內控角度下的高校合同審簽探討

祁麟

摘 要：近年來高校辦學規(guī)模不斷擴大、高校經(jīng)濟活動種類逐漸增多，由此產生的經(jīng)濟合同種類與數(shù)量也呈不斷上升和增加的趨勢。為了防范學校經(jīng)濟風險，規(guī)范學校的經(jīng)濟合同管理，經(jīng)濟合同審簽成為高校內部審計一項重要內容，同時也是高校內控管理的重要環(huán)節(jié)。通過高校經(jīng)濟合同審簽的含義展開論述，分析了經(jīng)濟合同審簽的現(xiàn)狀、問題，審簽過程中的關鍵風險點，最后對如何加強高校經(jīng)濟合同審簽工作做出闡述。

關鍵詞： 高等學校；合同審簽；內部控制

中圖分類號：D9 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.03.081

1 引言

隨著國家對高等學校事業(yè)的重視，高校辦學規(guī)模不斷發(fā)展、擴大，學校辦學、發(fā)展科研事業(yè)籌措資金的途徑越來越多樣化，高校經(jīng)濟活動種類逐漸增多，由此產生的經(jīng)濟合同種類與數(shù)量也呈不斷上升和增加的趨勢。

為了防范學校經(jīng)濟風險，規(guī)范學校的經(jīng)濟合同管理，經(jīng)濟合同審簽成為高校內部審計一項重要內容，同時也是高校內控管理的重要環(huán)節(jié)。本文通過高校經(jīng)濟合同審簽的含義展開論述，分析了經(jīng)濟合同審簽的現(xiàn)狀、問題，審簽過程中的關鍵風險點，最后對如何加強高校經(jīng)濟合同審簽工作做出闡述。

2 經(jīng)濟合同審簽的含義及必要性

高校經(jīng)濟合同是指學校作為獨立的民事主體在參與社會經(jīng)濟和民事活動中與其他平等主體的法人、其他組織之間就明確雙方的權利、義務關系所設立的書面協(xié)議。按照開展的業(yè)務不同，高校對外主要簽訂的合同種類包括以下幾種：（1）基本建設和修繕工程項目合同以及與其相關的材料、設備采購及安裝等合同；（2）物資采購合同；（3）房屋租賃合同、資產處置合同；（4）對外合作辦班培訓合同；（5）科技服務合同；（6）資產租賃合同；（7）委托管理合同以及其他合同。

高校合同審簽是指高校內部審計機構及人員按照國家、學校相關規(guī)定，通過一定的審計程序及方法，對上述經(jīng)濟合同在簽訂之前，進行的審查、復核和簽批工作。

高校合同管理是內部控制管理的重要組成部分，而合同審簽工作的開展能夠有效促進高校合同管理工作，加強對經(jīng)濟合同所涉及的經(jīng)濟活動的監(jiān)督，防范學校經(jīng)濟風險，維護學校合法權益，提高辦學效益。

3 經(jīng)濟合同審簽現(xiàn)狀及存在的問題

3.1 經(jīng)濟合同審簽權責落實不到位，審計的監(jiān)督職能不能得到充分發(fā)揮

隨著高校對經(jīng)濟合同管理的重視，大部分高校已經(jīng)建立了合同管理方面的制度，對于合同的文本起草、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同審簽、合同印章管理的部門做出了權責劃分。然而在實際的審簽過程中發(fā)現(xiàn)如下問題：

一是部分職能部門并沒有認清責任，沒有認識到合同審簽是合同簽訂的最后一關，而是把合同審簽作為一道屏障和保護傘，在合同文本起草、合同的初審工作中敷衍了事，把本部門應該完成的工作推向了審計部門，使得審計部門既承擔了管理部門的初審工作，也是終審部門，原本文件規(guī)定的多個部門把關變成了不作為，最后使得審計人員往往疲于奔命，審計效果也會大打折扣。

二是有的管理部門以時間緊等為理由在合同已經(jīng)執(zhí)行后報審合同，這樣形式主義的合同審簽基本已經(jīng)沒有意義，審計監(jiān)督職能難以得到發(fā)揮。

上述問題產生的原因在于管理部門責任意識不強，合同管理制度執(zhí)行不到位、缺乏追責機制。

3.2 合同管理的信息化建設亟待加強，需建立合同管理信息系統(tǒng)進行有效管理

隨著高校辦學規(guī)模的擴大，高校涉及的經(jīng)濟業(yè)務增加，每年簽訂的合同呈幾何數(shù)量增長，伴隨著合同簽訂前審簽的結束，合同后續(xù)簽訂、付款、執(zhí)行的一系列環(huán)節(jié)均需要加以把控，合同結束后的專項審計、經(jīng)濟責任審計可能也要對以前的相關合同進行調用。建立合同管理信息系統(tǒng)，對合同的審簽的全過程進行管理和把控顯得尤為重要，這也可以使相關部門及學校領導及時了解合同執(zhí)行的進度，加強對合同的管理。

3.3 審計部門由于自身原因造成審計職能及獨立性不能充分發(fā)揮

高校合同種類廣、數(shù)量多，涉及業(yè)務豐富，合同審簽人員既要具有法律、財經(jīng)、工程多方面的知識，又要做到主動溝通，具有一定的專業(yè)技術知識。目前高校審計部門一般分為財務審計、工程審計兩個科室，對于合同審簽需要的法律方面的知識有所欠缺，從知識結構及人員配備上不能滿足合同審簽的需要，使得審計的監(jiān)督職能不能得到有效發(fā)揮。另外由于內審部門與招標辦、后勤處等報送合同的部門存在長期合作關系，對于發(fā)現(xiàn)的問題可能會存在“多一事不如少一事”的心理，損害審計的獨立性。

4 經(jīng)濟合同審簽過程中的關鍵控制點

合同管理是高校內部控制管理的重要組成部分，而合同審簽是合同管理的一項重要環(huán)節(jié)，在合同審簽中，內審部門應注意把握以下關鍵控制點，明確控制措施，通過合同審簽提高內部控制的針對性和有效性。

4.1 審查合同內容的完整性、合法性、合規(guī)性

學校對外發(fā)生經(jīng)濟行為，除即時結清方式或按規(guī)定可不簽訂合同外，均應當訂立書面合同，明確雙方權利義務。根據(jù)我國《合同法》第二章第十二條規(guī)定，合同的內容由當事人約定，一般包括以下條款：當事人的名稱或者姓名和住所；標的；數(shù)量；質量；價款或者報酬；履行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的方法。

在對合同進行審查時，應按照《合同法》及學校相關管理規(guī)定，重點審查以下內容：合同內容及條款是否完整；合同內容及條款的合法性、合規(guī)性：合同內容及條款、技術指標與招標文件、投標單位投標文件是否相符：合同內容及條款在重大問題上有無做出不當讓步，導致學校合法利益受損或承擔額外的法律責任。

在對合同的文本進行審核時，對涉及權利義務關系的條款應當進行重點審查，并根據(jù)實際情況進行適當修改。合同文本須報經(jīng)有關主管部門審查或備案的，應當履行相應程序。

4.2 審查合同簽訂主體的資質，降低合同簽訂風險

在合同訂立前的審核工作中，應調取合同對方材料，充分了解合同對方的主體資格、資質證明、信用狀況、生產能力等有關內容，評估對方當事人是否具備履約能力。

采購合同是學校合同的主要組成部門，對于采購合同，應重點對簽訂合同供應商的主體資格、信用狀況等進行審查，尤其是采取預付款方式的，應當按照學校規(guī)定權限和流程簽署采購合同，防止學校利益受損。

4.3 審查合同文本簽字雙方是否是法人或授權代理人

正式對外訂立的合同，應當由甲乙雙方法定代表人或由其授權的代理人簽名或加蓋規(guī)定印章。授權簽署合同的，應當簽署授權委托書，未經(jīng)授權的人員不得簽署合同。

學校應當加強對合同印章的管理，合同經(jīng)審簽后，通過管理部門審批及法定代表人或由其授權的代理人簽署后，方可加蓋合同印章，降低學校不當損失的風險。

4.4 對于高校的技術合同及其他涉密合同

在審查過程中還應注意合同的保管及簽訂保密協(xié)議，防止因合同保管不當或未簽訂保密協(xié)議，泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密，導致學校乃至國家利益受損。

5 做好高校審簽工作的建議

5.1 完善合同管理、審簽制度，做到權責分明并建立追責機制

針對還未建立合同管理規(guī)定、合同審簽規(guī)定的高校，應根據(jù)實際情況，結合國家、省市對合同管理方面的規(guī)定建立適合本校的合同管理、審簽的相關制度，對于合同的起草、審核、審批、簽訂、執(zhí)行、核算、保管和歸檔，明確部門責任，使得合同管理工作步入正軌，職能部門在開展工作時有制度保障。

針對已經(jīng)建立合同管理相關規(guī)定的學校，應完善制度，對于合同各個環(huán)節(jié)的工作，各會簽部門應明確責任，并建立崗位責任制及追責機制，使管理部門合同責任人不再有“干多干少一個樣”的思想，如相關部門對合同把關不嚴，未盡到自身責任，應嚴肅追究，起到防范學校風險，加強內部控制管理的作用

5.2 建設合同管理信息系統(tǒng)，注重溝通，營造良好審計環(huán)境

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，做好審計監(jiān)督工作，信息化建設是一項重要保證。高校應建立適合自身的合同管理信息系統(tǒng)，對合同從簽訂、履行、保管等方面進行線上審批、控制，全面提高審計的質量和水平。

合同管理、審簽工作是多部門協(xié)調才能做好的工作，不是一個部門的“獨奏曲”，而是多個部門通力合作的“交響樂”。在對合同審簽過程中，審計部門既不能有做“老好人”的思想，遇到問題應從學校角度考慮，從制度角度、學校利益出發(fā)審核，做到維護學校權益，防范經(jīng)濟風險；同時審計部門也不能以審計監(jiān)督者自居，高高在上，在發(fā)現(xiàn)問題時應做到與職能部門認真溝通，態(tài)度良好，提出合理化建議，為學校的合同管理共同做出貢獻。

5.3 加強高校審計隊伍建設，做好合同審簽工作

合同審簽涉及的合同種類廣，數(shù)量多，并且隨著學校經(jīng)濟業(yè)務的拓展，新的經(jīng)濟合同類型也會隨之產生，這要求審計人員在埋頭工作的同時，要加強對業(yè)務的學習，重點學習合同審簽相關的經(jīng)濟、法律、工程方面的知識，以及國家、省、市出臺的相關規(guī)定。同時高校應定期組織對審計人員的培訓，與其他高校的同事的交流、溝通、學習，這有助于更好地做好合同審簽工作。對于專業(yè)技術合同，應充分與職能部門溝通，借助其專業(yè)優(yōu)勢進行審核。從多角度，多方面提高合同審核質量，為學校防范經(jīng)濟風險，提高學校的合同管理水平。

參考文獻

[1]何海梅.高校經(jīng)濟合同審計的思考[J].市場論壇，2017，（5）.

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