淺談機關檔案工作突發事件的應急處置

摘 要：為有效預防、處理由于人為或自然因素引起的突發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序的事件，確保檔案資源安全，保證檔案工作順利進行，如何科學、高效地做好應急處置，最大限度減輕對檔案的損害成為了檔案工作中不可忽視的重要問題。本文從組織機構及職責、應急處置區域及搶救順序、預警和預防機制、應急響應、后期處置等幾方面淺談機關檔案工作突發事件的應急處置。

關鍵詞：檔案工作、突發事件、應急處置。

一、組織機構及職責

設立專門的組織機構是應急處置工作得以順利開展的前提。

（1）組織機構

領導小組：組長：機關分管檔案工作領導；成員：檔案主管部門負責人、財務部門分管資產管理負責人、安全生產主管部門分管安全生產負責人、后勤主管部門分管安全保衛負責人。辦公室主任：檔案主管部門主要負責人；辦公室副主任：檔案主管部門負責人；

成員：檔案主管部門專職檔案人員。

（2）職責

領導小組職責：負責組織、協調和指揮突發事件應急處置工作；負責提出重大決策提議，布置處置措施；負責組織和派員現場指導，做好與有關部門的協調工作；負責做好事故發生后的善后處理等工作。

領導小組辦公室職責：負責日常檔案安全信息監測、采集、匯總、分析；負責組織應急預案的宣傳、培訓和演練；負責提出檔案工作應急處置工作方案；負責在突發事件發生后，及時報警，并維護好現場秩序；負責向領導小組報告，提出預警及預案啟動的建議；負責在專業救災部門未到達前組織人員進行救災；負責做好已疏散和搶救檔案的安全保衛工作；承辦領導小組交辦的其他事項。

二、應急處置區域及搶救順序

在應急處置中，處置區域的區別和搶救順序是影響搶救效果的關鍵因素。

（1）處置區域

重點區域：檔案庫房及消防設施設備間；

一般區域：借閱室、整編室、數字化室、辦公室等功能業務用房。

要明確檔案庫房所在區域的水源、供電總開關位置。要配備常用及備用鑰匙，由檔案人員保管。

（2）搶救順序

在搶救檔案時，檔案人員應協助專業救援部門，按檔案的重要級別臨時安置和轉移檔案。

三、預警和預防機制

預警和預防工作是具有先行性、日常性的應急準備工作，是突發事件應急處置的重要組成部分和有效保障。對于火災、水災、盜災等不同類型的突發事件，應當采取不同的預警和預防機制，以期取得最佳的處置效果。

（1）應急準備

應定期研究檔案突發事件應急工作，建立和完善應急組織體系，加強應急隊伍建設，加強檔案安全管理和突發事件有關知識的宣傳教育，開展檔案安全防護設備、應急救援器材的監督檢查工作，確保消防通道暢通，注重電子檔案數據的備份工作并異地存儲，防患于未然。

（2）預防機制

①火災預防：重點處置區內嚴禁吸煙，不準存放易燃、易爆物品，停電時不得使用明火器具照明。要委托專業消防公司對消防供配電設施、自動火警系統進行巡檢維護和預警演練。

②水災預防：嚴格庫房溫濕度管控，定期觀測記錄。做好重點區域的防水工作，每次降雨降雪前后要進行檢查，及時排除隱患。

③盜災預防：確保門禁系統、防盜報警裝置及視頻監控正常運轉，定期巡檢。要將庫房門關嚴、鎖好，節假日或較長時間無人時，要加貼封條。

四、應急響應

根據突發事件性質、嚴重程度和影響范圍，分為Ⅲ級、Ⅱ級、Ⅰ級三個響應等級，并采取不同的應急處置措施。

（1）Ⅲ級應急響應

①Ⅲ級應急響應條件

當符合下列條件之一時，啟動Ⅲ級應急響應：

火災：處置區域出現燒烤異味，消防設備出現一般故障等現象。

水災：庫房空調冷凝系統冷凝管發生滲漏，處置區域局部出現輕微進水或滲漏等現象。

盜災：門禁系統、監控系統及防盜設備出現異常等。

其他災害：其他需要啟動Ⅲ級應急響應的情況。

②Ⅲ級應急響應行動

啟動Ⅲ級應急響應等級時，由領導小組辦公室副主任負責，開展應急處置和事故調查工作。

領導小組辦公室副主任負責啟動Ⅲ級應急響應預案；組織辦公室成員采取防護措施，進行安全檢查；協調有關部門、單位協助排除險情。領導小組辦公室應立即趕往事故現場，判斷事故發生原因，切斷電源；聯系相關單位對設備和線路進行檢查和維修；對發生事故區域進行清理恢復。災害事故發現人員應第一時間逐級上報領導小組辦公室副主任。

（2）Ⅱ級應急響應

①Ⅱ級應急響應條件

當符合下列條件之一時，啟動Ⅱ級應急響應：

火災：局部發生火災，可能導致檔案文獻被燒或設施受損。

水災：多處出現進水或滲漏現象，可能導致檔案文獻被浸泡或設施受損。

盜災：實體檔案失竊或檔案信息泄露等。

其他災害：其他需要啟動Ⅱ級應急響應的情況。

②Ⅱ級應急響應行動

啟動Ⅱ級應急響應等級時，由領導小組辦公室主任負責，率領辦公室成員開展應急處置和事故調查工作。

領導小組辦公室主任負責啟動Ⅱ級應急響應預案；組織辦公室成員及時疏散滯留在處置區內人員；協調有關部門、單位參與救援。領導小組辦公室應立即趕往事故現場，關閉庫房總控電源，及時報告單位內部相關部門、單位，配合救援人員參與救援；若初期災情未得到有效控制，應立即撥打電話報警，提供檔案分布、房屋結構等信息，引導救援力量進場救援；按照已確定的檔案搶救順序搶救、轉移和安置檔案；應急處置結束后，清點核查檔案文獻，對受損檔案文獻數量進行統計，并采取相應修復措施；發生檔案失竊、信息泄露等事件，應保護現場，積極配合有關部門、單位調查取證。災害事故發現人員應第一時間逐級上報領導小組辦公室主任。

（3）Ⅰ級應急響應

①Ⅰ級應急響應條件

當符合下列條件之一時，啟動Ⅰ級應急響應：

火災：大面積起火，已經或可能導致檔案受到嚴重燒毀、人員傷害等情況。

水災：一處或多處發生大面積進水或滲漏，已經或可能導致檔案受到嚴重浸泡。

盜災：涉密檔案實體失竊或涉密信息泄露等。

其他災害：其他需要啟動Ⅰ級應急響應的情況。

②Ⅰ級應急響應行動

啟動Ⅰ級應急響應等級時，由領導小組組長負責，率領小組成員統一指揮、協調各有關部門、單位指導應急處置和事故調查工作。

領導小組組長負責啟動Ⅰ級應急響應預案；組織及時疏散滯留在處置區內人員；指揮領導小組成員及相關部門、單位參與救援。領導小組成員負責調配人員配合社會救援力量參與救援，并負責各部門、單位間的協調聯絡工作。領導小組辦公室應立即趕往事故現場，關閉庫房總控電源，及時報告單位內部相關部門、單位和社會救援組織，提供檔案分布、房屋結構等信息，引導救援力量入場并積極配合參與救援；按照已確定的檔案搶救順序搶救、轉移和安置檔案；應急處置結束后，清點核查檔案文獻，對受損檔案文獻數量進行統計，并采取相應修復措施；發生涉密檔案失竊、信息泄露等情況，應保護現場，積極配合有關部門、單位調查取證。災害事故發現人員應第一時間報警并逐級上報領導小組組長。

五、后期處置

在檔案工作突發事件的應急處置中，發生之后的后期處置尤為重要。這既是應急處置的后續階段，也是為應急處置工作的不斷完善積累經驗的重要過程。

（1）事件報告

檔案突發事件發生時，事故現場檔案人員可采用電話等應急報告形式，但隨后應形成書面事件報告。事件報告內容包括：事件發生或可能發生的時間、地點、類別、影響范圍等；事件發生的簡要經過、結果，檔案損失情況的初步估計；事件原因分析；事件發生后采取的應急處置措施及事件控制情況；其他需要報告的有關事項等。

（2）獎懲

在處置突發事件工作中，任何單位和個人都不得對突發事件進行隱瞞、緩報、謊報。對在突發事件應急處置工作中做出突出貢獻或由于玩忽職守、瀆職、違法違規等行為造成嚴重后果乃至構成犯罪的部門、單位或個人，由有關部門、單位按照相關法律法規給予表彰、獎勵或追究責任。

建立和完善檔案工作突發事件應急處置預案是檔案工作規范化管理中不可缺少的部分，是保障檔案安全的必要、重要措施，對于檔案工作的穩定開展具有重要作用。因此，各級檔案部門、單位務必要高度重視突發事件應急處置問題，從預警預防到后期處置，要根據不同類型、不同級別的突發事件，采取多種措施，多效并舉，確保檔案安全。

（作者單位：水利部海河水利委員會）