企業檔案管理信息化研究

段常敏

[摘 要]當前，我國信息技術發展迅速，逐漸滲透到社會多個行業領域中。其中檔案管理是保障企業充分掌握更多信息資源的主要方法及途徑，而在信息時代，以往采用的傳統檔案管理方式已難以有效滿足檔案工作的發展需求，檔案管理信息化的概念由此提出。檔案管理信息化采用信息化的方式不斷改變傳統的檔案管理方式，促進檔案管理工作充分適應時代發展要求，最終切實提升檔案管理的水平及效率，這也是檔案管理信息化工作開展的主要目標。為此，本文首先分析了檔案管理信息化的意義，進而分析了檔案管理信息化存在的問題，最后分析了加強檔案管理信息化建設的措施。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；信息安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.113

[中圖分類號]G270.7；F272 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）24-0-02

0 引 言

近年來，我國企業對檔案管理工作越來越重視，檔案管理工作的重要價值及意義不斷凸顯，而隨著檔案工作內容及材料不斷增多，給檔案管理工作的正常開展帶來了很多困難。如今，隨著現代信息技術的快速發展，企業檔案管理工作也開始由傳統的管理形式向信息化管理形式轉變。檔案管理信息化能夠快速獲取所需的信息，大幅度提升了工作效率，給傳統檔案管理方式帶來了巨大沖擊，這也是檔案管理信息化的主要目標。

1 檔案管理信息化的意義

目前，我國傳統形式的檔案管理，已經不能滿足時代發展需求，主要因為檔案管理工作本身需要與時俱進。以往傳統的檔案管理大多以圖紙、文件等多種形式進行保存，這種保存方式很容易受到天氣、外部條件及本身材料等因素的影響。隨著現代信息技術的快速發展，檔案管理信息化的意義主要體現在以下兩個方面。第一，減輕了工作人員的工作強度，提高了工作效率。傳統的手工收集檔案管理方式，需要工作人員親自對檔案進行收集管理，相對來說工作量比較大，而且人工操作效率也比較低，費時費力。如果企業采用了檔案管理信息化的手段，就能夠更加快速地對數據進行收集管理，而且錄入的數據也能夠進行重復利用，并實現資源共享，大大減輕工作人員的工作強度，有效提高了檔案管理的工作效率。第二，能夠更加快捷地檢索查詢。傳統的檔案檢索方式，需要管理人員親自動手去找所需要的檔案，這種方式既費時又費力。而檔案經過信息化處理后，工作人員只需在電腦上輸入檔案名字就能夠快速找到所需的檔案，而且查找出來的信息也更加全面、更加準確。

2 檔案管理信息化存在的問題

2.1 信息化管理泄密風險

信息化時代，人們對檔案信息的保管和儲存從原始的紙質檔案變為電子文檔。雖然電子檔案更改容易、不浪費資源，并解決了紙質化檔案保存困難、容易毀壞等問題，但是電子檔案也存在泄密的風險。在信息時代，有很多不法分子利用計算機網絡技術竊取檔案資源，并對其進行篡改，甚至對檔案信息進行惡意破壞和刪除。而有的檔案涉及重要的科研成果和企業機密，一旦出現信息泄露，將給企業造成不可挽回的損失。同時，很對不法分子對竊取到的檔案信息進行販賣，導致科研成果付諸東流，給我國科研帶來巨大損失。

2.2 缺乏專業的檔案管理人員

當今互聯網技術發展迅猛，檔案信息化管理要求管理人員不僅要具有扎實的專業理論知識，同時還要能夠熟練操作計算機，只有這樣才能勝任檔案管理工作。然而現在很多檔案管理人員多數都是兼職，他們不僅缺乏檔案管理方面的專業理論知識，也沒有接受過專業訓練，大部分工作人員對檔案管理的工作范疇認知，還停留在簡單的資源整理、分類，同時也不能熟練操作計算機，培訓難度高。因此，非專業的檔案管理人員難免會制約檔案管理信息化建設的創新進程，同時也會嚴重影響檔案管理信息化工作的順利開展。

2.3 檔案信息化管理制度不完善

目前，許多企業都沒有完善的檔案信息化管理制度。具體來說，檔案管理信息化制度較為落后，在很多時候只是照搬照套傳統的檔案信息管理制度，不符合時代發展的要求，難以適應信息時代對檔案信息化管理的要求。并且現在很多企業在進行檔案信息化管理時，沒有結合自身的發展特點和需求，建立自己的檔案信息化管理制度體系，大都流于形式，缺乏自主性和創新性。

3 加強檔案管理信息化建設的措施

3.1 強化檔案數據信息安全

檔案數據信息安全強化的目的就是保證人員獲得完整、真實、有效的檔案信息。檔案的數據信息安全可以通過運用訪問驗證、加密技術、安全通訊等技術來加以保障。首先，對檔案數據信息進行加密處理。內部人員在訪問檔案資源時，需要提供相應的密碼進行解鎖，以此防范非內部人員訪問檔案數據信息進行惡意破壞、病毒傳播等行為，從而在一定程度上保證檔案數據信息的安全，保護檔案數據在傳輸過程中的穩定性。其次，利用訪問驗證控制技術對檔案信息進行隔離，避免外來非正常用戶的非法侵入行為，即使在傳輸過程中出現信息丟失，他人也無法解讀其中的信息。

3.2 加強檔案信息化管理隊伍建設

隊伍建設是檔案信息化管理工作順利進行的前提條件，隊伍成員的綜合素質及專業技能的優劣直接關系著管理工作的成敗，因此對檔案管理人員進行技能素質培訓是十分必要的。首先，企業可安排經驗豐富的老員工全程指導新員工，使其掌握必需的知識和技能。其次，企業可以采取繼續教育以及專題講座等方式對信息化管理人員進行培訓，提升其熟練使用網絡技術完成檔案管理工作的能力。最后，定期對檔案管理人員的業務知識和專業技術進行考察，實行優勝劣汰的制度方針，從而激發檔案信息管理人員提高自身素質水平的積極性和主動性，使檔案信息化隊伍符合時代發展的要求。

3.3 健全檔案信息化管理機制

第一，優秀的檔案信息化管理制度是檔案管理工作的指路明燈，每個企業都應該依據自身的特點制定相關的管理制度，同時在不同發展時期要對檔案管理信息化制度進行同步調整，并將檔案信息管理制度作為工作的前提，避免盲目化的檔案管理信息化建設。第二，檔案信息管理制度應該按統一領導、分級管理的模式，對不同部門制定相應的規章制度，不斷細化個人的工作范疇，以便及時了解自身的職責，同時加強制度執行監督，避免讓檔案管理制度流于形式。

第三，在檔案管理信息化建設的過程中，企業要對現有的檔案管理組織進行升級創新，組建完整的檔案管理組織體系，建立并完善保密、查閱、移交等檔案管理制度，使檔案工作有章可循、有據可依。同時，企業要加強檔案管理信息化工作的保密性，防止發生泄密、盜取等行為，同時有機結合國家的ISO標準體系，形成獨特的、有效的檔案管理組織，推進檔案管理信息化工作的發展。第四，企業要完善檔案管理信息化建設的監督機制，使檔案管理工作能實現自我約束、自我監督。同時，企業還要對檔案管理內部人員進行有效監督，規范監督章程和監督條例，完善內部監督手段和監控方法，盡可能減少和控制檔案泄露和抄襲發生的幾率，推動檔案信息化管理工作不斷進步。

4 結 語

信息化時代已經到來，給檔案管理信息化工作帶來了機遇與挑戰，信息化的檔案管理方式已成為檔案工作發展的必然趨勢，企業必須給予高度重視。因此，在檔案管理信息化建設的過程中，企業需要適應時代發展的要求，使檔案管理工作跟上時代潮流。

主要參考文獻

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