辦公自動化環境下高職院校保密工作面臨的問題與對策研究

賴筱倩　曹天仕

[摘要]在信息浪潮席卷而來的大環境下，高校辦公自動化提高了辦公效率，但也給文件的安全保密管理帶來了挑戰。對高職院校而言，如何做好文件保密工作，已成為保密工作面臨的重要課題。本文探討辦公自動化過程中文件管理存在的問題，并提出相應的對策和建議，希望對高職院校保密工作起到一些積極的作用。

[關鍵詞]辦公自動化；保密工作；高職院校

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.137

[中圖分類號]G717 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0219-02

多媒體技術的快速普及，使校園網與電子校務平臺（OA）在高職院校迅速推廣普及。目前，計算機網絡技術已成為高職院校實現信息化教育的重要技術，無論是公文處理、校園信息、學生系統以及檔案管理，均在一定程度上實現了自動化管理，提高了辦公效率，也更加規范和系統化。然而，辦公自動化在帶來便利的同時也隱藏著危機，網絡和辦公自動化方面的泄密逐漸成為高職院校文件泄密的主要渠道。本文以廣西建設職業技術學院（以下簡稱“廣西建設學院”）文件保密工作實踐為例，探討如何建立保密長效機制，以確保高職院校的信息安全。

1高職院校現用辦公自動化系統（OA）概述

據了解，多數高職院校都已采用電子校務平臺進行日常校務管理，電子校務平臺即為辦公自動化系統（OfficeAutomation，OA）。該系統是利用先進的科學技術和現代辦公設備，全面或部分代替辦公管理人員的業務活動，優質高效地處理辦公信息和辦公事務。廣西建設學院現使用的辦公系統由北京通達信科科技有限公司研發，該公司是中國兵器工業信息中心的全資子公司，安全性有一定保障，但在系統運行過程中，仍然存在運行不穩定，更新不及時的情況，存在信息泄密的漏洞。

2辦公自動化環境下高職院校保密工作面臨的問題

近年，上級教育管理部門和國家保密局，對高職院校的保密工作給予了高度重視，高職院校的保密工作也取得了一定成效，如，不僅有意識地提升了高職院校領導、科研人員、教師、學生等各個成員的保密意識，也按要求做出了一系列防范舉措來加強日常保密工作。但泄密事件仍有發生，因為與傳統辦公條件相比，在辦公自動化環境下，信息傳播更高速便利，傳播的范圍、速度與影響力更廣，這促使高職院校不僅要做好傳統保密工作，還要應對一系列高科技竊密手段帶來的危機和挑戰。涉密信息從保密柜走進硬盤、存儲器、移動設備，其傳播渠道從傳統的實體到編碼程序，保密環境更加復雜。

2.1保密意識不強

以2014-2016年已公布的高校泄密案例的調查數據來看，造成泄密的原因普遍為人為因素，其通常表現為，對保密工作缺乏足夠認識，特別是對互聯網安全隱患重視不夠。在高職院校信息化建設過程中，重視信息建設的效率，忽視了信息保密工作的同步發展；重視對校園網絡和辦公設備的投入，對安全防范技術的更新工作缺乏關注，更缺乏長期有效的規劃。

2.2保密工作部門自身建設不力，保密制度不夠健全

保密工作是否安全有效，與保密工作隊伍的保密意識、業務素質、人員穩定性、管理程序密切相關。從目前來看，大部分高職院校盡管設有相關保密機構，但這些機構在具體業務，比如保密工作宣傳、保密工作監督檢查等方面缺乏專職人員進行管理，因此，工作開展缺乏系統性和長期性。部分高職院校由于自身原因，保密工作人員由聘用人員擔任，存在人員替換頻繁、兼職人員擔任工作零碎繁雜等情況，造成保密信息管理疏漏，存在安全隱患。

2.3辦公網絡環境管控不嚴

當今社會，網絡“黑客”無處不在，國家黨政機關的核心機密、企業的商業秘密及個人隱私等均在他們窺視之列，高職院校也不能幸免。高職院校辦公自動化的實現緊密依托互聯網，且大部分內外網互聯，在給信息傳播提供便利的同時，也容易被不法分子利用，竊取保密信息。此外，電腦病毒是一種人為制造的，在計算機運行中，按照設計者制定的方式對計算機信息或系統起破壞作用的程序，現已成為高職院校自動化辦公環境下對文件信息安全的又一威脅。

2.4辦公自動化設備管理不嚴

高職院校辦公設備的維護、保修，大多采用招標引進的方式，考慮商家的效率，但沒有嚴格保密要求，廠家通過聯機測試設備或移動存儲設備，可將機內存儲的內容進行復制，存在安全隱患；在設備淘汰、報廢時，沒有嚴格履行涉密設備審查，存在涉密信息的存儲器有可能成為泄密源的問題；在軟件方面，大多高職院校不能全部使用國產正版軟件，在辦公自動化設備中，盜版軟件的運行有可能造成涉密信息擴散或網上泄密。

3加強辦公自動化環境下高職院校保密工作的對策

針對高職院校辦公自動化環境下保密工作的實際情況，筆者提出以下幾方面的建議。

（1）在責任承擔方面。高職院校要全面實行領導負責制和一把手責任制，涉密高職院校一把手和涉密部門負責人為安全保密第一責任人，切實落實保密信息管理工作。

（2）在制度建設方面。遵循我國的保密法和計算機網絡安全管理規定等相關制度，并與高職院校自身保密實際情況相結合，建立健全針對辦公自動化網絡安全維護的相關制度，使網絡安全維護工作有章可循。

（3）在運行管理方面。一是嚴禁涉密電子設備直接或間接地與互聯網或其他公共信息網連接，實行物理隔離，做到專機專用；二是嚴格遵守涉密場所要求的安全保密和防火、防盜措施，配齊配強保密場所防護措施。

（4）在安全維護方面。一是定期和不定期開展保密檢查，對重點涉密部門進行重點查看，檢查保密制度的落實情況和防范措施的實施情況，發現問題要依法依紀嚴肅處理；二是對涉密計算機的維修、銷毀，高職院校要委托專業部門安排拆卸、維修、銷毀涉密計算機。

（5）在人員管理方面。一是嚴格按照國家保密局的有關規定，嚴格涉密人員的選配和崗位培訓，明確崗位職責，定期開展保密相關培訓，增強保密意識；二是要求涉密計算機和校園網絡的管理維護人員，認真做好日常維護保養，定期檢測殺毒，確保網絡安全。

保密工作是黨和國家的一項重要工作，也是高職院校日常工作的重要組成部分。面對辦公自動化的環境，日益嚴峻的保密工作環境，高職院校領導層與涉密人員要樹多層次、立體全方位的保密觀念，確保保密工作安全有效的開展，從而推動信息化形勢下，高職教育健康發展。