醫院綜合檔案數字化建設的應用與體會

張芹

[摘 要]信息技術的快速發展給社會帶來了較大的變化。因此，在醫院綜合檔案的管理過程中，應加大對信息技術的應用力度，實現醫院綜合檔案數字化建設，加大對綜合檔案的應用力度，進而為醫院發展作出更多的貢獻。因此，本文主要探討了醫院綜合檔案數字化建設的應用與體會，旨在為相關工作者提供借鑒。

[關鍵詞]醫院；綜合檔案；數字化建設；應用；體會

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.095

[中圖分類號]G270.7；R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）24-0-02

隨著我國社會的不斷發展，信息技術的水平快速提升，并在各個領域廣泛應用。綜合檔案是一項重要的信息資源，對醫院的決策和發展都起著至關重要的作用，所以一定要做好醫院綜合檔案的管理，目前在醫院綜合檔案管理過程中，已經融入了相關的信息技術，實現了電子檔案，所以傳統的管理方式已經難以滿足要求，應采取合理的措施，提高綜合檔案數字化管理水平，為醫院發展提供更加有利的條件，進而促進我國醫院快速發展。

1 醫院綜合檔案的特點

1.1 醫院綜合檔案載體的特點

以往檔案主要以紙張為載體，用戶可以直接進行查閱，隨著信息技術的不斷發展，醫院綜合檔案逐漸以光盤或磁盤為載體。想要對檔案信息進行閱讀，必須對光盤或者磁盤進行解碼。紙質檔案和數字化檔案是醫院綜合檔案兩種重要的載體，均記錄了醫院發展的相關信息，但是在管理方面則存在的較大差異，對紙質檔案管理較為方便，在對數字化檔案進行管理時，需要較強的通信技術，同時還要對計算機進行及時的更新。

1.2 醫院綜合檔案時效的特點

醫院綜合檔案涵蓋的信息較為廣泛，包括科教、黨群、財務等各個方面，所以管理、查詢等都需要消耗掉大量的時間。在綜合檔案管理過程中，通過應用相關信息技術，包括數據庫查詢技術等，實現快速檢查，為信息使用者提供更加便利的條件。同時，通過對信息技術的應用，能夠對醫院綜合檔案進行快速歸檔，這樣在一定程度上，提高了醫院綜合檔案管理水平。

1.3 醫院綜合檔案共享的特點

以光盤或磁盤為信息載體的醫院綜合檔案，通過對計算機的應用，可以實現共享。醫院綜合檔案信息的共享方式不受空間以及時間的限制，只要通過網絡終端，就可以查閱到相關的檔案信息，而且能夠避免對檔案造成破壞問題的發生，所以非常有利于信息使用者借閱。

2 醫院綜合檔案數字化管理的應用研究

2.1 文件管理與檔案管理的區別

文件是檔案的重要基礎，一般情況下，檔案是由文件轉化而來的，文件管理和檔案管理強調的內容不相同，文件管理注重現行的有效作用，檔案管理更加注重后期的開發和利用。對于檔案，可以將其看成有一定價值的現行以及非現行文件，值得將其進行保存，而個別沒有價值的現行文件，是無需進行保存的。

2.2 文件管理與檔案管理的關系

文件管理與檔案管理二者具有一定的聯系，在文件形成初期，應保證文件的真實性，否則轉化為檔案后，失去了真實性，就是失去了檔案的價值，這樣就無法對檔案進行保管和管理。同時，若一些管理人員將有價值的信息刪除掉，也無法保證信息的完整性，這樣就會使得電子文件價值流失。因此，在文件形成初期，檔案管理人員就應做好評估工作，了解電子文件的檔案價值，這樣就可以保證歸檔的效率及質量。

2.3 醫院綜合檔案數字化管理的內涵

醫院綜合檔案數字化管理是通過對信息技術的利用，對過去的檔案管理模式進行轉變，實現對文件以及檔案信息的整體控制。醫院綜合檔案數字化管理模式主要指的是“文檔一體化”管理模式，這種模式對文件管理和檔案管理進行統一管理，將其看作成一個統一整體，進而對文件和檔案信息進行有效的質量控制

3 醫院綜合檔案數字化管理工作的難點

3.1 管理人員思想觀念落后

醫院綜合檔案數字化管理對象不再是紙質文件和檔案，而是電子文件和多媒體檔案，這說明檔案的載體和管理方式發生了變化。電子文件和多媒體檔案離不開計算機技術以及相關設備的支持，所以檔案管理人員必須充分了解相關計算技術以及軟件設備，才能保證醫院綜合檔案管理的順利進行。這就對檔案管理人員的綜合素質水平提出了較高的要求，但是在實際檔案管理過程中，一些檔案管理人員思想管理較為落后，仍然以人工的方式管理檔案，這樣就大大降低了醫院綜合檔案管理水平。

3.2 檔案管理流程不合理

目前，我國一些醫院采用的傳統管理模式，其流程存在許多不合理的地方，它們將文件管理和檔案管理安排在兩個部門，而且其關注點也存在不同，但是二者存在一定的關系。在檔案管理過程中，檔案管理人員就需要對文件形成初期情況進行充分的了解，但是由于是在兩個部門，所以在收集檔案時面臨很大的的困難，這樣對檔案的管理具有很大的不利影響。

3.3 管理人員技能水平低

管理人員技能水平與醫院綜合檔案管理具有直接關系，但是目前我國一些醫院對綜合檔案管理不夠重視，也未安排專門的人員進行管理，一些醫院的綜合檔案管理人員不是專門的管理人員，所以在綜合數字檔案管理方面，管理人員技能水平較低，缺乏較強的實踐能力，達不到良好的管理效果，

4 醫院綜合檔案數字化管理的對策

4.1 聯系醫院發展戰略

想要促進醫院綜合檔案數字化建設，還應結合醫院發展戰略，能夠為醫院決策提供更加有效的信息，進而促進醫院的不斷發展。所以首先應強化醫院領導意識，使其重視檔案信息管理工作的開展，并充分發揮檔案信息的作用。同時，醫院在發展規劃制定過程中，應將檔案管理作為一項重要任務，將其落實到具體的實踐當中。

4.2 整合各個部門信息子系統

為了加強對醫院綜合檔案的應用，還應對各個部門信息子系統進行整合，為綜合檔案數字化管理建設更加有利的信息環境。對信息子系統的整合，應盡量詳細、全面，主要包括人事管理系統、科研醫療系統等，這樣通過信息綜合擋板的建設，使對檔案的存取以及查閱更加的自由、便利，有利于提高醫院綜合檔案的管理水平。

4.3 完善綜合檔案數字化管理的設施標準

與紙質檔案不同，數字化檔案要求有較為完善的硬件設施，這樣才能保證數字化管理工作的開展。所以醫院應不斷完善有關的硬件設施，并定期對軟件進行檢查，及時更新，對于損壞較為嚴重的硬件設備，應及時更換，防止由于硬件設施問題造成文件丟失等情況。同時，在對綜合檔案數字化管理過程中，還應根據實際情況，制定完善的綜合檔案數字化管理設施標準，嚴格按照要求，對文件檔案進行分類管理，這樣才能保證文件檔案的可操作性。

4.4 加強業務培訓

由于數字化綜合檔案管理涉及許多的計算機軟硬件的操作，所以要求檔案管理人員應掌握一定的網絡信息技術。若綜合檔案管理人員不懂計算機技術，就無法滿足數字化綜合檔案管理需求。因此，通過教育培訓方法，提升檔案管理人員的信息技術水平，同時還應加強其業務能力及責任感，進而使其做好數字化檔案管理工作。

4.5 完善硬件設備

隨著我國信息技術的不斷發展，計算機硬件設備不斷更新，所以在綜合檔案數字化管理過程中，所采用的計算機硬件設備，也應及時地進行更新，同時還應加強對計算機設備的創新，充分發揮計算機技術在醫院綜合信息檔案建設過程中的作用，提高醫院綜合檔案數字化管理水平。

5 結 語

醫院的決策和發展需要綜合檔案作為重要支持，所以一定要做好醫院綜合檔案的管理。隨著我國信息技術的不斷發展，傳統的醫院綜合檔案管理方式已經難以滿足要求，所以應采用數字化檔案管理模式。這種方式主要通過信息技術對檔案進行管理，大大提高醫院綜合管理效率，同時方便對綜合檔案的使用，為醫院的發展做出更多的貢獻，但是目前我國醫院綜合檔案數字化建設還存在許多的難度，不利于對醫院綜合檔案進行數字化管理，所以未來還應采取合理的措施，對醫院綜合檔案建設進行不斷的完善，進而更好地發揮數字化綜合檔案在醫院發展過程中的作用。

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