基于互聯網技術的人事檔案管理轉型研究

吳靜穎

【摘 要】二十一世紀以來，全球信息化邁入新的階段，全球性產業革命持續升級，各個行業的生產經營模式和管理模式都發生了巨大的改變。在全球信息化過程中，互聯網技術是一項核心的技術，它對生產力的推動作用明顯，能夠減少企業的各項資源開支。具體到檔案管理領域，互聯網技術可以提升檔案管理成效，提升檔案管理的創新力和生產力。本文立足于互聯網時代背景，將“互聯網+”思維融入到檔案管理當中，希望能夠推動檔案服務轉型升級，使我國檔案事業呈現出嶄新的面貌。

【關鍵詞】互聯網；服務；檔案資源；人事檔案

人事檔案是檔案中較為常見的一種，也是各個單位開展人事工作的基石。伴隨人事檔案的增多，許多檔案服務企業開始服務轉型工作，開始探索檔案轉型路徑。互聯網人事檔案管理并不是簡單的網絡泛化，而是強調創新驅動、跨領域融合、連接一切和開放生態。運用互聯網技術對檔案管理進行創新，可以改善檔案管理的工作環境，提升檔案利用率，滿足不同主體的檔案需求。由于互聯網技術不僅涉及網絡技術這一塊，也涉及計算機技術，所以對檔案管理主體和服務主體的要求較高。許多單位利用互聯網技術開展檔案建設的特色不突出，效果不明顯。因此，如何推動互聯網技術與人事檔案管理的整合，就成了各個地區檔案管理人員亟待思考的重大課題。

一、基本理論概述

第一，提升人事檔案的查檔率，方便檔案需求主體查檔。互聯網技術能夠打破時間與空間的界限，能夠與人事檔案管理工作相契合。人事檔案是服務于單位人事工作的，在單位人才戰略中占據著核心的位置[1]。過去很長一段時間內，我國利用人事檔案的效率低下，沒有充分體現人事檔案的作用。比如。單位不能隨時隨地對人事檔案進行查閱，單位利用人事檔案的效率不高，便捷程度低。將互聯網技術運用到人事檔案后，則可以改變這一現狀。相關檔案需求主體只需要在相應的系統上就能夠調取人事檔案，查檔率和查檔的便捷程度都有了顯著的提升。

第二，延長檔案的“壽命”。人事檔案與其他檔案有很大的不同，人事檔案儲存越久，其價值就越大。人事檔案需要詳細反映某一社會個體的基本情況，就必須對該社會個體進行詳細的記錄。其他檔案的時效性非常強，經過一段時間后，檔案就成為了廢品。人事檔案卻不一樣，其儲存時間越長，就越能將一個人的基本情況反映出來。單位利用互聯網技術對人事檔案進行管理，將紙質檔案變為電子檔案，能夠完美規避檔案被腐蝕的風險，延長檔案“壽命”。

二、存在的問題

（一）運用能力不強

現階段，許多單位在開展檔案信息化建設，逐步利用互聯網技術來對檔案進行全方位管理過程中，存在著諸多問題[2]。典型如：互聯網技術運用不明顯。部分單位只是單純對紙質檔案進行數字化處理，將檔案在計算機上進行管理，沒有深度挖掘互聯網技術的功能。單位在檔案管理創新環節、檔案共享環節以及檔案服務創新環節中運用互聯網技術的能力不強。單位沒有建設檔案共享平臺，沒有打造“掌上云”檔案服務，也沒有打造“一站式”檔案服務平臺，檔案服務能力不高。

（二）安全建設存在短板

互聯網環境中充斥著病毒和黑客，很容易對檔案管理系統造成破壞。部分單位不注重對人事檔案進行安全管理，導致人事檔案丟失和損壞，造成巨大的經濟損失。首先，單位沒有充分運用分布式數據儲存、加密算法、防火墻技術和秘鑰技術，檔案系統的抗風險能力弱，容易遭受病毒的入侵，進而對人事檔案造成破壞。其次，單位沒有建立風險應急機制，沒有做好互聯網環境下的人事檔案備份工作，事后補救工作存在短板。最后，單位沒有建立責任落實機制，工作人員易滋生懈怠心理。無論采取何種方式對人事檔案進行管理，都必須保障人事檔案的真實性和完整性。部分單位忽視對員工責任意識的培養，檔案管理人員在互聯網環境中傳輸檔案和利用檔案時，缺乏責任意識和規范意識，最終發生檔案篡改事件、檔案泄密事件和檔案丟失事件。

三、轉型路徑研究

（一）加強互聯網技術的運用能力

單位可以利用互聯網技術打造“掌上云服務”平臺，尤其對于檔案保管機構和檔案服務機構而言，打造“掌上云服務”平臺，可以提升機構的影響力和競爭力。以人力資源評價公司為例。人力資源評價公司可以利用微信公眾號技術，實現檔案服務的升級。人力資源評價公司創辦相應的微信公眾號，將公眾號與本公司檔案管理系統進行連接后，在微信公眾號上開發相應的檢索檔案功能、調檔功能和還檔功能，提升檔案服務質量和效率。同時，人力資源評價公司可以在公眾號后臺設置相應的關鍵詞，提升檔案自動化服務水平。客戶只需要輸入相應的關鍵詞，就能夠隨時隨地享受相關的檔案服務。除此之外，單位也可以利用云端技術來打造檔案共享機制，推動區域檔案信息化共享平臺建設，拓寬單位的服務范圍，提升單位的競爭力。

（二）加強檔案安全建設

檔案安全建設應當分為宏觀和微觀兩個層面。從宏觀層面來看，單位有必要搭建安全管理體系。以人力資源評價公司為例。人力資源評價公司應當完善管理體系中的內容，彌補現有體系中的漏洞，為工作人員管理人事檔案提供指引。從微觀層面來看，單位必須從多個角度入手，加強對人事檔案的安全管理。以人力資源評價公司為例。人力資源評價公司既要加強事前防控，也要做好事后補救工作。所謂事前防控，就是指公司應當充分利用布式數據儲存、加密算法、防火墻技術和秘鑰技術，對人事檔案進行安全管理，贏得客戶的信賴。所謂事后補救，就是指公司應當建立應急預案，做好人事檔案備份工作。為了節省檔案備份空間，公司可以購置相應的云盤儲存系統，打造“私人云”檔案管理系統，對人事檔案進行封閉性備份，增強抗風險能力。在人事檔案損壞后，及時從“私人云”檔案管理系統上下載檔案，恢復檔案服務工作。除此之外，單位也要注重對工作人員責任意識、安全意識和規范意識的培養。單位應當健全并落實安全責任機制，督促檔案管理人員在檔案管理過程中提高警惕。在發生人事檔案安全事故后，要及時追究相關人員的責任。

（三）做好互聯網技術培訓工作

在檔案管理與信息技術高度融合的現階段，檔案管理人員不僅應當具備檔案管理經驗，也要具備一定的計算機處理技術和互聯網技術[3]。首先，單位應當分批次對檔案管理人員進行培訓，按照崗位性質對人員進行培訓，加強檔案服務人員利用互聯網技術的能力，推動檔案服務創新。其次，單位要主動加強與檔案館、檔案局等機構的聯系，派遣工作人員到其他單位進行學習，積極汲取其他單位運用互聯網技術管理檔案的先進經驗，將相關檔案服務模式和管理模式移植到本單位。最后，單位應當優化培訓機制，優化培訓內容、培訓流程，提高培訓效果。

四、結束語

檔案利用是檔案服務的最終目的，也是體現檔案資源價值的必經路徑。近些年來，我國檔案事業發展迅猛，檔案服務方式更加豐富化和多元化，檔案資源在社會生產生活中的作用愈發的突出。互聯網技術與檔案服務的整合，是檔案事業中的創新，體現了檔案服務部門工作人員與時俱進的理念。從檔案發展的趨勢來看，未來在檔案服務領域運用區塊鏈技術、大數據技術以及人工智能技術，都離不開互聯網這一載體。各個單位只有提升互聯網技術運用能力，才能更好的適應時代發展需求，才能在檔案市場中保持良好的競爭力。

【參考文獻】

[1]趙軼群.互聯網+時代檔案管理現代化建設的路徑研究[J].企業改革與管理，2018（18）：62-63.

[2]萬玉俠.“互聯網+”時代的檔案管理模式研究[J].現代交際，2018（17）：219-220.

[3]李龍鳳.“互聯網+”時代檔案管理工作的創新之道[J].蘭臺世界，2018（S2）：4-5.