。檔案管理者信息化技術(shù)的提升需要學校的不斷培養(yǎng)，不斷地更新學校的人才資源，使得學校的信息技術(shù)人才的素質(zhì)永遠保持在一個較高的水平，以滿足學校高效率的辦公。

（2）統(tǒng)一檔案信息化管理的標準

每一個行業(yè)都有自己的標準，在進行檔案管理時也應(yīng)有一個合理的管理標準，以做到檔案信息交流的可行性。在進行檔案管理信息化建設(shè)的過長中，不僅要求管理者能夠準確、迅速的將中學生檔案進行歸類、錄入和檢索，還要求他們做到檔案管理的統(tǒng)一化，使檔案的調(diào)取和運用更加快捷。檔案管理的標準化要求對檔案進行合理的分類，分類之后對檔案進行統(tǒng)一的錄入，錄入的過程中要對檔案進行統(tǒng)一的格式進行書寫。檔案的錄入、編輯和管理都必須嚴格保密，保證學生的檔案不會被泄露。檔案的泄露會對學校造成嚴重的影響，學生的個人信息被利用學生的升學考試不能正常的進行，學校也會因檔案的丟失核泄漏被社會職責。因此，學校應(yīng)提高答案管理的標準化，使學生的檔案信息被安全的保存，在需要檔案時能迅速準確的調(diào)取。

（3）完善檔案信息檢索

中學生的檔案信息包含學生的家庭情況、學習情況和平時的獲獎記錄，由于學校的學生眾多，檔案的內(nèi)容廣泛，檔案管理起來身份麻煩。為了使檔案能夠更快的被存儲和調(diào)取，應(yīng)該建立檔案信息檢索。學校檔案信息檢索的建立能夠更好的實現(xiàn)信息交流和共享，能在學生的檔案能在第一時間被調(diào)取，使得學生的情況一目了然。信息檢索主要是為了將學生檔案信息能容能夠分析完善進行統(tǒng)一的分類、錄入和更快的調(diào)取。檔案信息檢索建立完善后，調(diào)取學生的信息就可以通過分類篩選，將符合條件的學生挑選出來，以方便教學和管理。中學檔案信息檢索的建立能夠加快信息錄入和調(diào)取的速度，發(fā)揮電子檔案的優(yōu)點，提高檔案管理效率。

【參考文獻】

[1]陳傳榮.中學檔案信息化建設(shè)面臨的問題及對策[J].才智，2016，（16）：65.

[2]孫翠云.中學檔案管理信息化建設(shè)探討[J].電子世界，2016，（21）：40，42.

[3]楊秋苑.談中學檔案管理信息化建設(shè)的有效策略[J].黑龍江史志，2015，（3）：95-95.

（作者單位：湖北省十堰市第二中學）