食品藥品檢驗機構中文書檔案管理存在的問題和對策

黃倩

摘要信息時代背景下，文書檔案在單位發展中的重要性日漸突出。文書檔案是信息記錄的一種載體，涉及到單位內文件、物品存檔及書刊資料等。加強對各類資料的收集、整理和保存，能夠保證檔案資料質量和完整性。但受到人為等因素的影響，單位對文書檔案的管理存在很多問題和不足，有待進一步完善。文章從問題與改進對策兩個角度探討藥檢機構文書檔案管理工作。

關鍵詞食藥機構 文書檔案 管理問題 對策

食藥機構是國家食品、藥品質量監督重要部門，負責食品藥品在生產、流通及使用等多個環節的質量監督。隨著檢驗工作不斷優化和升級，監督工作難度也隨之增加。文書檔案是食藥機構各項工作開展的核心，其是否完整，甚至直接影響機構各項工作的開展效果，因此加強對文書檔案的管理至關重要。

一、食藥機構文書檔案管理問題

（一）重視度不夠

食藥機構檢驗能力與人才綜合素質密切相關。檔案管理是人才引進的關鍵環節，是建立靈活人才引進機制的關鍵。但由于領導對于檔案工作重視度不夠，片面地認為檔案管理，就是簡單的材料整理和統計，尚未將其提升到戰略高度，沒有設置專門的檔案室，且很多食藥機構的檔案室沒有通過資質審查，導致檔案工作遲遲不得開展，在很大程度上影響優秀人才的引進，抑制了檢驗能力的提升。

（二）人員素質參差不齊

藥檢機構對于檔案管理尚處于初級階段，主要是現有管理人員的學歷層次、理論水平等參差不齊，管理人員現有知識結構及管理技能無法滿足實踐需要，與社會發展新形勢存在一定差距，不利于檔案管理工作進一步深化和創新。不僅如此，檔案管理工作在機構內部處于邊緣地帶，很多具有裙帶關系的家屬被安排其中，嚴重影響了檔案管理水平。機構對于人才的培養主要集中在技術團隊，忽視了對檔案管理人員培訓。

（三）檔案界定不清晰

隨著社會不斷發展，人們對于食品、藥品安全、質量等給予了足夠的關注。在此趨勢下，藥檢檔案內涵與外延也隨之發生了變化，檔案范圍由最初的文化、人事等有關內容，拓展到電子文件、實物、照片及聲像等多種類型。但現行制度并未對各類檔案進行明確的界定，導致檔案管理缺乏統一性，很多檔案沒有及時納入到管理體系當中，制定統一的標準至關重要。

二、藥檢機構文書檔案管理問題改進策略

（一）轉變管理觀念，重視檔案管理

新時期下，藥檢機構要盡快轉變自身管理理念，明確檔案管理重要性，并將其提升到重要工作行列，從根本上改變檔案管理被動地位，樹立“對歷史負責、為現實服務”理念，明確認識到檔案管理重要性，根據當前單位檔案管理具體情況，對基礎設施、設備配置及檔案保護等工作進行進一步完善，為檔案工作提供物質層面的支持。值得注意的是，單位在任何情況下，都不允許占用檔案室設施和設備，保障檔案資料安全、可靠。

（二）重視人才培訓，打造管理隊伍

人才是文書檔案管理的核心，其綜合素質高低直接決定檔案管理有效性。因此重視人才培訓至關重要。詳細來說，首先，要積極引進優質人才，藥檢機構要面向高校、社會引進專業人才，優先錄取檔案學、歷史學等專業畢業生，將一些高素質、實踐能力強的人才安排到檔案管理崗位上，充實管理隊伍的同時，為檔案管理工作注入更多活力。同時，將優質人才納入到專項計劃中，注重對該部分人才的培訓，使其能夠在檔案管理工作中充分發揮能動性。其次，提高管理人員業務能力、技術水平等，藥檢機構要根據實際情況，制定切實可行、長效培訓計劃，引導人員對《檔案法》等法律制度的學習，強化人員法律意識，在工作時能夠嚴格執行各項制度，確保檔案管理更加規范和標準。同時還要加強對人員信息技術，如微縮技術、復印技術的學習，幫助檔案管理能夠更為高效地處理文書檔案。最后，針對新入職的人員，要對其進行崗前培訓，使其具備檔案管理能力后再上崗，定期安排管理人員外出學習和進修，加強與其他業務機構之間的溝通，在交流中學習和積累更多管理經驗，從而提高管理有效性。

（三）明確界定檔案，充分利用檔案

隨著檔案管理范圍拓展，藥檢機構對于檔案的管理不再局限于傳統紙質材料上，還會加強對電子版檔案資料的管理，無形中增加了管理復雜度。因此在實踐中為了提高管理效率，要明確各類檔案標準，為人員分類整理和篩選提供依據，通過統一管理，能夠加快檔案管理規范性、標準化水平，避免對現有檔案構成不良影響，為藥檢機構未來發展提供更多支持。檔案管理的終極目標是利用檔案指導實踐工作。從本質上來看，檔案具有回溯性，工作人員通過對歷史工作的反思和總結，能夠領悟很多，從而促進未來工作發展。

三、結語

當代社會，檔案管理對于機構未來發展重要性顯而易見。因此在實踐中，領導要樹立現代管理意識，明確劃分各類檔案之間的界限，重視管理隊伍建設，不斷提高管理有效性，從而促進藥檢工作持續發展。