淺談企業人事檔案在人事管理中的重要性

劉秀花

摘要在人們的工作和生活中人事檔案扮演著十分重要的角色。它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡是工作經歷的記錄。本文從人事檔案管理的社會價值企業人事檔案管理中存在的主要問題及解決措施等幾方面進行了論述。

關鍵詞企業 人事檔案 管理

人事檔案管理要以制度化、規范化為基礎提高檔案的內在質量為人事工作提供準確、真實可靠的數據。在現代企業管理中人事檔案的作用包括兩個方面對職工個人而言人事檔案管理部門可以據此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認定和辦理社會保險。對企業而言為員工代辦申報職稱：根據檔案確定退休年齡：根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡：代為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、工資調整：出具與人事檔案有關的證明材料。

一、人事檔案管理的社會價值

人事檔案的社會價值是由其自身的社會屬性所決定的。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤具有法律效用是記載人生軌跡的重要依據。它具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么樣的條件下只要進行人事管理活動就會形成相關的人事資料就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作人事檔案就具有存在和利用的社會價值。在當今時期人事檔案是國家機關和企事業單位人員身份的重要憑證也是辦理招工、提干、調動、退休等人事管理工作的重要依據和參考：人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分在組織人事管理體系中占有相當重要的地位。要正確認識人事檔案的社會價值充分發揮人事檔案工作的重要作用。

二、當今企業中人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案是對一個職工的個人學習、工作經歷、生活狀態和工作成績的原始記錄是職工享受各種社會待遇的憑據以及解決勞動糾紛的依據它關系到職工的切身利益在工作中常常存在如下問題：

（一）部分企事業的職工檔案存在著客觀性、準確性、完整性差的問題

沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料致使有的檔案錯漏百出。職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致工作經歷記錄不完整等。一些企業尤其是私營企業或股份制企業的領導認為職工檔案沒什么用不給新招用的職工建立檔案甚至隨意更改給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。

（二）檔案管理的軟硬件不適應形勢發展的需要特別是檔案管理人員素質急需提高

檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作需要從業人員具有較高的政治素質和業務能力。多數檔案室設備陳舊管理手段落后防火、防潮、防蛀等達不到標準檔案管理只滿足于不丟失裝進袋子鎖進柜子里。而且目前好多單位領導對員工人事檔案的重視程度不夠，單位沒有專職的人事檔案管理專責，大部門單位都是兼管人事檔案，導致檔案管理的軟硬件不適應形勢的發展。

三、加強人事檔案工作的主要措施

改善人事檔案管理設施提高檔案管理人員素質。現階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護還是開展檔案業務工作對所需的設施都提出了更高的要求。現代化的設備和技術手段是實現人事檔案管理現代化的物質基礎。人事檔案管理部門要積極爭取領導支持改善檔案管理設施和設備。首先是要建立堅固的防火、防潮專用庫房庫房內配置鐵質的檔案柜、空調機、去濕機、滅火器等設備定期對庫房的防火、防潮、防蛀、防光、防高溫的設施和安全措施進行檢查。其次是根據單位資金實力合理配置計算機、復印機、掃描儀、數碼相機等現代化設備。這些現代化設備的使用尤其是人事檔案的計算機信息化管理將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來減少對檔案材料的磨損延長檔案壽命減輕檔案人員的勞動強度提高工作質量和工作效率促進人事檔案工作標準化、規范化現代化為領導決策工作開展提供及時準確、詳細的人員信息。

四、結語

人事檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作需要從業人員具有較高的政治素質和業務能力。因此要不斷提高人事檔案管理人員的素質加強業務培訓系統地學習黨和政府制定的有關人事工作的政策、法規用新的人事工作知識武裝頭腦開闊眼界指導工作以適應新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、吃苦耐勞、甘于奉獻。endprint