論傳統媒體OA系統的建設

陳珉 彭鸞 熊威

【摘 要】隨著移動互聯和數字技術為基礎的新媒體不斷發展，改變了圖像、文字、聲音等信息的生產、交換、傳播、消費的方式，互聯網媒體得到了長足的發展。相對于互聯網公司，傳統媒體的組織架構復雜，內部工作流程冗長，需求響應慢，難以及時適應市場變化。因此，有必要通過信息化的方式從內部解決工作中的實際困難，幫助及時收集、加工、分析、生成各種有效信息，實現信息對稱，加快融合轉型，積極應對業務快速變化。

【關鍵詞】辦公自動化；流程管理；傳統媒體

一、背景

近幾年傳統媒體一直積極致力于創新開拓，但收效甚微，難以扭轉頹勢。究其原因轉型大多是部分特別能戰斗的精英各自為戰，局部突破，未形成有效地整體優勢，資源整合還是物理反應，不是化學反應。加快成功轉型，須開源節流，從流程再造、流程管控入手，利用信息化系統提高企業運作效率。本文中的OA系統，是建立在采編、廣告、發行、財務、人事系統之上廣義的平臺系統，將各種有效的數據資源打通，集成匯聚統一的信息平臺。能準確、及時地反映內部各項工作的當前狀態，利用過去的數據預測未來，從全局出發輔助各職能部門，提高內部整體的工作效率。

二、流程管控

企業管理中，“流程管控”是開源節流、提高效率的核心手段，創造價值的是流程而不是部門。下面從流程的“PDCA”循環介紹傳統媒體OA系統的建設要點。

（1）流程設計（P）

設計高效：從新聞門戶網站到兩微一端，再到直播和短視頻，產品形態不斷演進。媒體融合存在多樣性和迭代性，內部組織架構、生產流程隨之改變。在加速轉型中，談到最多的就是“變”。因此需要構建以業務為核心，跨部門的業務管理流程，快速定義業務流程，省去個性化開發的過程，具有圖形化設計業務流程圖和自動生成業務表單的能力。

使用靈活：滿足審批過程中串簽，并簽，搶簽，選簽，會簽，加簽，代簽，轉簽，駁回、掛起等各種使用場景，提供傳閱，通知，收回，撤銷，掛起，催辦各種流程辦理過程中的工具，適應復雜的內部使用場景。

（2）流程執行（D）

流程執行是將企業管理的制度安排落實到業務執行中。流程執行過程中重點關注的是實際業務執行和關鍵業務結點審核、批準。

基于績效的戰略落地：績效考核是對員工的工作行為和業績進行量化評估，通過任務完成的質量、時效性，形成科學合理透明的評價體系。

（3）流程監控（C）

流程監控是監控實際的業務執行情況。流程監控包含流程的符合性審計、流程績效監控、業務運營信息和報表的審查。

（4）流程完善（A）

流程完善是從業務監控結果判別管理改進機會，將管理改進的成果落實到企業架構中。流程改善包含變革需求管理和項目規劃、變革項目管理以及任務落實與跟蹤。

三、“平臺+應用”的系統構建模式

傳統媒體中，建立了諸多的系統、固化了很多流程，滿足一時的管控需求。但這些數據大都分散在不同的部門和系統中，形成信息孤島，導致信息重復、不同步、集成困難，影響決策。

采取“平臺+應用”的系統構建模式，打破數據孤島，建立數據集成平臺。核心是對“人、財、物、用戶、流程、項目、知識”七大要素的管理。

對“人”的管理，對接人力資源管理系統，圍繞計劃、組織、指揮、控制四個方面，搭建行政方面的管理需求。為實現人事管理提供有力的支持。

對“財”的管理，對接財務系統和廣告管理系統。打通財務數據，保證財務系統和廣告管理系統的數據一致性，用于決策判斷，及時調整業務。

對“物”的管理，對接資產管理系統，圍繞資產管理的采購、入庫、使用、報廢全流程管控，降低單位利潤的生產成本。

對“用戶”的管理，對接發行系統及其他所有對外發布且擁有注冊用戶的業務系統。將各種異構用戶數據同構化，通過數據挖掘技術整體全面的分析客戶行為，預測用戶需求，讓跨界營銷成為可能。

對“流程”的管理，主要是申請流程和審核流程，提高信息傳遞的時效性，優化辦公流程，高效銜接各部門。起到信息傳遞及時，資訊更新迅速，溝通交流通暢的作用。

對“項目”的管理，對項目的論證、實施、結果進行科學有效的監管和評價，完整保留項目過程中的所有文檔資料，確保項目成功率，杜絕玩票，避免重復性失敗。降低跨部門項目組對的門檻，加速媒體融合項目的快速落地。

對“知識”的管理，建立知識共享庫。即用于新媒體技術共享，也用于員工在工作、學習中產生的經驗教訓。通過收集、創造、分享、整合、更新等過程，以文檔、課件、視頻等方式，匯聚到知識庫中。

四、結語

傳統媒體OA系統的建設框架上，采取“平臺+應用”的構建模式，以“流程”設計為核心，打通數據壁壘，建立統一的數據倉庫。設計多個相對功能獨立的子系統，保證穩定性和易擴展性。子模塊的設計遵循結構穩定、可擴展、高內聚、低耦合、可組合性高的特點。設計過程按照功能來劃分軟件的結構，把復雜工程轉化成標準零部件的做法。流程、權限、數據源可配置，功能、接口可擴展，系統整體擁有較強可維護性。

【參考文獻】

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