淺談事業(yè)單位信息檔案管理的現(xiàn)狀及對策

李松茹

【摘 要】隨著改革的不斷深化和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平取得了顯著的進步，但與此同時也存在著諸多的問題。如檔案信息化程度不高、對現(xiàn)有檔案資源開發(fā)和利用程度不夠等。本文以事業(yè)單位信息檔案管理的現(xiàn)狀作為研究的起點，重點探究了其對策，希望為檔案管理的發(fā)展貢獻一份力量。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；信息檔案管理；現(xiàn)狀；對策

一、機關(guān)事業(yè)單位信息檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理和利用制度不規(guī)范

規(guī)章制度和工作流程是企業(yè)、機關(guān)事業(yè)單位等開展工作的依據(jù)。擁有科學的、健全的規(guī)章制度，不僅可以提高企事業(yè)單位員工的工作效率，還能促進其健康持續(xù)發(fā)展。目前，機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理制度方面存在著如下的缺陷：一，部分部分機關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度不健全，存在著管理漏洞，再加上缺乏相應(yīng)的權(quán)利制約機制，導致其檔案管理效率低下；二，有些機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度盡管制度較為健全，但缺乏相應(yīng)的執(zhí)行機制，導致其成為了一種掛在墻上、擺在案桌上的口號。

（二）檔案管理信息化程度低

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，信息化辦公系統(tǒng)開始在我國興起，各級政府也開始運用這一辦公手段。機關(guān)事業(yè)單位也逐漸走上了無紙化辦公的道路。目前，機關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，盡管已經(jīng)開始轉(zhuǎn)向了信息化，但其信息化程度較低，僅僅是利用軟件來進行檔案的錄入、排序和檢索，并未涉及資源共享，導致檔案資料的利用率不高，未充分發(fā)揮出其應(yīng)有的功效。

（三）不重視檔案資源的開發(fā)和利用

檔案管理涉及的方面眾多，如檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用。其中，檔案的收集、整理、保管是檔案管理的手段，而開發(fā)和利用則是它最終目標。通過對檔案的開發(fā)和利用，可以為領(lǐng)導者決策提供依據(jù)，使他們通過分析過去，來針對現(xiàn)在和未來，提出正確的決策和建設(shè)性意見。目前，許多事業(yè)單位的內(nèi)部管理人員對此缺乏正確的認識，認為檔案管理工作就是保證檔案不遺失，用的時候可以派上用場。這種錯誤理念，使得他們不重視對現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)和利用，嚴重制約了單位的可持續(xù)健康發(fā)展。

二、提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對策

（一）建立和完善檔案管理制度

俗話說“制之有衡，行之有度”。這句話放之四海而皆準，對于機關(guān)事業(yè)單位檔案管理來說亦是如此。制度是管理的基石，要想實現(xiàn)高效、科學的管理，建立完善的檔案管理制度勢在必行。針對機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問題，可從問題入手，采用針對性地策略，從而起到藥到病除的功效。在具體實施過程中，可從以下幾點著手。第一點，建立合理的工作機構(gòu)，明確職責，從而使每個檔案管理工作人員能明確自己的崗位職責和范圍。與此同時，建立有效的信息溝通機制、監(jiān)督機制，以及時彌補檔案管理工作中的漏洞，保障其正常運行。第二點，建立檔案人員激勵機制，通過融入競爭、比賽、合作等因子，來提高檔案管理工作人員的工作積極性和認同感。第三點，建立全面、完善的檔案信息制度，如收集制度、保管利用制度、檔案借閱、登記、統(tǒng)計制度等。

（二）重視檔案管理的信息化建設(shè)

現(xiàn)代社會，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已成為人們工作的主要特征。在信息大爆炸時代，檔案管理工作人員也應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念，在不斷提高自身的信息素養(yǎng)的同時，將先進的計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用到日常工作中，以提高工作效率。在具體實施過程中，可從以下幾點著手。第一點，通過為檔案管理工作人員配備信息設(shè)備和技術(shù)手段，來加強對檔案資源的管理工作，不斷提高其查全率和查準率；第二點，通過檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)和管理，來提高其利用頻率和效果，以避免其受自然、時間、保管等因素影響而引發(fā)的檔案實體損壞。第三，對檔案信息資源管理進行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以實現(xiàn)異地借閱、信息共享等功能。

（三）重視檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案工作的最終目標是通過開發(fā)利用，為人們的生產(chǎn)、生活服務(wù)。對于機關(guān)事業(yè)單位來說，其重要性不言而喻。因此，加強檔案信息資源的開發(fā)和利用成為提高其工作效率的重要途徑。為了達成這一目標，可采取如下措施。措施一，豐富檔案信息資源結(jié)構(gòu)，通過建立檔案信息資源保障體系，提高檔案資源的利用效率；與此同時，加強檔案接收和征集工作，通過擴大收集和征收范圍，進行檢索工具體系建設(shè)；措施二，轉(zhuǎn)變觀念，擴大其服務(wù)范圍，在奉行主動服務(wù)的理念上，積極運用開放觀念、競爭觀念、協(xié)作觀念和市場觀念。措施三，積極借助新媒體進行檔案宣傳，從過去的被動服務(wù)者向主動推送服務(wù)轉(zhuǎn)變；措施四，完善檔案的政策法規(guī)建設(shè)，對于一些不適應(yīng)的，應(yīng)進行刪減或修改，擴大檔案利用的開放范圍，改善其利用環(huán)境，為其開發(fā)和利用創(chuàng)造更便捷的條件。

三、結(jié)語

總之，事業(yè)單位信息檔案管理工作的順利開展，離不開制度的支持、信息化主動適應(yīng)和對檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案工作管理人員在這三方面下足功夫的同時，還應(yīng)時刻關(guān)注其新生的問題，從而對癥下藥，采取更為科學的、針對性強的管理措施，以促進事業(yè)單位信息檔案管理工作邁入一個新的臺階。

【參考文獻】

[1].羅紅麗.淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].辦公室業(yè)務(wù).2018（19）

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