基于要素分析的高校檔案信息服務(wù)模式發(fā)展對策

任家英

摘 要：隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，信息傳遞愈發(fā)快捷便利，用戶對信息的需求也呈現(xiàn)多樣化、個(gè)性化的發(fā)展趨勢，這給高校檔案服務(wù)工作帶來挑戰(zhàn)和機(jī)遇。本文結(jié)合當(dāng)前高校檔案服務(wù)模式的現(xiàn)狀，積極開展檔案信息服務(wù)模式創(chuàng)新，拓展檔案數(shù)字化服務(wù)職能，并構(gòu)建基于要素分析的高校檔案信息服務(wù)模式。

關(guān)鍵詞：要素分析；檔案管理；服務(wù)模式

1.引言

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，推動了高校檔案信息服務(wù)模式的發(fā)展，傳統(tǒng)以紙張為載體的文檔使用環(huán)境發(fā)生巨大變化，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)成為檔案工作的重要手段，依托計(jì)算技術(shù)生成的電子文件在高校檔案資源中的比重越來越大，檔案數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。檔案信息服務(wù)模式是對服務(wù)對象、服務(wù)資源、服務(wù)主體、服務(wù)方式四要素相互關(guān)系的描述，因此從要素分析的視角，構(gòu)建高校檔案信息服務(wù)模式，能夠有效的推動高校檔案服務(wù)的發(fā)展。

2.我國高校檔案信息服務(wù)模式現(xiàn)狀

（1）現(xiàn)狀調(diào)查

通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查、問卷調(diào)查和檔案館走訪的方式，對高校檔案信息服務(wù)模式現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究，調(diào)研的內(nèi)容則是高校檔案信息服務(wù)模式的四要素。服務(wù)對象包括用戶類型與檔案類別，服務(wù)主體包括檔案服務(wù)人員、機(jī)構(gòu)設(shè)置與管理體制，服務(wù)資源包括檔案館藏檔案信息，服務(wù)方式包括檔案網(wǎng)站建設(shè)、提供的服務(wù)方式等。

（2）統(tǒng)計(jì)與分析

對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析可知：①服務(wù)對象中，檔案用戶主要包括教師、學(xué)生、管理人員、社會公眾四類，其中教師對檔案內(nèi)容注重系統(tǒng)性、可靠性、準(zhǔn)確性，偏好內(nèi)容多以教學(xué)相關(guān)資料為主。學(xué)生則主要側(cè)重升學(xué)、就業(yè)相關(guān)資料，比如學(xué)籍、成績、學(xué)歷證明等。社會公眾的需求則較為復(fù)雜多樣，他們對手續(xù)簡化的要求較高；

②服務(wù)主體主要包括高校檔案館、高校博物館、檔案館管理體制，檔案館工作包括行政管理、業(yè)務(wù)管理、提供服務(wù)、宣傳教育等。檔案工作者在職稱結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)方面表現(xiàn)較為合理，但仍需進(jìn)一步提升；

③服務(wù)資源方面，高校檔案館館藏類別十分豐富，基本滿足《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對檔案材料分類的要求，檔案館還在此基礎(chǔ)上增添了若干分類，尤其是檔案數(shù)字化建設(shè)以來，較為前沿、利用頻率較高的檔案資料進(jìn)行了單獨(dú)的、更細(xì)致的分類，基本能夠涵蓋全部類型的檔案。此外，高校檔案館還積極地深入挖掘再生資源，開展編研工作，拓展服務(wù)范圍；

④服務(wù)方式方面，不僅能夠提供傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式，還建立了檔案網(wǎng)站，能夠滿足遠(yuǎn)程服務(wù)、在線交流溝通、在線服務(wù)等服務(wù)方式，使檔案服務(wù)更加豐富多元化。

（3）存在的問題

調(diào)查分析可知，雖然高校檔案信息服務(wù)模式發(fā)展取得良好的效果，但仍然存在一些問題需要解決。一是高校檔案館特色精品資源缺乏，使得檔案信息服務(wù)對公眾缺乏吸引力，尤其是針對個(gè)性化需求的用戶，還需提升精品意識，通過優(yōu)化整合來提升自身品牌。二是檔案部門自身建設(shè)不足，檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展需要檔案館自身加強(qiáng)建設(shè)，注重自身隊(duì)伍建設(shè)，但從調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，高校檔案館檔案信息流通共享不足，檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)有待進(jìn)一步提升。三是檔案服務(wù)公眾意識淡薄，多以服務(wù)學(xué)校黨政管理工作為主，缺乏以人為本、服務(wù)公眾的意識。四是服務(wù)方式傳統(tǒng)單一，提供服務(wù)的多元化創(chuàng)新不足，尤其是依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的服務(wù)方式較少。

3.高校檔案信息服務(wù)模式發(fā)展對策

（1）服務(wù)對象

高校檔案擁有自己的特點(diǎn)，其具有更強(qiáng)的知識性和獨(dú)特性，且傳統(tǒng)上對檔案信息呈現(xiàn)封閉性。但隨著社會公眾對信息需求越來越廣泛，高校檔案信息服務(wù)發(fā)展中應(yīng)進(jìn)一步拓寬服務(wù)對象的范圍，向社會化、公眾化發(fā)展。高校檔案館應(yīng)進(jìn)一步簡化對校外人員的利用手續(xù)，并積極分析社會公眾的需求，并通過建立專題檔案數(shù)據(jù)庫來滿足不同服務(wù)對象的個(gè)性化需求。對校外用戶，要在情況許可的前提下擴(kuò)大利用權(quán)力，吸引更多用戶使用高校檔案信息。高校檔案館也應(yīng)積極配合社會熱點(diǎn)、重大事件開展編研，以及積極展覽、宣傳高校自身文化優(yōu)勢，傳播校園文化，通過擴(kuò)大用戶范圍來宣傳學(xué)校形象，樹立良好的學(xué)校品牌。

（2）服務(wù)主體

高校檔案館應(yīng)進(jìn)一步完善服務(wù)機(jī)構(gòu)，突出高校檔信息的文化教育功能，設(shè)立愛國主義教育基地、校史館、檔案網(wǎng)站建設(shè)等，積極融合檔案館、圖書館、博物館，成立體系化的管理機(jī)構(gòu)。針對檔案服務(wù)工作者，檔案館應(yīng)積極加強(qiáng)人才建設(shè)，合適的引入人才，豐富人才結(jié)構(gòu)。給在職人員提供更多的培訓(xùn)，提升他們的檔案服務(wù)知識和技能，增強(qiáng)綜合素質(zhì)。

（3）服務(wù)資源

檔案信息資源是高校檔案館提供信息服務(wù)的重要基礎(chǔ)，為滿足用戶全方位、多元化的信息需求，高校檔案館應(yīng)進(jìn)一步整合、優(yōu)化、豐富館藏資源，多渠道、多途徑開展資源收集，建立“四位一體”的資源體系建設(shè)。校內(nèi)資源建設(shè)中要提高各部門專兼職檔案人員綜合素質(zhì)，完善檔案歸檔制度，強(qiáng)化工作規(guī)范性，保證檔案材料齊全、完整。社會資源建設(shè)中要采取積極主動的態(tài)度，通過考察、征集、走訪等方式將散落的檔案資源收集入館，盡可能的搜集與檔案館需求相關(guān)的各類資料，包括文字、音頻、視頻等資源。館際資源建設(shè)中，應(yīng)加強(qiáng)館際間交流，提升檔案信息資源共享，使各館之間資源互補(bǔ)，維護(hù)檔案館藏資源的系統(tǒng)全面。媒體資源建設(shè)中，應(yīng)抓住現(xiàn)代媒體的信息資源優(yōu)勢，采用相關(guān)技術(shù)收集、整理相關(guān)資料，編制主題檔案，以滿足不同用戶的需求。

（4）服務(wù)方式

在服務(wù)方式上建立“一體兩翼”服務(wù)體質(zhì)，即以業(yè)務(wù)性服務(wù)為主體，以增值性服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)為兩翼。在業(yè)務(wù)性服務(wù)上，拓展服務(wù)范圍，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式建設(shè)，比如網(wǎng)上瀏覽、信息發(fā)布、用戶信息反饋、檔案信息檢索、咨詢服務(wù)、教育培訓(xùn)、檔案統(tǒng)計(jì)等。個(gè)性化服務(wù)方面，樹立“以人為本”的服務(wù)理念，開展主動推送、定期服務(wù)、移動應(yīng)用、個(gè)人數(shù)字檔案館等服務(wù)。增值服務(wù)方面，把握高校檔案信息的知識價(jià)值，開展原始檔案增值服務(wù)與知識服務(wù)，滿足社會公眾用戶的知識信息需求。

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