信息化時代對檔案工作的影響及出路

周信泉

摘 要：信息化時代，作為記錄歷史，傳承文明的檔案工作，必然也受到包括信息技術在內的科學技術的種種影響及要求；檔案工作要變被動為主動；檔案載體多元化，要多種載體并存；適應檔案主體、利用多元化；探索檔案工作的出路。加大檔案宣傳力度，建立檔案網站，緊跟新時代發展步伐，重視信息化建設，開展現行文件利用工作，要創新。

關鍵詞：檔案；信息化；利用；發展；創新

信息化時代，信息技術日新月異的發展對國民經濟和社會事業發展產生了深刻的影響，廣泛滲透到社會生活的各個領域。作為記錄歷史，傳承文明的檔案工作，必然也受到包括信息技術在內的科學技術的種種影響及要求。

一、信息化時代的到來對檔案工作的影響及要求

一是要求檔案要變被動為主動，走出去，引進來，最大限度地實現檔案的利用價值。過去的檔案過多地注意了收藏保管，不注重利用，檔案在人們的心目鮮為人知。它可以在歷史的一個角落里，坐等人們利用，許多有價值的可以公開的檔案信息資源就不為人所知，更不能為人所用。信息化時代的到來要求檔案信息資源要實現全社會共享。這就要求檔案工作要走出去，讓社會知道檔案，了解檔案，從而更好地利用檔案。

二是檔案載體多元化，要多種載體并存。過去的檔案基本上是以紙質為載體的，紙質檔案一統天下。紙質檔案具有客觀性、原始牲，同時也更具有法律效用，難以刪改和造假，但是紙質檔案在保存和利用的過程中，由子環境和人為的因素，容易受潮、變霉、被蟲蛀，容易沾上各種污斑，不僅影響字跡的清晰度還影響紙張和字跡的耐久性，減少了檔案的使用壽命，而且紙質檔案查閱起來費時、費力；信息化時代的到來，要求檔案載體多元化，檔案載體不僅僅停留在紙質載體上，還要有縮微型、聲像型、機讀型等新型載體和記錄方式存在，形成各種載體檔案共存的局面，揚其所長，避其所短，這樣形成優勢互補，既能充分延長檔案的使用壽命，還能減少查借閱檔案的時間。

三是檔案利用主體多元化。過去的檔案工作主要為黨和政府服務，利用主體主要是機關工作人員。隨著信息化時代的到來以及我國 “依法治國”進程的加快，來自社會各階層的公眾對檔案需求者明顯增強，查詢所需的各種檔案信息。現在檔案利用者已經不僅僅是機關工作者，企事業單位管理者，科學研究工作者，文學藝術工作者等，而且工人、農民，個體私營工商者，甚至在校學生也已成為實際的檔案利用者。2004 年1月18 日 ，外交部網站發布了條消息：“外交檔案正式對外開放。”幾天之內，學者、 官員、記者和普通公民紛紛向檔案館提出利用申請。外交檔案正式對外開放，能為普通公眾服務，正是檔案利用主體多元化的一個很好的寫照。

四是利用檔案目的多元化。 社會的發展、科技的進步、公眾檔案意識的增強，使檔案利用者利用檔案的目的也趨向多元化。利用者利用檔案不僅僅像過去那樣以編史修志及工作查考為主要目的，而是有為解決自身日常學習、生活問題的，有為進行科學科研生產建設、土地房屋確權、撰寫家譜等種種不同目的的，可以說，如今檔案利用者，10 人中可能抱著10 種不同的目的而來，利用檔案目的多元化巳是不可否認的事實。

五是利用檔案形式多樣化。檔案利用者既可以直接到檔案館查閱所需要的檔案或檔案資料，也可以通過參觀檔案史料展覽、收聽廣播、閱讀報刊、瀏覽網站 、上網查詢檔案，還可通過電話、電報、傳真、 信函等形式咨詢檔案事務。

六是檔案工作者要提高自身素質，使自己成為一專多能的人才。新時代， 信息技術在檔案工作中的發展和運用，使檔案工作發生了根本性的變革，已經徹底拋棄了保守的看家守業的傳護觀念。從傳統手工作坊式的實體管理模式向現代檔案的信息管理模式轉變，大力開展檔案資源信息化建設。檔案信息化是將“檔案資源和檔案備項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源合理的配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享”。這是一個依賴于通訊和網絡的全新工作，檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、 利用的重要角色。這就要求檔案工作者要具有一定現代科學技術能力的檔案專業人才，不僅需要具備檔案學的業務知識，還需要具備多方面的素質，如廣博的知識結構，創造性的思維能力，特別是現代信息技術使用能力，這樣，才能實施和勝任信息化時代檔案管理工作。

二、檔案工作的出路

科技的發展，信息化社會的突飛猛進，使人們對檔案信息的需求越來越迫切。針對以上現狀，我認為應該從以下幾方面探討檔案工作的出路。

一是加大檔案宣傳力度，利用各種媒介和手段宣傳檔案，實現宣傳工作的突破，使檔案由 “行業內了解” 向 “全社會知曉”發展巳（1） 充分利用館藏資源，發揮愛國主義教育基地的作用，舉辦檔案展覽是新形勢下檔案館一項重要的職責和義務，是開放公布檔案的好形式，是合理開發有效利用檔案信息資源的主要途徑，是發揮檔案自身價值，實現檔案信息共享的重要手段。（ 2） 利用大眾傳播媒介，以豐富的內容和多樣的形式開展檔案宣傳工作。從檔案中挖掘信息，充分利用電視、電臺、廣播、報紙、網絡、公眾號、上街懸掛橫幅等手段，宣傳檔案，擴大檔案的社會影響，從而讓人們更好的了解檔案。

二是建立檔案網站。如今，建立檔案網站成為許多檔案部門拓寬利用服務的新舉措。建立檔案網站不僅能實現大量館藏信息資源的共享，更快速，廣泛、深入、低成本地完成檔案信息服務千社會的職能，而且可以直接快速地獲取反饋信息，準確掌握利用者需求，提高服務質量。檔案網站的建設，可以為社會公眾更多地了解檔案、利用檔案提供便捷的信息平臺。當然，如果利用網絡來加強館際之間的交流，像檔案館、圖書館、博物館之間，所有的檔案、圖書條目進行電子條目錄入；我們能更大程度地實現資源共享，從而更快地去檢索檔案，這將是檔案事業發展進程中一個很大的進步。

三是檔案事業要緊跟新時代發展步伐，重視信息化建設，營造信息化建設的良好環境，多方面多角度地開辟信息化建設的渠道。信息化時代，信息的重要牲不言而喻。充分挖掘檔案寶貴信息資源，加大開發利用力度，對檔案信息資源利用價值進行分析，實行分類管理，使檔案信息資源更好地為全市經濟和社會事業發展服務，使其轉化為現實的生產力，從而更好地推動社會事業的發展。

四是開展現行文件利用工作，解決棺藏滯后和檔案信息需求時效性之間的矛盾。根據檔案法規定： 立檔單位應當自檔案形成之日起滿10 年或20 年向各級檔案館移交。而國家檔案館保管的檔案自形成之日起滿30 年向社會開放。如此，就形成一個不允許公眾利用的封閉期。這期間，許多和群眾利益息息相關的檔案，人們卻無法通過正常的途徑利用。通過開展現行公開文件利用工作，把政府部門產生的可以公開的文件，特別是與廣大人民群眾的生產，生活密切相關的文件收集起來，集中提供利用，把檔案部門變成廣大人民群眾了解黨和國家有關方針、政策、法律、法規的重要場所，有利于推進政務信息的公開，有利于推動檔案事業的發展。

五是檔案事業要發展，就必須要創新。任何事物要想發展，就必須要創新，檔案事業的發展也不外乎于此。我們要圍繞重點工作，適時地抓好一些重大活動，重大項目的檔案創新，或開展一些有聲有色的、影響大的檔案宣傳活動，使檔案工作更好的為中心工作服務。要增強品牌意識，盡力培育本地區、本單位有特色的檔案品牌，并不斷提高水平。事實上，我們只要思想敏銳，能及時發現新的閃光點，充分調動各種積極因素，重視吸取專家的意見，就能搞出一些有新意、有特色的檔案品牌，就能增強檔案工作的活力，擴大檔案工作的社會影響。