大數據時代企業采辦管理研究與探討

朱毅 劉星

【摘 要】隨著科學技術的進步，我們逐漸步入信息化、大數據時代，在石油行業，采辦管理也逐漸實現信息化。本文主要對大數據時代下采辦信息化管理的意義以及手段做了簡要分析，以供參考。

【關鍵詞】大數據；采辦管理；研究與探討

在計算機技術飛速發展的時代背景下，人們依靠互聯網進行工作、生活更加方便快捷，其給人類帶來了新的理念和思維，因此受到眾多領域的青睞。各個企業在實施管理時，信息化管理有助于加強企業的管理力度，提高管理效率，為企業發展提供強大的技術支持。

對于石油行業而言，其從開采到銷售涉及的產業鏈很多，擁有龐大的數據，石油企業要想運行管理有序，就必須挖掘數據處理的潛在需求。在大數據的環境下，企業需要通過對風險以及成本效益等進行分析，構建數據庫，實施信息化管理，使有用的數據信息能夠真正發揮其價值。根據實際情況，企業還可以適當建立數據共享中心，各個部門可以通過數據共享中心提供的信息，采取針對性的對策，以此來改善企業的管理水平和效率，使企業的管理順應時代發展潮流，從而提高企業的經濟效益，促進企業的快速長久發展。

一、采辦信息化管理的意義

企業實施采辦信息化管理不僅可以降低企業運營成本，提高工作效率，還可以使企業內、企業間的競爭更公正、透明。

（一）增強采辦的透明度

在計算機技術尚未得到普及與推廣的時候，采辦信息基本上都是通過手工記錄，這樣的采辦方式透明度不高，因此企業能夠輕易躲避上級檢查，進而實現企業的自身利益。而實施信息化管理后，所有操作都是在計算機上進行，在網絡上對外是公開的，因此采辦過程更加的透明。同時，相關的監督部門還可以通過從網上查看采辦過程等信息來更好地制定管理策略，在一定程度上打擊了腐敗行為，使采辦流程更合理合法，企業管理更有序。另外，采辦信息化還可以有效避免傳統手工記錄字跡不清楚等漏洞，既節省了時間，又提高了數據的準確性，使企業采辦工作更加方便快捷。

（二）打破地域限制，增加有效供應商，降低采辦成本

對于投招標方面，企業通過實施采辦信息化管理，有效地打破了地域的局限性，擴大到了企業的供應商資源，也方便了企業了解更多的市場信息。企業通過構建數據庫，進行專業的信息化管理，可以將供應商資源進行規整，從而找出更合適的供應商，增加有效供應商。

在信息化采辦的管理下，各地區的供應商擁有平等的競爭機會，由此增加了有效供應商的數量，也使競爭更加充分和完全，有利于為公司創造客觀的效益。通過網絡招標，供應商不必再親自跨地區進行商談，大大節約了出差時間和費用等成本，也避免了紙質文件的繁雜，從而節省了企業與供應商的交易成本，有利于雙方的合作與發展。

（三）提高采辦數據分析能力，增強采辦管理的科學性

通過構建數據庫，所有的數據都被整合到數據庫里，采辦人員不必擔心數據的丟失，能夠隨時進行查詢，了解物資的具體信息，挑選出合適的供應商。這對采辦部門來說，也是評估制度的一種方式。另一方面，將數據匯入數據庫，可以實現指標的量化，有利于采辦人員對數據進行計算和分析，提高了采辦數據分析的能力，便于制定更加合理的采辦決策，增強了采辦管理的科學性。

數據被整合到數據庫后，所有信息都將展示在網絡平臺上，信息更加公開透明，人們可以隨時查看想要的數據和信息。企業各部門之間交流了解物資情況不必進行逐級傳達，減少了信息傳達時間，節約了時間成本，利于企業的效益最大化。另外，上級領導還可以通過平臺直接查詢物資狀況，進一步做出采辦決策，制定相應的工作計劃。

二、傳統采辦的弊端

傳統采辦的各個環節基本上都是人工進行，為避免人為錯誤，采辦的要求常常較為嚴格，分工過細，物資信息要逐級傳達，這在一定程度上延長了信息獲取的時間，耗費了大量的時間成本。另外，人員的逐級傳達難免會出現一定的漏洞，信息的準確性與各環節負責人的責任感以及對信息的理解程度有關，如果負責人的理解出現偏差，物資信息的準確性就得不到保障，不利于采辦的管理，影響了采辦工作的質量。另外，由于對物資的庫存及需求量等信息了解不及時，使得采辦數量缺乏科學性和合理性，極易導致庫存積壓或者缺貨斷貨，嚴重阻礙了工作的進展，給施工帶來一定的麻煩，不利于企業的經濟效益。

物資采辦不是由單一部門獨立完成的，它涉及多個部門，而物資的數據信息的傳達又是人工記錄和傳送的，這增加了采辦人員的工作量，其需要耗費過多的精力，既不利于調動采辦人員的積極性，又降低了其工作效率。另外，由于紙質信息不能實現實時共享，這給各個部門獲取信息帶來了不便，信息利用率不高，同時各個部門的要想利用物資信息常常需要重新整理，造成了重復勞動，也降低了工作效率。再者，傳統的采辦方式難以實現實時監督管理，沒有科學的供應商評估系統，不能實現供應商資源的充分利用，增加了管理供應商的難度。

三、采辦流程的信息化

（一）物資需求信息化

物資管理人員在獲取需求信息后，可以隨時查看物資的庫存情況，倘若物資剩余充足，則直接申請物資出庫即可；倘若物資余量不足，則在相應系統中填寫物資請購單，上報經理，待審批后轉交財務部門，若申請量合理，則通過審批并由總經理審核簽字，若申請量超過了預算，則財務部門的工作人員應該標注清楚預算外的需求并將其返回給經理，由經理填寫需求說明并上報總經理，總經理審核后作出決定。

（二）招投標過程信息化

企業在進行招標時，應當建立信息化招標平臺，通過將招標文件和公告等一系列相關資料、信息發布到官網平臺，使信息流管理更加規范和安全。只有構建相應的平臺，才能保證招標的信息化建設與發展。在我國現階段，已經出現了專門的電子招標網絡平臺，這對企業來說是一大福利。倘若企業有足夠的人才與能力，也可以建立自己的招標平臺，便于使用和管理。

物資的采辦只有經過總經理審批后才可以實行，一般總經理通過辦公系統即可對請購單進行審核，采辦部通過需求量和相應的分析決策出采購的方式。如果條件允許，也可以將標準設置在辦公系統里，通過系統決策出采購方式。倘若需要進行招標采辦，則按照相關法律標準制作招標書，會同其他部門協調完成。如果招標規模較大，企業在能力范圍內無法制作出完整的招標書，則可以委托第三方機構進行制作。

對于大型招標，在招標書制作完畢前，相關部門就應該著手聯系相應的網站，洽談招標廣告的具體內容，從而將采辦的信息公布于眾。需要注意的是，招標廣告中應該展示出電子招標平臺的網址，以確保招標涉及的各個環節都在同一招標平臺進行，相關供應商應該在規定的時間內進行注冊，避免影響后期的投標。負責招標的部門應該將招標書放置在網絡平臺上，如果有供應商需要，其完成注冊后可以通過購買來自行下載招標書。

決定投標的供應商應該在指定的時間內將投標文件上傳到招標平臺，其文件應該加密，確保文件的保密性。待開標當天，投標供應商再同時將文件解密，一同參與唱標等活動。解密的文件會發送給企業的相關負責人，由其進行評標，招標委員會在商議后將評標意見及結果發布在平臺上，由此確定合作的供應商，招投標過程全部結束。

整個招投標過程全部在電子招標平臺上完成。因此電子招標平臺的選取或建設維護至關重要。

（三）合同簽署及執行過程信息化

授標工作完成后，采購部或者招標委員制作合同，制作合同的過程中將供應商信息（名稱、銀行信息等）、貨物信息（清單、數量、單價等）由內部辦公系統自動提取并與財務、庫房管理等部門共享。合同文本在內部辦公系統會簽后，發送給供應商簽署。合同簽署完成后，進入合同執行階段。

在合同執行中，負責催交催運的是采購方。如果供應商是企業長期的合作伙伴，則可以與之構建網絡連接，由此實現信息共享，便于以后的合作和溝通。倘若構建了網絡連接，系統應包含供應商的計劃表和企業的采購訂單，通過網絡發送，供應商根據訂單需求進行供貨。除此之外，企業財務部門還可以通過該系統了解物資信息和資金使用情況，便于后期物資的儲備工作。構建這樣的網絡系統既可以方便雙方進行信息交流，減少信息傳遞時間，也可以節省大量的勞動力，提高工作效率，而且通過系統了物資情況，也有效避免了庫存堆積或者庫存不足等現象，降低了企業管理成本，提高了企業的運行效率。

如果供應商不是企業長期的合作伙伴，則雙方溝通的主要途徑是合同中約定的方式，一般是通過電子郵件進行。供應商通過電子郵件將物資的情況發送給企業，企業由此得知備貨情況。合同中都會有供貨時間限定，如果企業發現供應商的供貨速度太慢，可以按照合同進行催交催運，也可以對供應商提出進度整改的要求，防止供貨商供貨不及時給企業造成不必要的損失。

供應商如期將物資交付給承運人后，承運人將訂船（航班）信息、船期（航班時間）、集裝箱信息等傳輸給采辦部門，采辦部門便可根據上述信息跟蹤貨輪、飛機甚至某個集裝箱的運動狀態，從而了解貨物的方位及到港時間。目前，這些信息可以隨時通過互聯網獲得，僅需要承運人告知準確的信息并將互聯網信息納入公司的采辦信息化管理系統即可。

四、采辦數據的信息化

（一）供應商管理

供應商管理是以供應商選擇和分析為前提，建立供應商庫和供應商網絡，構建企業和供應商之間的戰略合作關系而實施的管理活動。大數據在供應商管理中最核心和有價值的應用是建立和完善供應商管理數據庫。

通常供應商管理數據庫包含供應商的各類信息，具體來說包括以下幾點：第一，供應商的注冊資金、組織結構等，這些信息都屬于基本信息，同時還含有產品的質量、公司的服務水平等內容，通過對這些信息進行整合，根據產品屬性對其進行分類，一般對這些數據信息掌握的越多，越有利于采辦的管理；第二，包括供應商的信譽度以及企業對供應商履約情況的評估信息，供應商履約情況評價的主要指標有業績情況、管理能力、價格競爭力、質量安全環保管理體系、交付能力、服務能力、技術和工藝方案、戰略合作意愿、信息化和創新管理水平等。中標的供應商，其與招標方簽訂的合同內容會被錄入到數據庫中，另外，以上提到的所有信息，也必須通過互聯網從相關部門提供的平臺中獲取，還需要實現和電子招標平臺的對接，實現“一地受罰、處處受制”的招投標信用管理機制，依托電子招投標平臺，建立統一的招投標違法違規行為記錄公告平臺，形成互聯網信用共享機制，實現嚴格的企業準入和禁入機制，從而充分發揮激勵守信和懲戒失信的作用。

倘若招標方與供應商能夠達成共識，最好能夠實現數據庫的誠信履約信息與業績信息的互通，這樣不僅為評估系統的建立提供了有力的保障，還使評估方案更具有權威性與說服力。供應商為了避免承擔較大的違約成本，通常會主動遵守承諾，使雙方交易合作更加順利。

（二）采辦計劃管理

準確把握采辦目標，科學分析各項因素需求是采辦計劃中的一項重要工作。采辦需求一般包括功能、價格以及其他需求等。需求分析是采辦計劃管理中的重要環節。尋找潛在投標人是需求分析的一項工作內容，大數據的應用可以幫助更高效地獲取潛在商品信息，有助于降低交易成本，可以進行深入的數據挖掘和精細化管理，建立采辦需求計劃管理數據庫，統一各個參數的定義，整合市場上千差萬別的采辦信息化平臺。隨著市場的發展，各個體系開發公司之間的競爭增大，為了擴大市場，各開發公司必須考慮自己的系統與其它公司的兼容對接問題。在開發自己系統的同時，完成與其它公司相關體系的銜接，促進整個行業的發展。

體系平臺的整合是一項系統工程，本身受到各種因素和環境的影響和制約。但可以肯定的的一點就是在規劃階段就必須開始考慮各方面的整合問題。在基礎信息的數據采集和數據整合過程中，必須考慮到采辦信息化平臺的數據共享和互聯互通。只要盡早進行科學的整合，其調整的成本就會大大降低。

只有做好了體系的對接以及平臺的整合，才能將數據的價值最大化，才能使采辦信息化落到實處，使其為企業發展發揮出應有的作用。

五、結語

綜上所述，企業要對未來發展做出合理的決策，離不開數據的支撐，在大數據時代背景下，企業采辦管理必須建立信息化系統，以便采辦人員通過數據庫了解更多的物資信息。企業管理人員用該擁有大數據理念和思維，通過不斷創新以適應社會發展的步伐，充分利用采辦數據庫里的信息，使其發揮最大價值，為企業采辦管理工作提供強有力的數據支撐，進而促進企業的快速發展，提高企業效益。

【參考文獻】

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