單位檔案管理現存問題與合理應對方式

陳梓源

摘要 隨著市場經濟的發展，在單位日常管理中，檔案管理工作是一項重要的、復雜性的工作，發展水平日益提高。目前，在單位實際檔案管理工作中，其還存在一些問題值得企業重視。基于此，本文在分析單位檔案管理現存問題基礎上，提出了幾點應對策略，希望對檔案管理工作的發展有參考價值。

關鍵詞 檔案管理 問題 措施

隨著時代的進步，單位檔案管理工作更加完善，但在實際檔案管理工作，還存在一些問題與漏洞，對單位正常運行帶來了很多負面影響。這就要求，單位要及時制定有效措施解決這些問題，以此滿足單位現代化管理需求。

一、檔案管理現存問題分析

（一）認識不足

眾所周知，檔案管理工作無法為單位創造直接的經濟與社會效益，導致部門單位檔案管理經費、人員配備得不到保障，企業領導與檔案管理人員對檔案管理工作認識不足，片面的認為檔案管理部門不重要，只要確保檔案完好無損就可以。這種不正確的思想認識，不利于單位順利開展檔案管理工作。

（二）缺乏完善的檔案管理體制

在檔案管理工作中，管理體制是核心，開展每一項檔案管理工作都離不開相應的秩序與制度。由于檔案管理相關法律法規漏洞比較多，檔案管理體制改革無法有效解決檔案管理工作中的各項問題，檔案管理制度得不到有效完善，部分關鍵檔案管理工作存在空白，嚴重影響到檔案管理工作的穩定發展。

（三）缺乏先進的檔案管理技術

檔案管理工作重要而復雜，先進的檔案管理技術為順利進行檔案管理工作提供了保障。但，目前，很多單位檔案管理技術比較落后，仍以傳統落后的管理技術與設備為主。例如，部分單位檔案管理部門雖然配備了計算機，但檔案信息并未及時輸入電腦，以傳統手工記賬形式為主，使得檔案管理工作質量與效率難以提高。

（四）檔案管理人員專業素質不高

檔案管理工作具有一定的專業、復雜及機密性，對檔案管理人員有著較高的專業素質要求，只有專業水準符合要求，才能確保有條不紊的開展檔案管理工作。但目前，一些單位檔案管理人員在實際管理工作中，專業知識儲備不足，無法有效、合理地管理重要的檔案資料，不利于檔案管理工作的順利開展。

二、檔案管理應對措施

（一）建立健全管理系統

在檔案管理工作中，首先，單位要根據自身實際情況，建立完善的檔案管理系統，實現數字與現代化管理目標。目前，很多單位檔案管理系統網絡連接范圍不足，遠程管理更是無從談起。單位要盡快構建辦公與檔案管理相結合的管理系統，集中管理內部各部門信息，提高檔案管理效率。實施電子檔案管理，并輔以紙質管理手段，合理存檔紙質檔案，形成系統、集中與網絡化的信息管理模式，實現信息資源共享。在單位管理中，管理系統非常重要，應不斷完善管理系統，推動單位實現現代化管理模式的目標。

（二）提高管理團隊的整體素質

在檔案管理中，人力資源是重要的前提，單位要綜合運用不同途徑提高檔案管理人員的綜合素質，提高管理隊伍的整體素質。一方面，單位在選聘檔案管理人才時，高度重視干裂人員的專業知識、個人素質與管理能力等，嚴防走后門。另一方面，對檔案管理人員加強職業技能培訓。在檔案數字化管理工作中，加強人員培訓，確保管理人員能夠熟練掌握業務知識，提高計算機綜合使用能力。另外，積極借鑒國內外先進管理理念與模式，創新人員管理意識，對現有管理人員培訓的基礎上，積極引進具備數字化管理能力的優秀人才。

（三）做好信息安全防護與保密

在檔案管理中，檔案信息安全與保密工作非常重要，目前，很多單位在此項工作中做的還不到位，經常出現檔案信息泄露等問題。在實際檔案管理中，要貫徹落實一套封存、一套利用的基本管理原則，在可靠的設備載體上，定期做好數據備份。同時，要及時更新檔案信息管理載體，豐富檔案信息管理功能。在檔案信息查詢與利用中，設置相應的訪問權限，積極引入國外先進的限期防護系統，提高信息安全使用效率。另外，依照系統操作日志，建立相應的安全保護機制，嚴格記錄操作人員設備使用時間、增加、刪除及修改等內容，以此掌握信息使用情況。

（四）與傳統紙質管理相結合

自然與人為因素對檔案信息管理的影響比較大，要想確保檔案信息管理的完整與真實性，預防信息丟失、隨意傳播、泄漏及被盜，就要對信息安全技術與非技術加強應用。在對電子檔案信息進行保存的同時，對相應紙質檔案材料做好存檔，電子檔案信息被損害的情況時，利用紙質檔案對原有電子檔案信息進行重建與恢復。在檔案管理中，保護所提供的真實的檔案信息是狠心。將數字化與紙質檔案管理等手段相結合，充分體現數字化管理優勢的基礎上，確保檔案信息更加真實與可靠。

三、結語

綜上所述，在單位日常發展中，檔案管理工作具有非常重要的地位與作用。在實際檔案管理工作中，單位要嚴格制定系統化的管理體制，積極引入現代化管理技術，確保有序的開展檔案管理工作，盡可能以最小化的人力與設備資源投入，獲得最大化的管理效果，在此基礎上從根本上提高檔案管理工作效率。endprint