機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理強(qiáng)化途徑

陳亮平

文書檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的核心工作內(nèi)容，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體運(yùn)行效率產(chǎn)生著重要影響。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作的重視、提升檔案管理與其他工作環(huán)節(jié)的銜接性、優(yōu)化文書檔案管理工作的信息化程度以及強(qiáng)化檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)是文書檔案管理工作的有效強(qiáng)化途徑。從這四個(gè)層面對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新能夠?qū)π聲r(shí)期下的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效率進(jìn)行顯著提升。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位是為人民服務(wù)的重要社會(huì)功能機(jī)構(gòu)，在業(yè)務(wù)功能不斷升級(jí)、業(yè)務(wù)實(shí)踐范圍不斷擴(kuò)展的背景下，文書檔案管理工作面臨著新的實(shí)踐工作挑戰(zhàn)。特別是在信息化技術(shù)在社會(huì)當(dāng)中以及機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)與事務(wù)當(dāng)中的廣泛應(yīng)用，為文書管理工作帶來了更加艱巨的工作任務(wù)。所以檔案管理工作人員應(yīng)進(jìn)行自我工作能力以及自我職業(yè)素養(yǎng)的提升，進(jìn)而更加高效地完成文書檔案管理工作。

文書檔案管理工作的重要性

文書是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作實(shí)踐內(nèi)容的重要載體，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)運(yùn)行與事務(wù)銜接以及相關(guān)內(nèi)容的記錄都需要以文書的形式進(jìn)行體現(xiàn)或承載。對(duì)文書進(jìn)行科學(xué)而系統(tǒng)化的檔案管理，不僅能夠?qū)ξ臅M(jìn)行保存與記錄，同時(shí)也能直接提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)與事務(wù)運(yùn)行效率，進(jìn)而間接地推動(dòng)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)外服務(wù)質(zhì)量。所以對(duì)于文書的管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容，特別是在一些數(shù)字影響資料以及物品資料相對(duì)較少的機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中，文書檔案管理工作是檔案管理工作的核心。

文書檔案管理工作的強(qiáng)化途徑

加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作的重視。文書檔案管理工作是檔案管理工作人員的崗位職責(zé)，同時(shí)也是涉及到機(jī)關(guān)事業(yè)單位所有相關(guān)人員的廣范圍工作，需要所有文書相關(guān)人員與檔案管理人員間的有效協(xié)調(diào)配合。從檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)整體運(yùn)行體系當(dāng)中的作用來看，只有將檔案管理工作與整體系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行有機(jī)銜接才能使文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)工作效率的最大化，所以需要整體工作體系當(dāng)中所有相關(guān)人員加強(qiáng)對(duì)于文書管理工作的重視，并切實(shí)地在實(shí)踐工作當(dāng)中給予積極的協(xié)調(diào)配合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作效率得到實(shí)質(zhì)性的提升。同時(shí)強(qiáng)化每一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的全局意識(shí)，對(duì)文書檔案工作給予自主自覺的支持，兌現(xiàn)在文書資料的提供、收集以及保管當(dāng)中的義務(wù)。

提升檔案管理與其他工作環(huán)節(jié)的銜接性。檔案管理工作與其他各崗位工作之間應(yīng)就檔案存檔環(huán)節(jié)進(jìn)行有效協(xié)調(diào)與銜接，使相互之間掌握基本工作流程，進(jìn)而使文書以及其他一些相關(guān)資料能夠在形成初期符合檔案入檔要求，提升檔案管理工作效率。尤其是檔案管理工作人員與文書工作人員之間的銜接性的提升，需要文書管理人員進(jìn)行一定程度的相關(guān)培訓(xùn)，同時(shí)檔案管理人員也需要對(duì)文書管理工作流程和工作要求進(jìn)行一定程度的掌握。進(jìn)而使文書檔案管理工作能夠形成流暢的工作程序，避免不必要的摩擦與矛盾。使文書檔案歸檔水平得以有效提升。

優(yōu)化文書檔案管理工作的信息化程度。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位在現(xiàn)代社會(huì)當(dāng)中的服務(wù)功能增強(qiáng)以及業(yè)務(wù)實(shí)踐方式的拓寬，信息化技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中發(fā)揮著越來越重要的作用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位很多重要業(yè)務(wù)和事務(wù)互動(dòng)都需要在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中進(jìn)行實(shí)施，進(jìn)而也會(huì)產(chǎn)生大量的電子版本文書資料和檔案資料。這些資料的收集與存檔具有一定的便捷性，同時(shí)也具有一定的難度。這對(duì)于檔案管理者來說既是信息化時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)，也是信息化時(shí)代帶來的機(jī)遇。強(qiáng)化檔案人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平以及信息數(shù)據(jù)素養(yǎng)，同時(shí)增設(shè)具有先進(jìn)性的信息化檔案管理設(shè)備。進(jìn)而使檔案獲取、收集與入檔等工作環(huán)節(jié)的實(shí)踐效率實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破，進(jìn)而極大地提升文書檔案管理工作的實(shí)踐水平。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理人員應(yīng)積極提升自身信息素養(yǎng)。信息素養(yǎng)是指對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部資料數(shù)據(jù)的保密與保存，同時(shí)也對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集與統(tǒng)計(jì)。在重要數(shù)據(jù)資料上應(yīng)首先應(yīng)做好收集與統(tǒng)計(jì)工作，并利用相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)化的研究與整合，進(jìn)而為相關(guān)崗位人員提供重要的參考數(shù)據(jù)幫助其提升工作能力與工作實(shí)效。在信息化技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用的前提下，能夠及時(shí)而全面對(duì)文書資料進(jìn)行獲取與存檔，進(jìn)而使機(jī)關(guān)事業(yè)單位在信息化技術(shù)的應(yīng)用下實(shí)現(xiàn)了為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的責(zé)任與使命。同時(shí)也使文書檔案管理工作更加科學(xué)化和系統(tǒng)化。

強(qiáng)化檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作雖然并非是機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中的高難度工作，但是其具有著重要的工作實(shí)踐價(jià)值，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體運(yùn)行效率產(chǎn)生著重要的影響。而檔案管理工作的最為關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，尤其是對(duì)于文書檔案管理部分的工作，不僅需要基本的業(yè)務(wù)能力，更需要具有較高的責(zé)任心和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。檔案工作人員只有將文書資料獲取、收集、整理以及入檔工作當(dāng)中所有細(xì)節(jié)工作以負(fù)責(zé)任的進(jìn)行實(shí)施，并加強(qiáng)與其他部門工作人員的協(xié)調(diào)能力，才能使文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)其工作意義，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位貢獻(xiàn)出崗位實(shí)踐價(jià)值。特別是先信息化時(shí)代背景下，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)電子文書資料的數(shù)據(jù)信息收集與整理，不僅要求檔案管理人員具有一定專業(yè)水平和責(zé)任心，更需要檔案管理人員具有較高的信息素養(yǎng)，對(duì)信息數(shù)據(jù)能夠進(jìn)行系統(tǒng)而全面的科學(xué)化處理。文書檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，但是對(duì)文書檔案管理工作更需要檔案管理人員的責(zé)任心和優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)才能實(shí)現(xiàn)工作效率與質(zhì)量。

（作者單位：廣東省河源市重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)中心）endprint