ERP環境下高校后勤財務管理思考

熊娜+康志紅+王秋娜+田映紅

[摘 要] 隨著現代信息技術的不斷發展和對企業數據價值的深度挖掘及應用，為高校財務管理提出了新要求。ERP信息技術的發展，使傳統財務管理模式向集成ERP信息化財務管理模式轉變。推進財務ERP信息管理建設，不僅有助于單位內部財務管理和資金監控，提高資金使用效率，還能有效加強單位內部風險控制，降低成本，提高工作效率。因此，單位必須順應形勢，大力推進財務管理ERP信息化發展，進行單位流程再造，由財務管理信息化促進單位管理信息化發展，以此帶動單位管理水平提高，實現單位治理能力和治理體系現代化。文章以云南省某高效后勤信息化建設為基礎，探討了ERP環境下高校后勤財務管理建設。

[關鍵詞] ERP；財務管理；業務流程再造；內部控制；信息化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 23. 039

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）23- 0065- 04

1 ERP的概念、作用、意義

ERP是指建立在信息技術基礎上，集信息技術與先進管理思想于一身，對企業資源進行有效共享與利用的系統。ERP通過信息系統對數據進行充分整理、有效傳遞，使企業的資源在購、存、產、銷、人、財、物等各個方面能夠得到合理地配置與利用。ERP是借助信息技術，以財務為核心，實現單位信息資源共享，支撐企業精細化管理和規范化運行的管理信息系統。ERP在系統設計中可集成更多的管理思想和理念，讓企業提高管理水平。

數據，被稱為未來新能源，王建國說：“它是人類第一次自己創造的能源”。美國著名的未來學家阿爾溫·托夫勒曾經預言：“電腦網絡的建立與普及將徹底地改變人類的生存和生活的模式，而控制與掌握的人就是人類未來命運的主宰。誰掌握了數據信息，控制了網絡，誰將擁有整個世界”。

隨著高校學校規模的不斷擴大和多校區辦學的格局，原有的財務管理、軟件運行模式無法滿足現代單位財務精細化管理、成本核算、內部控制和優質財務服務的需求。如何使財務與單位業務ERP信息系統集成一體，實現單位采購、生產、銷售、人、財、物等系統ERP集成和信息共享，構建完整的單位內控ERP信息管理系統；如何建立單位各項事務規范化、標準化、流程化、數字化、精細化的管理模式；如何提高治理能力和治理體系現代化等一系列問題，對財務管理提出了更高和更新的要求，財務人員不僅要成為單位發展過程的跟隨者、觀察家，更要成為單位發展的的引領者、戰略家。因此，必須實現從核算會計到管理會計的轉變，充分運用計算機技術和先進的財務信息管理系統，將單位的財務和業務更多的融合，通過對信息數據進行分析統計，加強成本核算，進一步降低成本，防范風險，加強內控，提高效率和效益，提升管理能力和水平，進而提高生產力，實現單位可持續發展。

2 信息時代高校財務管理存在的主要問題

2.1 傳統財務管理制約業務部門信息數據需求

電算化軟件在財務部門使用，僅僅用于對過去或現在的核算主體的財務活動進行反應和監督，財務信息成為各部門信息的來源，但提供的基礎數據是淺層次的，無法滿足管理者的需求。在數據信息時代對財務管理提出了新的要求，高校后勤經濟活動預測和分析不僅需要大量的數據搜集，還需要對數據進行深層次的挖掘、整理；業務部門的經濟事項無法通過網絡相互制約，有效監督、控制。因此，財務信息的質量、數量，僅靠財務軟件是不夠的，業務部門必須運用ERP信息，將其延伸到單位經營和管理的各個方面，實現業務與財務信息統一、協同。通過業務流程建設與IT技術相結合，以此達到會計信息系統不再是獨立的、封閉的，實現會計和業務一體化，讓核算從事后靜態核算轉變為事中的動態監督、核算。

2.2 無法實現部門之間信息資源共享

業務部門雖然配備了計算機，但各項工作還停留在“Word”文檔上，沒有或者很少直接利用計算機加工、處理信息，更不能與相關財務進行ERP信息傳遞、共享及利用。高校后勤涉及的行業多樣化，整個單位內部又是一個統一不可分割的整體，沿用以前的管理方式，要管理好單位的人、財、物是一件非常困難的事情，財務管理是對整個單位人、財、物的管理，光靠信息傳遞、加工是達不到管理要求的。

2.3 部門內部管理水平無法提高、規范

各部門管理者大多采用手工臺賬對自己所負責的事項進行管理。如食堂采購需要手工報送采購計劃，采購組進行手工統計匯總，采購過程中有數量或物資的調整，采購得按實際采購品種、數量、價格重新并分別制單，再由各食堂按實際驗收，才能進行報銷，此過程中需要多次手工記錄統計，重復勞動、反復核對，且容易出錯；其次，要做采購價格統計分析，同期的物資采購價格變化規律時，就得查原始記錄憑證，用大量人力去統計分析，可想而知其難度和工作量是非常大的。時間精力都耗費在了日常事務的處理上。怎樣在多校區、多食堂管理的諸多流程中，通過統一管理，嚴格各項標準，在流程化、數字化、精細化、高效率方面運行通暢，把管理中諸多繁雜的事務置于有效的動態監管之下，并且把不斷累積的大量數據轉化為可分析、可追溯的資源，智能地分析和測算經營情況，以便更科學超前地做出計劃，規劃好未來經營中的每個環節、步驟和營業狀態。工作量大、重復勞動多、勞動強度大的工作實現，不僅會使管理工作效率低，而且準確性、可靠性低，查閱困難，準確性差，很難適應高水平管理的需求。要求管理者必須改變陳舊的工作方式，提高管理效率，提升服務質量，更好的服務于學校。

2.4 財務內部控制制度無法實現

內部控制制度制定需要貫徹落實，但由于各項工作的獨立、分散，兼管起來需要耗費大量的人力。如維修庫房物料的領用與報修、維修、派工之間無法實現有效的監督管理措施。即報修處置與工單是否派送、發料與工單銜接、工單與驗收、結算等等，這些彼此都需是要監管的內容，用人工進行管控那是達不到目的的；另外，車輛單車成本核算，即一人一卡一車，對日常發生的人員費用、公里、油耗、過路費、停車費、維修費、養路費等進行監管，很難管控好費用的去向，單車成本的準確性，核算出車輛每公里的運行成本。

2.5 企業規模受制約，效率低

流程不能攜同，財務管理提供數據受阻，重復勞動加大了工作量。如：人員成本費用，一個部門人力成本約占整個部門成本費用的40%，做好人力成本控制也至關重要。因此，在日常管理中單位人事與財務要管理好四五百人，崗位設置、試用、聘用、工資的報送、發放、解聘都需要統一管理、統一審核、監督。從錄用新員工需提交申請報人事備案；工資發放，需人事，財務審核；工資考核項目多，電子表易錯；校區多，審批時間長；為便于日后統計，財務需要重新對工資發放及項目重新規范錄入增加了工作量，易錯、核對工作量大，整個工資從填報到發放、財務做賬時間長達半個月，70%的工作都集中在財務人員專職完成。由于沒有集成數據，員工也不方便查詢工資發放情況。

2.6 財務審批受制服務范圍

校園規模擴大，多校區辦學招生規模的擴大給單位各項服務體系增加了更多的壓力，多校區辦公給管理者開展各項工作帶來了難度，不能及時處理日常業務。原有紙質報送審批制度，已經滿足不了管理需求。

3 ERP環境下財務管理對策

ERP通過信息系統，以財務為核心對業務流程數據進行充分再造、整理、有效傳遞，使企業的資源在購、存、產、銷、人、財、物等各個方面能夠得到合理地配置與利用。實現單位信息資源共享，支撐企業精細化管理和規范化運行的管理信息系統，從而實現單位經營效率的提高。

3.1 ERP信息系統的建設實現了財務與業務流程的統一，讓內控制度信息化管理

將中心的人、財、物，經濟事項、規章制度、業務流程與核算固化到信息系統中，從而管控各個流程風險，通過相互制約，有效監督、提高核算的質量。

實現了單車成本核算的準確性，每天每月駕駛員都可以查詢到自己車輛目前所產生的費用；部門從采購計劃提交、采購完成、驗收入庫、審核報賬。物資出庫領用核算到各個班組、人員，流程都非常清晰，各崗位人員各行其責。方便各部門對所購物資明細查詢、管理。例如該校需要統計2015年1-5月白菜采購價格，以前無法做到，現在通過系統查詢進行統計分析，就可以對物價漲幅、部門運行成本進行準確分析；部門也可根據市場漲幅情況調整菜品，做到物美價廉滿足廣大師生需求，也為下一步各高校農校對接數字信息采購平臺奠定了基礎，方便了部門管理，也給財務監管理提供了依據。圖1為2017年3月-6月30日餐飲白菜采購價格情況，橫標數字表示月份、豎標表示單位，通過匯總分析本階段白菜均價為1.42元。圖2為維修組派工單報修人、驗收人、材料、結算都一一對應。

3.2 實現了后勤科學、規范管理的目標，提高了工作效率。

改變了人工重復勞動多、可靠性低，獲取信息慢，查閱困難，準確性差，適應了高水平管理的需求；實現了部門之間資源共享，有效管理好單位的人、財、物；網上報修、學生住宿、繳費信息化管理得到全校師生的一致好評，服務范圍不斷擴大，不僅做好校內服務保障，也得到社會效益。再如通過人事數據系統的建立，單位人員都納入ERP管理，從員工錄用，人事審核，部門考核、導入社保、個稅、發放工資，財務人員的工作量由原來的70%降到10%，數據從造表，提交、審核一次生成在系統中。這樣可以做到：使部門人員在可控制范圍；降低了財務人力成本；規范了部門工資管理；方便所有員工自行查詢工資；提高了部門工作效率；工資報表的數據生成給人力成本管理提供了依據；人事、財務信息的統一為人事檔案管理奠定了基礎；也為單位人事管理、考核，工資增長提供了決策依據。

圖3為后勤中心工資統一為基本工資、工齡工資、績效工資，前二項內容中心核定，績效工資根據部門考核內容自行制定標準，但總額不超核定，既體現統一性，又表現各部門的特殊性。

3.3 增強了財務控制手段的多樣性、靈活性、高效性

從采購計劃、驗收、入庫、庫房管理、領用、固定資產管理、低值易耗品管理、審批、報帳審核、工資報送等流程，實現單位業務、會計、信息流程各內控流程數據集成。通過經濟業務內在聯系實現了相互控制的目的，形成了系統的全面控制體系。單位數據系統標準化、管理方法的科學化、管理數據的精確化、管理效果的最優化，讓單位管理成為典范。

數據信息化建設與單位內部控制制度相結合把單位各項經濟業務流程融入到信息化建設中，保證了各項經營業務的開展，為管理層提供了更為準確、完整及時的信息，科學管理模式。改變了傳統以編制財務報表為目標，只記錄符合會計事項定義的單位業務事項，忽略了現代單位對信息要求更全面廣泛、多元化，而不是僅重視對已發生經濟交易或事項的信息反映。

3.4 提高了整個后勤職工的管理水平

對于財務管理工作來說ERP將財務人員領入一個全新空間，改變了財務人員對會計信息的搜集和處理方式，實現了核算會計到管理會計的轉變；財務人員要不斷學習、將新時代管理理念、科學合理的管理技術與IT技術緊密聯系起來，從而達到財務專業知識與單位最新經營管理理念高度融合，利用它來解決實際中的業務問題提高了財務人員的整體素質；要求財務人員既要具備專業財務知識，又要熟練掌握計算網絡技術對財務軟件的利用，促進財務人員協助整個單位經營管理。

部門業務人員從原來寫字都很困難的采購員，現在能熟練運用系統報銷自購物資，提交使用人驗收。后勤職工全程參與，凡有涉及業務發生的人員都需要進系統進行操作，經過反復的培訓大家現在都能很熟練運用系統了，從原來的報怨到現在沒有系統就無法辦公。

該高校后勤通過ERP系統建設，提高、規范部門內部管理水平，達到讓經營中的諸多事務置于動態監管，變成可分析、可追溯的狀態；實現財務管理與業務管理協同，把單位內控管理目標及流程，更全面系統地融入到數據信息管理平臺中，通過各業務實現自控預警，給單位帶來真正的價值及效益，真正做到信息、業務、政務公開，起到信息共享、業務監督、審批專一的作用，建立后勤各項事務規范化、標準化、流程化、數字化、精細化的管理模式，該校后勤ERP信息管理平臺建設獲2016年中國教育后勤信息化建設先進單位； ERP系統提高了服務水平、服務質量，提高資產營運效率， 最終滿足當前高等教育對后勤保障提出的高水平要求，為學校建設發展提供堅強的后勤保障。圖4為后勤ERP系統首頁界面。

主要參考文獻

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