普通高中檔案成果利用管理

摘要：近年來，普通高中檔案管理工作有了很大進展，然而，檔案管理工作中最重要的組成部分—檔案成果利用并未得到足夠的重視，當前普通高中檔案成果利用存在突出的問題，主要包括：檔案成果利用的宣傳不到位，相關主體的檔案成果利用意識薄弱；檔案管理信息化水平較低，相關機構和管理員的檔案服務能力不足；檔案成果利用缺乏統一的組織和引導。這些問題嚴重制約了普通高中檔案成果的有效利用。針對這些問題，本文提出了幾點可行對策：加強檔案成果利用宣傳，提高使用者的主動性和積極性；加快檔案管理工作信息化，提高檔案服務質量；以部門負責人為中介，緊密聯接檔案管理部門和檔案成果利用者，將檔案成果利用的工作切實落到基層，提高檔案成果利用價值。

關鍵詞：普通高中 教學檔案 檔案管理

普通高中檔案成果利用是指在維護學校、教師及學生的機密、隱私、知識產權等保密性信息的原則下，提供檔案成果為教學工作、研究工作和管理工作服務，以促進學校發展并實現社會服務功能。檔案收集、整理、保管、鑒定等管理工作的根本目的是通過檔案成果的高效利用實現檔案價值的最大化。如果將檔案管理局限于簡單的收集和保管等基礎性職能，那么檔案管理沒有價值可言。檔案成果利用水平是衡量檔案管理質量的重要標準。檔案成果的利用包括了對歸檔檔案的閱覽、電話查檔、網絡查詢、復制供應、陳列展覽、咨詢服務，也包括了對檔案編研成果的利用，即通過摘錄、縮編、剪輯等手段對檔案進行重新組織整理，形成概要性、介紹性的材料。

一、普通高中檔案成果利用中存在的問題

近年來，普通高中檔案管理意識普遍有了提高，檔案收集、整理、保管、鑒定等管理工作有了很大進展，然而，如果檔案成果得不到有效的利用，那么前期的檔案收集和整理等工作都失去了價值，檔案管理工作也失去了意義。檔案成果利用效率較低仍然是制約檔案高效管理的重要瓶頸，

（1）檔案成果利用宣傳不到位，相關主體檔案成果利用意識薄弱。普通高中檔案管理的根本目標是實現檔案成果的有效利用，提高學校的社會宣傳、教學管理、學生管理等工作的效率和效益。然而當前許多普通高中教師、學生、管理員甚至是主管檔案的負責人，將檔案管理工作的目標定位為按時收集歸檔、整理、保管，把檔案管理等同于資料的接收、堆積和存儲，究其原因主要在于相關政府部門、普通高中檔案管理責任人及管理人員本身對檔案管理認識不足，檔案成果利用意識較弱，很少甚至沒有組織開展檔案成果利用的相關宣傳工作，因此教工、學生等主體的檔案成果利用意識也較為薄弱。

（2）檔案管理信息化水平較低，檔案成果服務能力不足。一方面，隨著信息技術與檔案管理事業的逐漸融合，檔案信息化管理的優勢日益顯現。然而當前普通高中對檔案管理信息化的重要性認識不足，大部分普通高中的檔案仍以紙質文件為主，隨著資料文件數量的激增和檔案載體的多樣化，傳統的人工歸檔、整理、分類等工作已不能勝任繁重的任務，導致資料囤積、雜亂，檔案信息化管理成為亟需解決的問題。部分普通高中雖然使用了檔案管理系統，但由于經費不足或技術落后，檔案管理系統僅限于檔案文件名稱、檔案號、歸檔日期等基本信息的錄入與檢索，檔案管理信息系統形同虛設，無法實現檔案信息的有效收集、對接、共享、傳遞、再加工、保密等功能。另一方面，從當前普通高中檔案管理人員現狀看，大部分檔案管理人員理人員不專業，不專職，不固定。大部分普通高中檔案管理人員并非畢業于檔案管理相關專業，也未經過專業的培訓和考核，缺乏必備的的檔案管理知識及計算機應用能力，專業素養普遍不高。大部分檔案管理人員不專職，檔案管理人員往往由其他崗位的人員兼任。此外，檔案管理人員流動或崗位調動頻繁，因此檔案管理工作銜接也存在問題。從服務意識看，部分管理人員把檔案管理工作當作閑職，服務意識薄弱，甚至態度惡劣。檔案管理信息化水平較低，加上檔案管理服務能力不足，直接降低了檔案成果利用的效率和質量。

（3）檔案成果利用缺乏統一的組織和引導。當前大部分普通高中的教工、學生認為檔案的提交是檔案工作的最后一個環節，對檔案成果利用的價值和途徑沒有正確的認識，普通高中檔案成果利用大多為不定期的、個人的、自發的行為，在當前檔案成果利用意識薄弱，檔案成果利用水平較低的現狀下，缺乏統一的組織和引導使得檔案成果的價值難以得到充分的利用。以特定的教工團隊、學生團隊為單位，以特定的主題為主線進行統一的組織和引導，將具體的工作落實到各個部門，以有組織的團隊活動的形式提高教工、學生檔案成果利用的積極性和主動性，并在團隊合作中提高成果利用效率和效益。

二、普通高中檔案成果利用對策

（1）加強檔案成果利用宣傳，提高主動性和積極性。具體來講，檔案成果利用的宣傳工作可以從幾個方面入手：一是全國和地方教育主管部門定期開展各個普通高中檔案成果利用培訓，加強普通高中學校檔案管理負責人及管理員對檔案成果利用意義、目標、方法等基本理論的認知，并提高檔案成果利用的實際操作能力。二是相關職能部門要加強檔案成果利用工作的宣傳，強調檔案成果利用的重要性，將檔案成果利用的宣傳工作日常化，定期深入各個教學部門、管理部門及學生群體，提供優質的咨詢答疑服務，了解他們對檔案成果利用的需求和建議，提高教學成果利用的積極性和主動性。三是由普通高中學校及檔案管理人員，通過宣傳手冊、知識競賽、主題活動、成果展覽、網絡、app等多種形式，對教工、學生進行檔案成果利用的的宣傳和培訓，鼓勵他們積極參與檔案成果利用活動。三是檔案管理部門定期組織開展檔案成果利用的一系列相關活動，并積極做好咨詢工作，讓師生全面理解并參與到成果利用的實際工作，切實提升檔案成果利用水平。

（2）加快檔案管理工作信息化，提高服務質量。首先，各級教育主管部門、學校領導及分管教學檔案責任人應轉變觀念，正視檔案信息化管理的重要性和必要性，加大資金投入和扶持，在明確把握學校檔案管理需求的基礎上，采購相應的檔案信息化管理軟件，并與軟件公司簽訂配套的軟件培訓、維護、更新等服務協議，做好檔案信管理系統與教師OA系統、學生管理系統的無縫對接，實現數據采集、傳遞、共享、保密等功能。其次，檔案管理相關工作人員要不斷學習網絡技術、多媒體技術、計算機技術，提高對信息系統的應用能力，熟悉檔案采集、錄入、檢索、整理、保密、共享、統計等業務操作，在實際使用過程中應對信息管理系統的疑問、問題和建議向軟件公司反饋，形成一套適合學校自身情況的、高效的檔案信息管理系統。再次，檔案管理人員要積極參與的相關的業務培訓、業務研討會、同行交流等專業學術活動，鼓勵檔案管理人員參與學歷教育及進修，不斷提高自身的綜合業務水平，提高檔案服務能力和服務意識。

（3）將檔案成果利用的工作落實到教學部門負責人，提高利用效率。以年級、課程、教研室等為單位，將檔案成果利用工作落實到相關部門負責人，定期開展檔案成果利用工作，使檔案成果利用工作日常化。事實上，相關部門負責人是聯接檔案管理部門及檔案利用者之間的橋梁，其中介作用極大地促進了檔案成果利用率。例如教學業務檔案成果的利用，大部分教工將教學計劃、教學大綱、優秀教案、教學經驗總結、試卷質量分析、教師公開課及觀摩教學等教學活動記錄等檔案提交給檔案管理部門之后，就終止了教學檔案工作，而事實上，后續的檔案成果利用工作，才是檔案管理的價值所在。一方面，可以由相關部門統一組織和引導相同教研室或同一年級的任課教師、班主任等教工，對某個年級某個科目的教學檔案成果進行檢索、復制、陳列展覽，然后進行討論及教學反思，互相學習，提高整體的教學水平；另一方面，可以由相關部門同一組織和引導相關教工針對某一特定的選題進行檔案編研，即圍繞某個教學主題，通過摘錄、縮編、剪輯優秀的教案、教學經驗總結、教學公開課和觀摩教學等活動的內容，并按照一定的要求重新組織整理，推動學校教學質量的提升。

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