檔案信息化管理之我見(jiàn)

白媛++王萍

【摘要】信息化是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，檔案信息化管理是時(shí)代的必然要求，各個(gè)企業(yè)需要理解檔案信息化管理的內(nèi)涵，在檔案管理工作過(guò)程中注重信息化建設(shè)，了解檔案信息化管理對(duì)于企業(yè)的重要作用，尋找存在于檔案信息化管理中的問(wèn)題，保證檔案信息化管理的正常進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；建議

一、檔案信息化管理的重要作用

對(duì)于各個(gè)企業(yè)而言，檔案信息化管理是一次重大變革，它意味著檔案管理方式以及相關(guān)工作模式的轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化對(duì)各個(gè)企業(yè)提出了新的要求，各個(gè)企業(yè)需要正確理解檔案信息化管理，認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要作用，保證檔案信息化管理的正常進(jìn)行。

（一）提升企業(yè)檔案管理與應(yīng)用效率。企業(yè)檔案數(shù)量會(huì)隨著時(shí)間的推移而逐漸增多，檔案管理工作難度與強(qiáng)度會(huì)逐漸提升，以往的收集、整理、保存等工作步驟已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求以及檔案管理工作自身的需求，因此，企業(yè)需要選擇新型工作手段來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用讓檔案管理工作出現(xiàn)了新的工作方式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、加工與傳輸，提升了檔案信息的管理效率，用戶可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行瀏覽，無(wú)需過(guò)去復(fù)雜的瀏覽工作步驟，檔案的應(yīng)用效率也能夠得到提升，從整體上提升企業(yè)的檔案服務(wù)質(zhì)量。

（二）保證企業(yè)的檔案安全。每個(gè)企業(yè)的檔案都屬于國(guó)家檔案，因此企業(yè)的檔案管理工作與國(guó)家利益息息相關(guān)。企業(yè)需要重視檔案的作用，保證檔案的安全與完整。檔案信息化管理是目前最為穩(wěn)妥的檔案管理方式，它將原有的紙質(zhì)檔案向電子化的方向發(fā)展，可以避免檔案因受潮、蟲(chóng)蛀等遭到損毀。訪問(wèn)企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)需要一定權(quán)限，企業(yè)可以通過(guò)對(duì)用戶授權(quán)的方式降低檔案被訪問(wèn)次數(shù)，從根本上保證檔案的安全。

（三）提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。時(shí)代在不斷發(fā)展，社會(huì)以及企業(yè)對(duì)檔案的需求開(kāi)始逐漸增多，這對(duì)于檔案管理人員的能力以及素質(zhì)提出了新的要求。計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及讓企業(yè)的工作方式開(kāi)始轉(zhuǎn)變，各類(lèi)電子文件開(kāi)始出現(xiàn)，并且在企業(yè)內(nèi)部得到了較為廣泛的應(yīng)用，紙質(zhì)化檔案已經(jīng)開(kāi)始脫離時(shí)代，檔案信息化管理開(kāi)始出現(xiàn)。這促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作模式的改變。企業(yè)檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，及時(shí)對(duì)自身工作方式、知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，提高自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，保證自身工作能夠符合當(dāng)今時(shí)代特征，適應(yīng)時(shí)代潮流。

二、檔案信息化管理的建議

（一）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。各個(gè)企業(yè)需要對(duì)檔案信息化管理工作保持高度重視，將這一工作列為企業(yè)工作計(jì)劃的一部分，強(qiáng)化與檔案信息化管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，構(gòu)造與檔案信息化管理相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與工作平臺(tái)。提升企業(yè)檔案管理部門(mén)的信息化水平，讓每個(gè)檔案管理人員都能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用，保證檔案管理部門(mén)能夠以信息化方式進(jìn)行工作。企業(yè)需要建設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)，保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)與企業(yè)辦公室網(wǎng)絡(luò)的對(duì)接，讓企業(yè)的各個(gè)工作部門(mén)都有能力向檔案管理網(wǎng)絡(luò)提交檔案信息，保證檔案信息化管理工作的正常進(jìn)行。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化。檔案資源信息化對(duì)于企業(yè)檔案信息化管理而言是十分重要的，它是檔案信息化管理的保證，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化，企業(yè)具有以下幾個(gè)方法：首先，企業(yè)各個(gè)部門(mén)需要將文件目錄輸入企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)之中，讓檔案管理部門(mén)可以獲得有效的信息來(lái)源，對(duì)各類(lèi)檔案信息進(jìn)行及時(shí)的錄入，完善企業(yè)的檔案庫(kù)，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的進(jìn)行。其次，企業(yè)需要依靠人力，將各類(lèi)檔案信息以人工輸入的方式轉(zhuǎn)化為電子檔案，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)企業(yè)電子檔案的輸入、鑒定、歸檔等工作進(jìn)行監(jiān)督，保證檔案資源的真實(shí)性、安全性與有效性。企業(yè)可以將紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)使用，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化以及檔案信息化管理。

（三）建設(shè)安全保障體系。首先，企業(yè)需要制定與檔案信息化管理相關(guān)的規(guī)章制度，其中需要根據(jù)企業(yè)檔案信息化管理的具體情況，制定一系列措施，對(duì)企業(yè)的檔案信息化管理行為進(jìn)行規(guī)范，讓企業(yè)的檔案信息化管理更加標(biāo)準(zhǔn)與完善，保證企業(yè)檔案信息化管理工作的正常運(yùn)行。其次，建設(shè)安全管理體制，提升與檔案管理系統(tǒng)相關(guān)的管理力度，為檔案信息的安全提供保障，降低網(wǎng)絡(luò)黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒的惡意入侵給企業(yè)檔案信息化管理帶來(lái)的影響。企業(yè)應(yīng)針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，對(duì)各個(gè)用戶的來(lái)訪設(shè)置權(quán)限，限制他們對(duì)檔案信息的瀏覽，同時(shí)，建設(shè)防火墻，阻止網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵，降低各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)病毒帶來(lái)的危害，讓企業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)處于安全狀態(tài)，保證檔案信息化管理的正常進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于企業(yè)而言，檔案是十分重要的，它記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程和各個(gè)重大事件，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供幫助，因此，企業(yè)應(yīng)重視檔案管理工作。信息時(shí)代的到來(lái)給求檔案管理帶來(lái)了諸多變化，企業(yè)需要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，保證檔案的有效性，讓檔案為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

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