構建軟件企業財務共享中心及大數據采集模型的思考

○易聯眾信息技術股份有限公司

蘇元興

構建軟件企業財務共享中心及大數據采集模型的思考

○易聯眾信息技術股份有限公司

蘇元興

當今人類社會進入了一個前所未有的信息化發展的“大數據”時代。而“大數據”時代極大地推動“共享”熱潮，這股熱潮對眾多企業的財務共享中心建設及大數據采集產生了重大影響。本文從軟件企業建設財務共享中心的意義與作用入手，分析當前軟件企業構建財務共享中心存在的困難，并結合當下企業“大數據”采集處理與“共享”平臺結合應用的實際案例，提出一些匹配軟件企業財務戰略決策、財務監管和提升會計信息質量的對策建議。

軟件企業 財務“共享”中心 大數據采集 財務管理

一、引言

“大數據”時代極大地推動了“共享”熱潮，這股熱潮對眾多企業的財務共享中心建設及大數據采集產生了重大影響。它促使企業在新技術浪潮下的財務工作更加自動化和智能化，在降低工作運行成本的同時創新戰略決策，企業財務人員需要主動擁抱信息技術帶來的改變。在軟件企業，財務人員主導發起構建財務共享中心，使得企業內部費用報銷數據的獲取由手工做賬統計轉變為共享中心智能化獲取，由碎片化記錄轉變為系統化分析，這在提高財務人員工作效率的同時，強化財務監管職能，使得財務管理更加匹配企業戰略決策。由此，中國軟件企業主導規劃和建設的財務共享中心在新技術浪潮的推動背景也日漸清晰。在此時代背景下，本文以A公司為例，著重分析如何利用財務共享中心，幫助企業降低成本、實現經濟業務可持續發展及強化內部控制，以期能夠讓企業抓住大數據時代機遇提升自己的財務管理水平與質量。

二、構建軟件企業財務共享中心與大數據采集模型的意義

全球正進入到一個“大數據”的黃金時期，“大數據”對社會各領域的發展將都產生不可估量的影響，其中就包括對軟件企業財務管理方面的影響。各種財務數據作為企業核心的財務信息來源，扮演著掌握企業命脈的關鍵角色。隨著企業規模不斷擴大以及企業財務活動的日益復雜化，企業對于財務信息數據的安全性、高效性及屏蔽性等問題的考慮也就上升到一個新的層面。傳統瑣碎的財務信息處理方式已不再適用于當今時代的業務發展需要，只有通過構建財務共享中心，對數據有效地統計與運用，才能實現企業會計核算處理的集中化，內部知識資源整合的高效化。從而有效降低企業財務人員成本，優化財務團隊的人力資源，強化軟件企業的內部控制，進而通過標準化操作實現減少費用審批環節的隨意性；促進會計信息質量的提升，提高經營效率，增強企業財務創新能力和核心競爭力。大數據時代，借助互聯網云會計技術，能夠實現企業內各部門乃至與其他分公司之間數據的無縫對接。通過信息共享中心這一平臺，建立規范化、標準化的費用報銷管理體系，幫助企業提高費用報銷項目處理能力，增強財務管理管控力。

三、當前軟件企業構建財務信息共享中心與大數據采集模型存在的主要問題

(一)高層管理人員缺乏信息化系統建設的戰略規劃

企業財務共享中心與大數據采集模型建設需要基于企業自身的整體戰略規劃協調展開，否則難以保證系統的穩固建設。然而，當下由于許多軟件企業管理者對管理會計的認識與運用能力不足，導致財務管理信息化建設無法形成戰略化體系，企業宏觀數據的采集與財務共享流程也缺乏一個完整的建設框架體系。由此造成一系列財務信息與企業整體戰略決策、規劃以及反饋等方面工作的不協調、不統一，這不僅不利于財務共享中心的建設，還可能為企業的整體發展帶來負面影響。

(二)信息數據管理不太規范

目前，大多數軟件企業采用的OA系統雖兼顧了財務費用控制功能，但是面對海量、多樣的財務信息數據，OA系統的建模能力仍有待提高。同時，許多軟件企業對財務信息數據未設置分類界定標準或是界定標準不明晰，信息資源共享不充分，例如某些軟件企業，低值易耗品的管理未設專人監控或是對固定資產的管理較為薄弱。另外，財務管理未實現對財務數據資源的充分挖掘、分析與共享，因而無法展開數據進一步應用，不利于財務共享中心的建設與大數據采集模型的構建。

(三)財務信息數據系統“兼容性”較差

在財務信息共享中心系統建設過程中，由于系統無法實現對企業的所有資金流、信息流等集成中心化的共享式管理，“信息孤島”問題頻頻出現。ERP系統的廣泛應用，雖然在很大程度上解決了企業信息資源配置方面的管理，卻由于各企業自身對信息數據的需求獨特性與軟件匹配程度不同，對財務管理造成了或多或少的影響。

四、強化軟件企業財務信息共享中心與大數據采集模型構建的對策建議

(一)強化管理層財務戰略規劃能力

企業高層管理人員可以通過對“大數據”下財務信息數據實行無邊界融合式管理，從而實現財務管理與其他職能部門的融合協調發展，即通過解放財務管理的層次化理念，以扁平化的組織管理結構提高組織效率，激發企業內部的創新潛力，深化企業文化，積極與其他企業就財務管理、財務數據系統構建、財務戰略規劃等方面的內容展開橫向合作交流探討，從而制定一個較為完善的信息化建設戰略規劃，進而協調統一財務信息與企業整體戰略決策、規劃以及反饋等方面工作，促進財務共享中心的建設，幫助企業實現良性循環運作。另外，定期組織高管人員參加戰略規劃培訓工作，加強高層管理人員戰略規劃水平，培養國際化財務戰略眼光。

(二)提升軟件企業信息數據整合分析能力

“大數據”時代下，為了構建合適的財務信息共享平臺，提升企業自身的信息數據整合與分析的能力是不可或缺的財務管理技術。一方面，通過對海量的信息數據進行量化管理，高效保質地廣泛獲取真實可靠的數據信息，發揮主觀能動性積極對數據的“歷史足跡”與“本期發生”進行分析研究，讓數據“開口”說話，提升數據分析能力，更好地將埋藏在數據之中的有應用價值的數據進行利用；另一方面，以用戶為中心,以實際操作應用為主線,建立具有自身特色的數據收集框架體系，把握企業經營活動的主脈絡，為管理層的決策提供良好的信息支持，滿足企業財務管理的需要，提升會計信息質量，為企業在競爭激烈的市場中脫穎而出的提供有力手段。

(三)構建動態化財務管理體系

企業可以通過構建集管理軟件平臺、網絡傳輸、數據庫存儲為一體，融合人力資源、產品管理、后勤物資、投資項目等方面細化項的綜合信息化財務管理系統，實現財務監管、降低成本，提高企業整體工作效率及質量。另外，在財務信息數據一體化基礎上，還可以通過“大數據”實現財務信息完整度的極大提高和財務數據實時有效的動態同步。也就是說，以一體化的財務管理體系貫穿財務費用信息共享中心，以“大數據”實現共享中心財務信息數據的及時有效統計與運作，避免“信息孤島”現象頻發，實現軟件企業內外部諸多信息共享。另外，企業應結合自身實際發展情況，改進完善財務信息共享機制與數據采集、統計、處理與運作流程，為企業財務管理提供有力的支持力量。

五、A軟件企業構建財務共享中心及大數據采集模型的案例分析

(一)案例背景

A信息技術股份有限公司是國內民生信息服務行業第一家上市企業，在核心技術領域及商業模式上持續創新并創造行業內多項第一。公司深度整合政府、企業和社會大眾不同層面的民生信息服務需求，依托社保卡業務、民生行業應用軟件、云平臺、智能終端等全面的軟硬件產品應用體系，逐步構建起線上線下一體化的綜合運營服務模式，形成應用、平臺、渠道、運營的組合優勢。A公司的財務共享中心與大數據采集的結合應用目前還在起步階段，但其創新性強，有研究價值。本文以A公司為例，從項目的受益方、實施方及其他相關方視角入手，圍繞“大數據”驅動財務共享中心的建成與完善展開聚焦式案例分析。

(二)A公司在費用共享管控方面存在的困難

A公司在費用共享管控方面存在的主要困難有以下幾個方面：①財務信息數據時效性差、傳遞速度慢。費用管控作為軟件企業日常工作中的重要組成部分，牽系著A公司的母、子公司的資金流通，在極大程度上影響著企業資金損失和經營效率。在費用報銷方面，由于軟件企業報銷類別與細化標準繁多，在報銷時限、報銷票據規范等方面要求嚴格，因此費用報銷工作常會因為人為因素造成財務制度無法得到有效執行，例如憑證的處理、報銷支付等方面進行重復性的工作，浪費大量人力；在資金使用與預算管控方面，出于保密性考慮，各機構內與財務相關的軟件僅僅在有限的人員內使用，倘若財務部門負責人對審計缺乏專業認識，無法實時更新及共享財務費用信息，將難以上達管理者，不利于將當前項目的資金運用情況與項目預算作出比對，及時地調整項目發生的費用，進而易造成由于企業費用報銷執行不當造成預算超支的情況。②財務費用報銷流程中還存在監管漏洞。現階段的財務費用制度主要分為日常費用管理制度及預算費用管理制度，涉及差旅、福利相關方面以及A公司預算執行監控以及項目預算的管控方面。各機構時常會因為財務數據分布的地域和機構不同，各地市尤其是偏遠地區報銷票據種類繁雜、不規范，以及人員出差多、人員交接不到位，報銷時效性引起的報銷流程的問題，造成日常開支報銷不及時或項目開發工程情況與費用列支情況進度不一致，內部報銷流程會因為財務信息數據的屏蔽性而產生出現一些不規范的審核列支情況。例如一些軟件企業存在報銷票據不合規、報銷時效性弱等問題，難以有效控制計劃外支出的發生。③費用整體管控制度不完善。A公司的政務及醫療衛生業務已推廣到福建、山西、廣東、廣西等多個省份，但目前絕大部分子公司費用報銷仍然為手工的線下操作模式，由于子公司規模原因又未在內部設置審計專員，因此在費用審核過程中受人為操作影響較大。

(三)A公司財務共享中心與大數據采集模型框架研究

合適的大數據采集模型框架能幫助企業實時地采集、整合及處理與財務管理活動相關的各種財務和業務數據，并通過費用共享這一平臺，將一系列的資金使用情況呈現給管理者，使管理者能即時地獲取相關財務信息數據以作出更加準確合理的分析與判斷。A公司建立財務共享中心與大數據采集模型框架研究成果：①費用預算按三維進行分類：一維按費用編制基礎，分為項目費用與部門期間費用兩大類；二維按費用類型，分為差旅、通訊、招待、培訓以及辦公等方面；三維按費用狀態，分固定性費用與項目驅動的可變性費用兩類；②費用管控流程清晰：包括事前項目的預算管控，即項目開展前與各機構管理層進行充分溝通，了解并確定本次項目的工作目標，確保實現作業效率與效果、流程合規及資產安全可靠；事中項目領導與部門領導的審核監督，即項目開展過程中積極與相關合作機構領導部門合作交流，采取觀察各業務活動執行情況和深入訪談等方式對項目進行費用發生狀況的分析與評估；事后費用的執行情況的匯總及反饋匯報；③構建數據模型：通過因素分析、比較分析、趨勢分析等方法構建財務數據分析模型；通過執行異常報表，人員費用發生實時表，項目費用執行表等來監督與防范企業經營活動資金和項目執行情況之間存在的不協同等問題；④構建了差旅費用分析模型：A公司作為軟件企業，涉及的項目主要是開發和實施，差旅費用占比較大。基于杜邦分析法，將差旅費控制點從交通、住宿兩大方面支出入手，按細項層層分解至最基本的日住宿、出差人次、出差天數、補貼標準等生產因素，財務負責人員及管理層通過財務共享中心跟蹤項目進度并獲取相關數據，實時將項目費用與項目預算進行分析判斷進而調整項目決策，同時由一審及復審人員負責管控費用報銷票據合規性及真實性，從而最終評價出差效率。詳見圖1。

圖1 軟件企業A公司國內差旅費杜邦分析

(四)A公司財務共享中心與大數據采集模型構建成果

2016年下半年A公司成立了共享中心籌備組，從費用報銷程序入手，搭建財務共享中心。目前已基本搭建完成，并創新地解決了以下三個方面的財務管理相關問題：①信息數據的存儲與傳遞方面。目前A公司共享中心的成果搭建已基本滿足各業務機構內不同人員的財務管理需求，例如軟件企業的一般財務人員由手工取數到系統取數，憑證的錄入由費用報銷系統實時傳輸，減輕手工填入憑證的工作量，例如財務人員在日結算與月結算資金盤點時，只需通過系統即可查看上月末、前日及本日終了的現金使用情況，即可核對當月、當日的結算；財務負責人只需通過登錄財務共享中心，篩選想要查看的分級會計科目或會計報表，即可了解當前財務開支狀況，基本實現了財務人員的解放。業務人員實時了解所在項目的費用發生情況，報銷進展與剩余報銷額度；②費用報銷流程管理方面。通過財務共享中心A公司對財務人員實行了分層管理制度，即將公司的財務權分屬不同的財務主體，如由股東會、董事會和監事會組成的監控層、公司經理組成的執行層以及財務經理負責的落實層。另外，A公司成立了費用報銷小組，意在實時了解并跟進項目進度，從報銷申請、審批再到報銷結算，層層把關費用的報銷與項目進度的契合性，加強公司內部財務費用方面的管控與監督；③財務費用制度管控建設方面。A公司作為軟件企業，費用的開支大多與項目掛鉤。目前A公司已著重強調通過費用報銷管理系統，規范內控流程并強化預算控制，淘汰過時的手工費用報銷流程，即報銷走系統；與項目及時掛鉤，項目先有預算才能費用報銷。首先，報銷人員確定報銷類別再進行項目報銷申請，內部初審人員對報銷人員提交的票據進行審核，通過后，將合格票據進行掃描并上傳到數據庫中；接著，復審財務人員再將已進入費用報銷管理系統的票據掃描件進行進一步審核查驗并登記電子憑證入檔，形成一套智能化的報銷管理體系，從而保證報銷票據的真實性、可靠性和準確性；最后，審核人員將全面審核通過的報銷金額直接向已經實現與銀行連接的資金管理系統發送付款指令，再由銀行直接將報銷款打入報銷人員指定賬戶。

(五)案例小結

以“大數據”為核心的財務共享中心模型，通過將財務信息與管理的流程整合與相關項目的業務系統無縫連接，從而把相關項目的資金使用情況、項目進度、費用報銷情況等財務信息數據實時的傳達至各個業務環節。這種基于云會計的時代化、智能化的費用共享系統，有利于促進費用報銷制度的規范化，降低項目耗費成本，滿足“大數據”時代下企業對財務管理應用提升的需求。

六、結論

隨著“大數據”不斷深入發展到各個領域階層，企業在財務管理方面對數據的統計與應用的需求也日益提高，急迫的要求企業搭建一個創新、合理、規范的財務共享中心平臺，以便于“大數據”的交流傳遞。利用“大數據”可以實現企業財務監管，提升會計信息質量，幫助企業管理層更好地了解企業的項目資金運作情況進而作出準確的決策判斷，形成良好的“事前控制”、“事中監督”、“事后反饋”機制，幫助財務人員更高效有序地實現電算化財務數據操作分析進而控制成本預算。因此，財務共享中心與大數據采集模型構建就尤為必要。

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3.王志權.大數據時代與企業財務管理轉型[J].財務與會計,2014(6)：74-75.

F275

姜洪云