加強檔案管理 更好地為經濟建設服務

唐石梅

摘要 當前，檔案于各個行業(yè)內都是不可或缺的一個構成版塊，對于地勘單位同樣也是如此。檔案不單能夠對單位內部的各類信息實施記錄，還便于之后的查閱同運用。為此，文章就對檔案管理期間的各類問題實施了闡明，并予以了相應的解決對策，以更好地輔助地勘單位對檔案實施管理。

關鍵詞 經濟建設 檔案管理 服務

檔案作為記載發(fā)展歷程和經驗成果的重要產物，隨著經濟的發(fā)展，改革的逐漸深化，對檔案的利用需求逐漸加大，對檔案管理工作也提出了新的要求，要求我們更新觀念，加強檔案管理，確保檔案的完整和安全，管好用好檔案，發(fā)揮其在生產經營和管理工作等方面的憑證和服務功能，為煤田地質事業(yè)的經濟發(fā)展發(fā)揮巨大作用。

一、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作未得到相應的重視

檔案之于經濟，并無直接的經濟效益，這樣使得很多人對檔案并不了解，乃至不甚重視，甚至有的利用檔案者也不太重視，當檔案借到手后，只知道利用上面的材料，缺乏保管和愛護檔案的意識，當歸還檔案時，管理人員時常發(fā)現(xiàn)上面有涂畫痕跡或破損，更為嚴重的還有丟失，他們并沒有意識到檔案作為一種不可再生資源的重要性，一旦丟失，將再難買回。

（二）檔案整理工作存在停滯現(xiàn)象

有些地勘單位由于前一位檔案管理人員的升遷和工作的調動，以及新任兼職檔案管理人員對業(yè)務不太熟悉和時間緊缺的緣故，檔案存在多年未整理歸檔的問題。兼職檔案員，在忙完正常工作后才有時間對檔案進行整理歸檔，這樣，很不利于檔案的管理和利用，同時，也使檔案的完整和安全性得不到保障。

（三）檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務水平有待加強

我單位現(xiàn)有的2名檔案管理人員都是才引進的學生，她們并非檔案專業(yè)畢業(yè)，也非專職檔案管理人員，由于兼職過多，缺乏足夠的時間對檔案進行整理歸檔，由于非檔案專業(yè)學生，專業(yè)知識和業(yè)務知識相對缺乏，對檔案的立卷歸檔等工作只能從頭學起。

二、檔案對經濟建設的重要作用

（一）檔案能夠減少重復勞動和錯誤，節(jié)約時間和資金

地質檔案是地勘單位檔案的重要組成部分，地質檔案是地質技術活動的直接記錄和實際反映，它真實地記述了地質技術活動的全過程和成果，是地質技術人員在地質勘探工作中的思想、方法和經驗的智慧結晶，是地質工作不可或缺的信息資源。地質工作有著連續(xù)性和繼承性。任何一項新的地質工作都離不開已有的地質檔案資料。所以，在進行一項新的地質工作勘查時，總要查閱有關的地質檔案材料?？梢哉f，查閱地質檔案資料，幾乎貫穿于一個地質勘探工作全過程。通過查閱有關地質檔案材料，可以幫助地質技術人員了解過去的工作，便于在現(xiàn)有的基礎上開展新的工作，同時又可以啟發(fā)思路，開闊眼界，少走彎路，減少不必要的重復勞動，提高地質工作的效率和水平，利用好檔案，可以減少重復施工，縮短工期，節(jié)約資金，不斷創(chuàng)造經濟效益和社會效益。我單位洛表項目和大雪山項目的立項工作就是利用地質檔案資料取得可喜的經濟效益的有力證明。

（二）檔案是投標工作的重要數(shù)據(jù)來源

當前，地質市場競爭日益激烈，承攬工程任務的要求很高，檔案管理人員如果積極提供資料數(shù)據(jù)，配合經營人員編制科學合理的工程標書，優(yōu)化投標方案，為地勘單位市場競爭服務，可大大提供中標率，為地勘單位的發(fā)展做出貢獻。09年，我單位經營人員通過查閱大量相關檔案資料，制定了優(yōu)質的標書，成功中標了災后重建第一標，金額達1000多萬元。

（三）檔案管理工作的制度化和規(guī)范化能夠減少腐敗滋生

工程項目管理是地勘單位檔案管理的重中之重，規(guī)范工程項目檔案管理，制定相應的規(guī)章制度，項目實施過程嚴格按章辦事，保證手續(xù)齊全，責任明確，這樣，既能減少腐敗滋生，又能為以后可能出現(xiàn)的責任追究提供詳細原始依據(jù)。

三、加強檔案管理的方法和措施

（一）提供對檔案管理工作的重要性的認識

單位上下，從領導到職工都要充分認識檔案工作“功在當代，利在千秋”，真正把它作為不可再生的資源來保護和利用開發(fā)，充分發(fā)揮檔案在經濟建設、文化建設等方面的作用，切實加強檔案管理，從制度上規(guī)定檔案的收集、規(guī)范整理、驗收、保管等各環(huán)節(jié)的工作要求，確保檔案的完整和安全。

（二）加大對檔案管理工作的經費投入

檔案要保管好利用好，前提是要有必要的硬件設備，如果硬件設施缺乏，將很難保障檔案的安全和完整性，這就需要相應的經費投入；其次，我單位檔案信息化建設尚未起步，隨著信息時代的必然趨勢，我單位應加大這方面的投入，開通信息化服務，以適應經濟發(fā)展的新要求。

（三）建立健全檔案管理制度

建立一整套的建檔、歸檔、保管、借閱的規(guī)章制度，制度上墻，制定借閱服務流程圖，提高檔案的安全性和服務功能。

（四）加強隊伍建設，提高檔案員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案員在檔案管理工作中扮演者重要的角色，檔案工作是一個政治性、專業(yè)性較強的工作，要求檔案人員既要有熟練的業(yè)務知識，又要有較高的文化素質和政治覺悟。

一是加強培訓工作的同時，制定激勵機制，發(fā)揮檔案員的主觀能動性。選派檔案人員參加省市檔案部門舉辦的培訓班，單位則采取多種形式對檔案人員進行培訓，切實提高檔案操作技能。檔案工作是默默無聞的工作，這就使得檔案管理人員的工作積極性不能得到充分調動。這就需要單位出臺相應的激勵機制，調動檔案員積極性，發(fā)揮檔案員的主管能動性。

二是檔案管理人員要努力提高自身素質。檔案工作是一項復雜、細致、與時俱進的工作，這就要求檔案管理人員：首先，應具備良好的職業(yè)道德和端正的工作態(tài)度。要樹立服務意識，堅持原則，嚴守秘密，甘于平淡。當有人借閱資料時，檔案人員應主動、熱情、耐心、及時的提供服務的同時，要認真嚴格遵守《檔案法》，嚴格執(zhí)行保密紀律和檔案借閱規(guī)定，確保檔案的安全。其次，要具備過硬的業(yè)務素質。地質檔案工作是一項業(yè)務性很強的工作，這就要求我們檔案員要有扎實的業(yè)務功底。地勘單位非專業(yè)的兼職檔案員，一切只能從頭學起，努力學習科技檔案、地質專業(yè)方面的知識，這樣才能對檔案進行整理歸檔，才能真正做好檔案工作。比如：對全國涉密資料的清理工作就要求檔案員具備一定的地質專業(yè)知識，能辨認什么是地形地質圖，比例尺多少，這就要求單位派檔案員到相應的檔案機構進行學習。再次，應不斷更新知識結構，養(yǎng)成思考的好習慣。檔案員在工作之余應積極學習新的專業(yè)知識和業(yè)務知識，從同行身上學習好的經驗和做法，從其他單位學習好的管理辦法，經常跟同行保持交流，不然檔案員的知識結構就會落后于時代的發(fā)展，單位的檔案管理水平也將得不到相應的提高。學而不思則罔，思而不學則殆，檔案員不能盲目的學習，要學思結合，才能更好地做好檔案管理工作。

（五）做好檔案信息化建設，為檔案利用提供便利

當今已是信息化時代，信息技術的發(fā)展迅猛，檔案手工操作的方式已經落后，為了提高查閱利用的速度，提高工作效能，我單位應安裝統(tǒng)一的檔案管理計算機軟件，并逐步完成檔案文件級目錄著錄，以便管理維護和利用。

（六）挖掘檔案資料的商業(yè)價值

檔案資料是有使用價值的信息資源，單位應重視并努力挖掘和發(fā)揮檔案資料的商業(yè)價值。我單位檔案大多是系統(tǒng)內部使用，一直實行免費借閱，甚至沒要求借閱證交納押金，但這也使檔案的完整性和安全性得不到保證，借閱證在這方面并未引起重視。我單位應制定相關規(guī)定和措施，予以解決檔案資料有償服務、計價借閱使用的問題，筆者認為，這也更有利于檔案的保護和管理。endprint