新醫改時代醫院檔案管理現代化面臨的問題及對策

吳博藝

【摘要】本文以玉林市婦幼保健院檔案管理工作為例，就醫院檔案管理的現狀和問題，從領導管理、制度建設、人員培訓等方面，淺談新醫改背景下，規范專科醫院檔案管理工作的幾點意見。

【關鍵詞】新醫改；醫院檔案管理；現代化；問題；對策

隨著各項醫改政策的出臺及實施，作為醫院管理的重要組成部分和醫學科學研究的基礎，檔案的作用日顯重要。但在實際工作中，重業務管理輕檔案管理的現象仍普遍存在。如何在持續深化醫改的形勢下，加強專科醫院檔案管理，提高醫院服務能力建設，已成為待解問題。

一、新醫改背景下醫院檔案管理現代化面臨的問題

（一）歸檔文件收集不全。我院設有綜合檔案室，根據綜合檔案室的工作制度，除了病歷檔案屬病案室管理之外，其他各類歸檔文件材料均需移交到綜合檔案室統一保管。但是，由于檔案知識普及不夠全面，很多部門和科室沒有將歸檔文件材料移交上來，認為只有上級來文，全院性的紅頭文件才是歸檔文件，而部門或科室所產生的各類文件、活動材料均屬部門或科室內部材料，不屬于歸檔材料，沒有必要移交到醫院綜合檔案室統一保管。如醫務科、護理部、保健部等職能部門制定并下發到臨床科室執行的各類規章制度、職能部門組織的各類院內活動資料。另一種是，為了方便上級檢查及查閱，將原屬需要歸檔的文件材料留在科室，致使部分檔案長期在部門或科室內部保存。特別是一些部門和科室出現人員變動，造成檔案的失控或流失，導致綜合檔案室庫存檔案不齊全、不完整，嚴重影響了檔案的保護和開發利用。同時，兼職檔案員一般未接受過專業培訓，在整理文件歸檔過程中，很難辨別哪些文件材料應該歸檔。

（二）檔案人員不穩定。長期以來，我院綜合檔案室管理工作屬醫院辦公室兼管，辦公室人員均屬兼職檔案管理人員，但是真正負責文件歸檔工作的兼職人員只有一人，檔案業務素質不高，缺乏檔案專業知識，且一身多任，絕大部分時間都在醫院中心工作上，基本上沒有時間去管理和整理本院的檔案資料。檔案管理人員亦無相關崗位津貼，工作積極性不高，雖有年度歸檔材料檢查，但多數是應付而已，使得歸檔文件的質量得不到有效保障。同時，兼職檔案人員變動大，導致檔案工作不能保持它的連續性、系統性和完整性，嚴重制約了檔案管理工作的發展。

（三）檔案管理制度不完善。我院雖然制定有《綜合檔案管理制度》，卻流于形式執行不嚴。如在檔案資料收集上，整理不及時，未催促各部門和科室上交歸檔文件材料；在檔案借閱上，尤其是在文書檔案借閱上，未執行借閱登記手續，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向。一些檔案管理制度未制定，如符合本院的檔案分類方案，文件材料歸檔范圍和保管期限規定，檔案的利用、統計、移交、銷毀等制度都屬空白。

（四）檔案保管設施差。由于我院辦公場地有限，未設獨立的檔案庫房、辦公室、整理室和閱覽室；檔案設施設備不齊全，未安裝消防報警系統、防磁柜等，現有的鐵質檔案柜也有限，無法滿足各種門類的檔案存放。

（五）缺乏足夠重視。醫院領導不重視檔案管理工作，普遍存在重業務管理輕檔案管理的現象，導致醫院檔案管理人員的工作難以落實到位，影響了檔案質量的規范和提高，也影響了檔案工作人員工作的積極性，使得檔案工作大多表面化，應付檢查現象比較突出。

二、新形勢下醫院檔案管理現代化的對策

（一）加強管理領導。設立檔案工作領導小組，明確分管領導，形成部門負責人主管、兼職檔案工作人員具體管理的機制。檔案工作領導小組要結合本院業務特點和檔案工作實際，制定年度工作計劃，并根據上級相關文件，量身定做我院歸檔范圍，編制實時性強和可操作性強的歸檔標準。建立獎懲分明的機制，將檔案管理工作納入各科績效考核中，對不落實歸檔制度而造成的工作失誤的科室進行扣分和處罰，充分調動全院職能部門和科室參與檔案管理工作的積極性。定期召開專題會議，了解檔案工作進展情況。

（二）培養檔案管理人員隊伍。一是在各職能部門和科室設立兼職檔案工作人員，負責對本部門每年的歸檔文件進行整理，并按時向醫院綜合檔案室進行移交。二是組織兼職檔案工作人員參加全市、全區檔案業務知識培訓班，或邀請有關專家就檔案有關知識和問題進行授課，并現場指導。三是制定各部門和科室文件歸檔范圍，并印發到相關部門和科室兼職檔案工作人員，使歸檔工作有依據、有標準。四是提供資金保障，為兼職檔案工作人員提供崗位補貼，提高其工作積極性。

（三）完善檔案管理制度。根據《檔案法》、國家檔案局頒布的8號令、《歸檔文件整理規則》等，對不符合國家檔案局相關要求的一些規章制度，進行必要的修改和完善。對各職能部門和科室貫徹落實檔案法規情況列入績效來考核，將考核結果與其獎勵掛鉤，確保檔案管理工作質量。

（四）開展定期檢查。醫院要加強對檔案管理工作的檢查力度，由院檔案管理領導小組定期檢查各部門的文件歸檔情況，并通過這樣的監督管理推動醫院各科室的檔案管理工作，讓他們從觀念上重視起檔案管理工作，并積極推動醫院檔案管理工作的現代化進程。

三、結語

在新醫改環境下，醫院檔案管理日趨重要。因此，醫院內部必須要重視這一管理工作，并根據其中存在的問題采取有效的管理對策，推動醫院檔案管理工作的現代化，為醫院的快速發展奠定堅實的基礎。

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