淺談人事檔案管理工作中存在問題及對策

鄒麗

【摘要】人事檔案是以個(gè)人為載體，是單位人事部門對個(gè)人管理的重要憑證，是單位開展各種工作的基礎(chǔ)。本文通過自已在工作中的不斷摸索，發(fā)現(xiàn)管理中存在的一些問題，提出一些改進(jìn)的對策，為人事檔案管理工作提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；問題；對策

人事檔案是以個(gè)人為載體，通過各種真實(shí)的文字、表格及其他形式的歷史資料，記錄個(gè)人從讀書到參加工作的一段人生的軌跡和從事社會(huì)活動(dòng)的文件，是單位人事部門對個(gè)人管理的重要憑證，是全面考察了解個(gè)人的一個(gè)重要依據(jù)，是單位開展各種工作的基礎(chǔ)，對單位考察和識(shí)別優(yōu)秀人才、加強(qiáng)規(guī)范化隊(duì)伍建設(shè)起到重要作用。

筆者今年5月份調(diào)入辦公室人事科工作，正式開展對人事檔案的管理。通過一段時(shí)間的人事檔案管理工作，深深體會(huì)到人事檔案管理的重要性，同時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在的一些問題，通過自已在工作中的不斷摸索，提出一些改進(jìn)的對策，以期為人事檔案管理工作提供借鑒。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不熟。由于單位合并機(jī)構(gòu)調(diào)整，原有的人事檔案管理人員崗位變動(dòng)快，接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的檔案知識(shí)的培訓(xùn)，對于人事檔案管理的重要性、檔案工作的細(xì)則和工作要求不能充分了解，出現(xiàn)一些問題：首先，在人事檔案管理中，歸檔材料內(nèi)容收集不及時(shí)，材料收集不完整，不能真實(shí)反映每個(gè)人的具體情況。其次，在檔案的歸檔、整理、裝訂中也存在材料裝漏裝錯(cuò)的情況，嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。

（二）檔案室硬件設(shè)備配備簡陋。檔案室的一些必要的硬件設(shè)施配備不全，防火、防潮、防盜的手段相當(dāng)落后，在遇到突發(fā)情況時(shí)，往往不能快速有效地解決問題。同時(shí)在對檔案材料的檢索調(diào)閱時(shí)仍然采用人工操作，速度慢，出錯(cuò)的幾率高，同時(shí)因?yàn)榉磸?fù)調(diào)閱紙質(zhì)的檔案，給檔案安全管理帶來不便。

（三）人事檔案管理的信息化程度不高。當(dāng)前，快速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)讓計(jì)算機(jī)被普遍運(yùn)用到多個(gè)領(lǐng)域，特別是在現(xiàn)代化辦公中，更是起到至關(guān)重要的作用。但是在人事檔案管理上，我們發(fā)現(xiàn)并沒有充分挖掘與發(fā)揮出一些先進(jìn)的技術(shù)手段，可以說人事檔案管理中還沒有充分運(yùn)用起計(jì)算機(jī)技術(shù)，如此便大大影響了人事管理效率，導(dǎo)致資源浪費(fèi)的情況出現(xiàn)。

二、人事檔案管理工作中存在問題的改進(jìn)措施

（一）提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視人事檔案管理工作，這是提高人事檔案管理的必備條件。同時(shí)完善人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，做到依法制檔是保證檔案工作健康的重要手段。其次，在人事管理人員的選擇上必須做到選擇有強(qiáng)烈的責(zé)任心、認(rèn)真學(xué)習(xí)肯干踏實(shí)的，對他們進(jìn)行定期業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使其掌握新的知識(shí)和檔案管理的技術(shù)。并通過政治思想教育使管理人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性，使其在思想上認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值和意義。

（二）更新檔案室硬件設(shè)備。針對于檔案室硬件設(shè)備配備簡陋、管理手段落后問題，首先，應(yīng)該以防為主，建立人事檔案安全檢查制度，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，發(fā)現(xiàn)問題和隱患及時(shí)報(bào)告。配備高質(zhì)量的檔案柜，對于防火應(yīng)做到檔案室不準(zhǔn)有明火，并配套消防器材，管理人員應(yīng)做到熟練掌握，做到責(zé)任到人，措施到位。檔案室密集架不得直接接地，配備除濕機(jī)，以防檔案潮濕。其次，根據(jù)需要，檔案管理應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化的設(shè)備，將檔案管理實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，逐步減少手工的操作，以減輕管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度提高工作質(zhì)量和工作效率。同時(shí)對于人事檔案的文字、圖片等進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，逐步從手工過渡到信息化操作，逐步發(fā)展成為網(wǎng)絡(luò)中資源共享。

（三）加強(qiáng)人事檔案信息化管理。檔案是一項(xiàng)有效的信息資源，要想讓檔案的價(jià)值在信息社會(huì)中得到充分體現(xiàn)，就必須將現(xiàn)代化管理手段充分利用起來。當(dāng)前，信息飛速發(fā)展對檔案管理工作可以說帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，筆者認(rèn)為，若在處理和管理利用檔案信息時(shí)發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的作用，方可實(shí)現(xiàn)信息化的檔案數(shù)據(jù)處理，讓信息傳遞與信息利用的范圍、速度等均邁入一個(gè)新的時(shí)期。具體可從以下三點(diǎn)入手：

1.加強(qiáng)檔案管理中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，建立人事信息庫，方便隨時(shí)隨地對所有干部職工的歷史和現(xiàn)狀資料進(jìn)行查詢，將準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)提供給人事部門。

2.對各種人才信息數(shù)據(jù)庫予以建立健全，將平時(shí)的儲(chǔ)存管理落到實(shí)處。創(chuàng)新意識(shí)是信息化管理所具備的，檔案管理人員不僅要熟練掌握檔案技術(shù)，還需對人事教育管理、計(jì)算機(jī)技能等充分了解，讓人事檔案工作更好地服務(wù)于單位發(fā)展。

3.建立收集歸檔聯(lián)系制度，對新的人事管理數(shù)據(jù)全面收集，對檔案材料內(nèi)容不斷充實(shí)。檔案管理人員在平時(shí)的工作中應(yīng)對職工學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能的情況做到隨時(shí)掌握，并在第一時(shí)間將其補(bǔ)入檔案中，這是開展信息化管理工作最先需要完成的。

三、結(jié)語

人事檔案管理工作是我國人事管理制度的重要組成部分，它對于每個(gè)人的一生都有重要憑證價(jià)值和參考價(jià)值。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，人事檔案的管理將進(jìn)入信息化時(shí)代，而作為以人為載體的人事檔案有了更加廣闊的發(fā)展空間。我們只有與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，對人事檔案的管理不僅從制度上進(jìn)行更新，更要從思想觀念上進(jìn)行更新，只有這樣人事檔案的前景才能走得更遠(yuǎn)更好。

【參考文獻(xiàn)】

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