基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的人事檔案管理轉(zhuǎn)型研究

吳靜穎

【摘 要】二十一世紀(jì)以來，全球信息化邁入新的階段，全球性產(chǎn)業(yè)革命持續(xù)升級，各個行業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營模式和管理模式都發(fā)生了巨大的改變。在全球信息化過程中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是一項核心的技術(shù)，它對生產(chǎn)力的推動作用明顯，能夠減少企業(yè)的各項資源開支。具體到檔案管理領(lǐng)域，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以提升檔案管理成效，提升檔案管理的創(chuàng)新力和生產(chǎn)力。本文立足于互聯(lián)網(wǎng)時代背景，將“互聯(lián)網(wǎng)+”思維融入到檔案管理當(dāng)中，希望能夠推動檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型升級，使我國檔案事業(yè)呈現(xiàn)出嶄新的面貌。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)；服務(wù)；檔案資源；人事檔案

人事檔案是檔案中較為常見的一種，也是各個單位開展人事工作的基石。伴隨人事檔案的增多，許多檔案服務(wù)企業(yè)開始服務(wù)轉(zhuǎn)型工作，開始探索檔案轉(zhuǎn)型路徑。互聯(lián)網(wǎng)人事檔案管理并不是簡單的網(wǎng)絡(luò)泛化，而是強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新驅(qū)動、跨領(lǐng)域融合、連接一切和開放生態(tài)。運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，可以改善檔案管理的工作環(huán)境，提升檔案利用率，滿足不同主體的檔案需求。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅涉及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)這一塊，也涉及計算機(jī)技術(shù)，所以對檔案管理主體和服務(wù)主體的要求較高。許多單位利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案建設(shè)的特色不突出，效果不明顯。因此，如何推動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與人事檔案管理的整合，就成了各個地區(qū)檔案管理人員亟待思考的重大課題。

一、基本理論概述

第一，提升人事檔案的查檔率，方便檔案需求主體查檔。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠打破時間與空間的界限，能夠與人事檔案管理工作相契合。人事檔案是服務(wù)于單位人事工作的，在單位人才戰(zhàn)略中占據(jù)著核心的位置[1]。過去很長一段時間內(nèi)，我國利用人事檔案的效率低下，沒有充分體現(xiàn)人事檔案的作用。比如。單位不能隨時隨地對人事檔案進(jìn)行查閱，單位利用人事檔案的效率不高，便捷程度低。將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用到人事檔案后，則可以改變這一現(xiàn)狀。相關(guān)檔案需求主體只需要在相應(yīng)的系統(tǒng)上就能夠調(diào)取人事檔案，查檔率和查檔的便捷程度都有了顯著的提升。

第二，延長檔案的“壽命”。人事檔案與其他檔案有很大的不同，人事檔案儲存越久，其價值就越大。人事檔案需要詳細(xì)反映某一社會個體的基本情況，就必須對該社會個體進(jìn)行詳細(xì)的記錄。其他檔案的時效性非常強(qiáng)，經(jīng)過一段時間后，檔案就成為了廢品。人事檔案卻不一樣，其儲存時間越長，就越能將一個人的基本情況反映出來。單位利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理，將紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，能夠完美規(guī)避檔案被腐蝕的風(fēng)險，延長檔案“壽命”。

二、存在的問題

（一）運用能力不強(qiáng)

現(xiàn)階段，許多單位在開展檔案信息化建設(shè)，逐步利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來對檔案進(jìn)行全方位管理過程中，存在著諸多問題[2]。典型如：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用不明顯。部分單位只是單純對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案在計算機(jī)上進(jìn)行管理，沒有深度挖掘互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的功能。單位在檔案管理創(chuàng)新環(huán)節(jié)、檔案共享環(huán)節(jié)以及檔案服務(wù)創(chuàng)新環(huán)節(jié)中運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的能力不強(qiáng)。單位沒有建設(shè)檔案共享平臺，沒有打造“掌上云”檔案服務(wù)，也沒有打造“一站式”檔案服務(wù)平臺，檔案服務(wù)能力不高。

（二）安全建設(shè)存在短板

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中充斥著病毒和黑客，很容易對檔案管理系統(tǒng)造成破壞。部分單位不注重對人事檔案進(jìn)行安全管理，導(dǎo)致人事檔案丟失和損壞，造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。首先，單位沒有充分運用分布式數(shù)據(jù)儲存、加密算法、防火墻技術(shù)和秘鑰技術(shù)，檔案系統(tǒng)的抗風(fēng)險能力弱，容易遭受病毒的入侵，進(jìn)而對人事檔案造成破壞。其次，單位沒有建立風(fēng)險應(yīng)急機(jī)制，沒有做好互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的人事檔案備份工作，事后補(bǔ)救工作存在短板。最后，單位沒有建立責(zé)任落實機(jī)制，工作人員易滋生懈怠心理。無論采取何種方式對人事檔案進(jìn)行管理，都必須保障人事檔案的真實性和完整性。部分單位忽視對員工責(zé)任意識的培養(yǎng)，檔案管理人員在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中傳輸檔案和利用檔案時，缺乏責(zé)任意識和規(guī)范意識，最終發(fā)生檔案篡改事件、檔案泄密事件和檔案丟失事件。

三、轉(zhuǎn)型路徑研究

（一）加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用能力

單位可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打造“掌上云服務(wù)”平臺，尤其對于檔案保管機(jī)構(gòu)和檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)而言，打造“掌上云服務(wù)”平臺，可以提升機(jī)構(gòu)的影響力和競爭力。以人力資源評價公司為例。人力資源評價公司可以利用微信公眾號技術(shù)，實現(xiàn)檔案服務(wù)的升級。人力資源評價公司創(chuàng)辦相應(yīng)的微信公眾號，將公眾號與本公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行連接后，在微信公眾號上開發(fā)相應(yīng)的檢索檔案功能、調(diào)檔功能和還檔功能，提升檔案服務(wù)質(zhì)量和效率。同時，人力資源評價公司可以在公眾號后臺設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵詞，提升檔案自動化服務(wù)水平。客戶只需要輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，就能夠隨時隨地享受相關(guān)的檔案服務(wù)。除此之外，單位也可以利用云端技術(shù)來打造檔案共享機(jī)制，推動區(qū)域檔案信息化共享平臺建設(shè)，拓寬單位的服務(wù)范圍，提升單位的競爭力。

（二）加強(qiáng)檔案安全建設(shè)

檔案安全建設(shè)應(yīng)當(dāng)分為宏觀和微觀兩個層面。從宏觀層面來看，單位有必要搭建安全管理體系。以人力資源評價公司為例。人力資源評價公司應(yīng)當(dāng)完善管理體系中的內(nèi)容，彌補(bǔ)現(xiàn)有體系中的漏洞，為工作人員管理人事檔案提供指引。從微觀層面來看，單位必須從多個角度入手，加強(qiáng)對人事檔案的安全管理。以人力資源評價公司為例。人力資源評價公司既要加強(qiáng)事前防控，也要做好事后補(bǔ)救工作。所謂事前防控，就是指公司應(yīng)當(dāng)充分利用布式數(shù)據(jù)儲存、加密算法、防火墻技術(shù)和秘鑰技術(shù)，對人事檔案進(jìn)行安全管理，贏得客戶的信賴。所謂事后補(bǔ)救，就是指公司應(yīng)當(dāng)建立應(yīng)急預(yù)案，做好人事檔案備份工作。為了節(jié)省檔案備份空間，公司可以購置相應(yīng)的云盤儲存系統(tǒng)，打造“私人云”檔案管理系統(tǒng)，對人事檔案進(jìn)行封閉性備份，增強(qiáng)抗風(fēng)險能力。在人事檔案損壞后，及時從“私人云”檔案管理系統(tǒng)上下載檔案，恢復(fù)檔案服務(wù)工作。除此之外，單位也要注重對工作人員責(zé)任意識、安全意識和規(guī)范意識的培養(yǎng)。單位應(yīng)當(dāng)健全并落實安全責(zé)任機(jī)制，督促檔案管理人員在檔案管理過程中提高警惕。在發(fā)生人事檔案安全事故后，要及時追究相關(guān)人員的責(zé)任。

（三）做好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)培訓(xùn)工作

在檔案管理與信息技術(shù)高度融合的現(xiàn)階段，檔案管理人員不僅應(yīng)當(dāng)具備檔案管理經(jīng)驗，也要具備一定的計算機(jī)處理技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)[3]。首先，單位應(yīng)當(dāng)分批次對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，按照崗位性質(zhì)對人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案服務(wù)人員利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的能力，推動檔案服務(wù)創(chuàng)新。其次，單位要主動加強(qiáng)與檔案館、檔案局等機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，派遣工作人員到其他單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，積極汲取其他單位運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理檔案的先進(jìn)經(jīng)驗，將相關(guān)檔案服務(wù)模式和管理模式移植到本單位。最后，單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化培訓(xùn)機(jī)制，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)流程，提高培訓(xùn)效果。

四、結(jié)束語

檔案利用是檔案服務(wù)的最終目的，也是體現(xiàn)檔案資源價值的必經(jīng)路徑。近些年來，我國檔案事業(yè)發(fā)展迅猛，檔案服務(wù)方式更加豐富化和多元化，檔案資源在社會生產(chǎn)生活中的作用愈發(fā)的突出。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案服務(wù)的整合，是檔案事業(yè)中的創(chuàng)新，體現(xiàn)了檔案服務(wù)部門工作人員與時俱進(jìn)的理念。從檔案發(fā)展的趨勢來看，未來在檔案服務(wù)領(lǐng)域運用區(qū)塊鏈技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及人工智能技術(shù)，都離不開互聯(lián)網(wǎng)這一載體。各個單位只有提升互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用能力，才能更好的適應(yīng)時代發(fā)展需求，才能在檔案市場中保持良好的競爭力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙軼群.互聯(lián)網(wǎng)+時代檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的路徑研究[J].企業(yè)改革與管理，2018（18）：62-63.

[2]萬玉俠.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案管理模式研究[J].現(xiàn)代交際，2018（17）：219-220.

[3]李龍鳳.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作的創(chuàng)新之道[J].蘭臺世界，2018（S2）：4-5.