高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究

周宗相

【摘 要】高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)的相繼展開，數(shù)字檔案館建設(shè)涉及到信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)軟件、軟件設(shè)計、數(shù)字資源建設(shè)和信息安全等多方面的問題，結(jié)合數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)際，提出了數(shù)字檔案館基本建設(shè)的硬件、軟件設(shè)計要求和具體標(biāo)準(zhǔn)。本文從高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀和對策進(jìn)行了研究。

【關(guān)鍵詞】高職院校；數(shù)字檔案館建設(shè)；問題對策

中圖分類號： G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）27-0212-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.27.098

0 引言

當(dāng)今社會已步入一個科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的新時代，是一個信息化社會、網(wǎng)絡(luò)信息化時代、朝著數(shù)字化進(jìn)程迅猛發(fā)展的潮流，也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要方向。但隨著時代發(fā)展，檔案工作發(fā)生了巨大變化。數(shù)字檔館建設(shè)是各高職院校積極推進(jìn)的一項(xiàng)重中之重的工作，各單位已提上了議事日程。高職院校數(shù)字檔案館的建設(shè)是指各單位統(tǒng)一加強(qiáng)計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對館藏檔案信息資源管理、利用的需求，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理。并從部分高職院校已建好的數(shù)字檔案館使用情況而言，體現(xiàn)了數(shù)字檔案館的功能優(yōu)勢，提高了檔案管理工作的效率。也保存保護(hù)了紙質(zhì)檔案的原始性，又為檔案查閱利用者提供了高效的服務(wù)。供在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中作以下參考。

1 數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)應(yīng)用

數(shù)字檔案館應(yīng)具備館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，滿足管理與服務(wù)的基本條件。（1）中心機(jī)房：在機(jī)房選址、設(shè)計裝修、供電、防雷擊、電磁輻射，溫濕度控制、防水漏、消防、監(jiān)控設(shè)施等方面符合相關(guān)規(guī)定。（2）網(wǎng)絡(luò)平臺：布置覆蓋所有業(yè)務(wù)工作區(qū)域的局域網(wǎng)，有條件的單位可建設(shè)千兆主干局域網(wǎng)，但交換設(shè)備須物理隔離。（3）服務(wù)器和存儲設(shè)備：應(yīng)配備所有業(yè)務(wù)需要的服務(wù)器存儲設(shè)備，數(shù)據(jù)自動備份和恢復(fù)功能。（4）終端設(shè)備；配備所需的計算機(jī)、服務(wù)終端設(shè)備。（5）其他硬件設(shè)備；配相應(yīng)的音視采集、轉(zhuǎn)碼、編輯、制錄設(shè)備。（6）基礎(chǔ)軟件；配相應(yīng)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件、備份恢復(fù)系統(tǒng)及殺毒軟件、字處理、圖像查看、音視播放軟件等應(yīng)用軟件必需使用正版軟件。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)的硬件、軟件及基本要求

（1）硬件要求，主要有：服務(wù)器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、磁帶機(jī)等存儲設(shè)備及附屬設(shè)備。確保數(shù)字檔案的大量儲存、查詢、利用。還應(yīng)增添服務(wù)器等設(shè)備為數(shù)字化提供載體。（2）軟件要求：選購和自身開發(fā)與更件配套的操作系統(tǒng)應(yīng)具安全性高、穩(wěn)定性好；選配數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)要和單位檔案信息標(biāo)準(zhǔn)相符；另外，在選配掃描軟件、圖像處理軟件等要配套才行。這樣才能使辦公自動化系統(tǒng)和檔案資料管理系統(tǒng)達(dá)到無縫銜接，實(shí)現(xiàn)資源共享達(dá)到預(yù)期目的。（3）數(shù)字化加工技術(shù)要求和標(biāo)準(zhǔn)。依照國家檔案局DA/T31-2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，DA/38-2008《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》，DA/44-2009《數(shù)字檔案信息化輸出到縮微膠片上的技術(shù)規(guī)范》，DA/T-62-2017《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理加工和管理。

3 數(shù)字檔案館建設(shè)過程中的現(xiàn)狀與問題

目前高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)，在業(yè)務(wù)外包的形式方面比較突出。還有一些問題存在：（1）有些單位對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識程度不高。認(rèn)為這個數(shù)字檔案館建設(shè)不是很重要，是日常工作中很普通的事。在硬件方面，電腦、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備沒有配齊的現(xiàn)象。在軟件方面只有單機(jī)版的操作軟件，只能進(jìn)行目錄檢索。因此，有些單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為數(shù)字檔案館建設(shè)不是很特別的一件重要事務(wù)，是給工作上增添很麻煩的事。只要保管好紙質(zhì)檔案就行了，不需要人力、物力、財力的浪費(fèi)；還有些檔案人員認(rèn)為自己年齡較大、在檔案領(lǐng)域工作的時間比較長，感到業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)也比較豐富，對運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)知識的了解不夠全面等原因。對數(shù)字檔案館建設(shè)的積極性不高，甚至認(rèn)為沒有必要對數(shù)字檔案館建設(shè)，并且認(rèn)為是多余的，只是滿足于現(xiàn)狀，按照傳統(tǒng)的檔案管理就行了、有利用者來查閱檔案能找到，把日常工作推行起走就行了，按常規(guī)操作程序即可。（2）經(jīng)費(fèi)投入是一個比較困難的問題。在部分高職院校對數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中面臨最大的就是經(jīng)費(fèi)投入問題，主要是經(jīng)費(fèi)投入不足受到局限性。大多數(shù)單位都愿意把有限的財力資源投入到其它重要的建設(shè)方面，從而造成數(shù)字檔案館建設(shè)投入的經(jīng)費(fèi)不充足，致使經(jīng)費(fèi)難以有效保障。同時，也使檔案數(shù)字化工作進(jìn)程難度增大和延緩。（3）專業(yè)人才不足；有部分各高職院校檔案管理部門還是按傳統(tǒng)的方式來收集、管理、保存、利用檔案；這種傳統(tǒng)的定理和根深蒂固思維方式、導(dǎo)致部分單位的檔案人員不愿放棄傳統(tǒng)管理，在業(yè)務(wù)理論和操作方式的革新進(jìn)程也是趕不上數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)度。（4）在安全質(zhì)量方面還存在隱患；高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)，大多數(shù)都是采用業(yè)務(wù)委托實(shí)行外包服務(wù)方式，這種方式簡單省事，但在實(shí)際工作中，檔案數(shù)字化的問題就是安全和質(zhì)量得不到有效保障，還隱藏著諸多弊端。特別是安全隱患應(yīng)值得檔案管理機(jī)構(gòu)和單位的高度重視。（5）軟件配套不全。目前，數(shù)字化公司加工過程中，各高職院校檔案部門比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，擔(dān)心今后數(shù)字化成果能否與同級檔案館對接。

4 解決數(shù)字檔案館建設(shè)的問題對策措施

（1）首先從管理體制抓，數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)具備收集、管理、保存、利用及系統(tǒng)管理建立協(xié)同機(jī)制：一是學(xué)校的分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化工作重視力度需加大，大力宣傳數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)知識。二是管理的組織專門機(jī)構(gòu)、對數(shù)字化工作統(tǒng)籌安排管理。三是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工技術(shù)要求：掃描圖像文件格式要求、圖像文件命名規(guī)則、圖像文件存儲層級結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換。四是對人才隊(duì)伍建設(shè)要加大力度，人員要懂管理、懂技術(shù)、懂標(biāo)準(zhǔn)。對相關(guān)人員實(shí)行定期和不定期的業(yè)務(wù)理論與操作技能教育和培訓(xùn)，不斷更新其知識結(jié)構(gòu)，以有效的機(jī)制來激勵相關(guān)業(yè)務(wù)人員自覺接受新的知識結(jié)構(gòu)，只有專業(yè)能力與其他能力同步并進(jìn)。五是要安排專門的場地、設(shè)備設(shè)施、合理部署及安全保障。六是檔案目錄數(shù)據(jù)：1、檔案案卷、檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。開放是內(nèi)容沒有加密；通用是軟件不受控制、影響或依賴。2、在提供查詢利用時，擴(kuò)展目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，提供查詢利用的數(shù)據(jù)庫。3、基礎(chǔ)、應(yīng)用數(shù)據(jù)庫是兩個獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，內(nèi)容是重復(fù)的，不能合并存儲或使用。4在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工時，建立案卷、文件目錄數(shù)據(jù)庫，兩種應(yīng)同時建立。七是檔案全文信息數(shù)據(jù)：1、基礎(chǔ)圖像、應(yīng)用圖像。2、基礎(chǔ)、應(yīng)用圖像數(shù)據(jù)是兩個獨(dú)立的數(shù)據(jù)集合，圖像信息重復(fù)，但不能合并存儲或使用。3、在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工圖像和目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)關(guān)聯(lián)或者映射關(guān)系，能快速對接。4、按信息采集標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定完成網(wǎng)上歸檔工作。八是檔案信息安全：就是管理軟件、目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化安全的保障。（2）、加強(qiáng)外包過程的監(jiān)督和控制。審查數(shù)字化加工企業(yè)的保密資質(zhì)，評估技術(shù)能力，檔案部門應(yīng)按照遵循《國家秘密載體印制資質(zhì)辦法》、《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。完善檔案出入庫、交接，外包人員出入等管理制度。在加工的場所安裝高清攝像頭，排除安全隱患。（3）、經(jīng)費(fèi)投入：學(xué)校要大力宣傳數(shù)字檔案館建設(shè)對社會檔案利用的作用，需要購置設(shè)備和系統(tǒng)建立、需要領(lǐng)導(dǎo)的支持，才能提高數(shù)字檔案館建設(shè)工作的進(jìn)度。有計劃、重點(diǎn)地推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，完善單位對經(jīng)費(fèi)投入的保障制度。（4）對檔案信息、數(shù)字化加工安全質(zhì)量的監(jiān)控。一是檔案信息安全：1、管理軟件安全：軟件的數(shù)據(jù)庫要嚴(yán)謹(jǐn)、簡介、清晰不能有障礙，不得嵌入惡意代碼。要有報告及使用手冊。部署服務(wù)器時，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)簡化、單一、避免同一臺服務(wù)器同時運(yùn)行多套核心軟件。2、目錄數(shù)據(jù)安全：應(yīng)備份和異地備份。應(yīng)進(jìn)行可讀性、完整性、安全檢測。3、數(shù)字化加工安全：應(yīng)對人員、檔案實(shí)體、電子數(shù)據(jù)、存儲介質(zhì)管理等環(huán)節(jié)建立安全制度。采用外包服務(wù)不得與有外資背景的（國內(nèi)）公司和有外籍人士參與合作。應(yīng)設(shè)立安全負(fù)責(zé)人，登記備案，并簽保密協(xié)議。數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)不得與互連網(wǎng)相連，并檢查、備份、可讀性檢測。移動存儲介質(zhì)不能作為電子數(shù)據(jù)的核心保存載體。有效保證安全。二是做好案卷檢查、題名要規(guī)范，檔號、起止日期、頁碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準(zhǔn)確。三是檔案信息著錄的質(zhì)量關(guān)：要保證標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)、檔案的一致性和準(zhǔn)確性。（5）、軟件的配套方面加強(qiáng)。各高職院校在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中選夠檔案信息管理配套安全性要高、穩(wěn)定性好的操作系統(tǒng)；數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；掃描軟件、圖像處理軟件等要達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

總之，各高職院校在數(shù)字檔案館建設(shè)工作中，須要按照國家檔案法律法規(guī)與數(shù)字化規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)各執(zhí)行，每個單位的檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案專業(yè)人員都應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，用創(chuàng)新思維和新的檔案專業(yè)知識來把數(shù)字檔案館建設(shè)好，實(shí)現(xiàn)高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)工作上一個新臺階。

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