論中小企業采購成本控制

劉曾澤++李宏偉

摘 要：中小企業經營發展所需要的成本并不少，但本身資金并不一定足夠，所以要在各方面精打細算，使和財務有關的活動成本能按照預算標準執行，如此企業整體的成本就處于控制狀態中，其中的采購成本也就不會失控了。在實際中，中小企業的采購成本有時會處于失控中，這和企業本身的成本控制制度不健全有關，也和采購制度以及其他方面有關，相關人員就要從這些方面入手，使采購成本能盡量減少，不會給預算造成太大麻煩。

關鍵詞：中小企業；采購成本；控制措施

中圖分類號：F25 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.16723198.2018.05.013

中小企業在采購成本控制方面，先要制定相關目標，通過目標的實現來確認采購成本控制是可行的，并且最重要的是相關人員要將控制措施貫徹落實到采購中。本文主要針對中小企業采購成本控制進行討論。

1 采購成本控制對中小企業發展的重要意義

中小企業在制定短期和長期發展戰略目標時，都會將利潤最大化作為首要目標，利潤最大化不是靠著提高產品價格或提高產品銷售量實現的，有時更要看成本消費，如果成本消費低于預算，相關的利潤自然會提高。在成本控制中，不僅指成本消費過程的控制，還指采購、生產等過程中的控制。在控制中，經常會對采購成本進行預算編制工作，并將編制的預算額作為參考標準，一旦在采購中，出現超過標準的財務活動，要及時對超預算部分進行原因分析，看是否有必要追加投資，如果有應對措施，還要及時對采購整個過程進行調控，使采購整體成本不會發生太大的變化，至少不能超過預算范圍，如此采購成本便能被控制。此外，中小企業在發展中，經常會采取囤貨的方式，試圖使企業產品成本能降低，進而達到利潤最大化的目的，但囤的貨在保質日期上會有限制，尤其是一些食用品，這會造成相關的時間成本以及保存成本的增加，所以總的來說，這種囤貨提高利潤的方法并不可取，從采購以及生產銷售等方面的成本消費控制入手，才是企業長期發展最有力的措施和手段。

2 中小企業采購成本控制現狀

中小企業內部業務屬于“麻雀雖小，五臟俱全”狀態，但因為資金有限，再加上中小企業都有壯大企業的雄心壯志，所以會將工作重點放在企業發展上，也就是和產品生產以及銷售等相關流程中，而對相關制度的建立并不是很熱衷，所以在成本控制方面的相關制度和系統成熟程度并不能支撐起日臻完善的企業業務，所以成本控制落實下過總是不顯著。要知道有了健全的成本控制系統，各部門的財務活動在發生時才會有約束，才會受到嚴謹的監督，而成本控制考核等方面也有參考標準。但在實際中，這些都是缺少的，所以企業各個部門的財務活動發生很不規范，在發生時，也沒有相關的責任人來加強對財務活動的管理，所以財務才會超預算。在成本控制目標上面，企業也沒有作出具體的預算編制，所以所有的財務活動消費很隨便，在實際成本消費與預算編制相差甚遠時，企業只會后期追加，卻沒有對這些原因進行詳細分析，也沒有在后期采取控制措施，所以企業每年的利潤總額總是不如人意。在企業進行投資或產生經營銷費時，這些活動是否合理，在經濟上是否可行，并沒有得到很好分析。在成本控制管理中，管理不到位表現的更是很明顯，企業針對成本管理采取的措施并不全面，而是有的放矢，且沒有將重心放在采購或生產方面，而是將其作為表面工作，使其流于形式，并且沒有建立財務成本控制人人有責的制度，所以大多數的員工在工作時，并不會有為企業節約成本的意識，所以無意間就造成了很多成本的浪費，但是成本控制工作，比如采購成本控制并不是只依靠領導人員或財務部門的工作人員就能控制的。另外企業在進行成本管理時，應將預算編制融合到成本管理中，并對結合后的目標進行制定，以便使最后的成本消費不會超出預算，但這些在實際中，恰好相反，所以中小企業在成本控制上做得不是很好，采購成本控制更是不能得到保證。

3 中小企業采購成本控制措施

3.1 健全采購相關制度

只有健全采購方面的相關制度，才會使有關成本方面的采購合同保持合理，使供應商選擇等方面有據可依。在此方面主要包括兩方面，其一企業有專門針對貨物質量進行驗收評價的部門，企業可以使該部門才遇到采購成本控制中來，首先使其對供應商進行選擇，物美價廉的供應商作為首選，在貨物價格商定方面，財務部門必須全權參與其中，在經過上司領導同意后，相關人員才可將價格方面的相關事項記錄到合同中。企業還要建立審核部門，每一筆采購資金流出之前，都要經歷層層審核，審核人員要責權分離，以保證審核的公正客觀性，審核完畢，還要簽字認證。在采購渠道方面，要不斷進行改革，并對采購渠道的利用過程進行監管，防止采購人員中飽私囊。要采購的貨物不止一種類型，相關負責人要根據貨物特點、重要性以及采購人員的性格等方面進行采購類型人員分配。要保證采購人員的采購渠道是合理統一的。其二針對采購合同，按照相關制度進行管理。采購合同的建立對合作雙方長期保持友好合作關系大有裨益，所以要對合同內容進行嚴格制定，畢竟內容不嚴謹，很容易造成漏洞，造成成本損失。在采購合同中，內容有針對采購人員的，主要指禁止采購人員吃回扣，與供應商發生不良好合作關系的行為，如果有此行為，供應商要為自己的不妥行為付出財務方面的補償代價。此外關于貨物退貨成本變化以及賠償方面、購物量多的返利方面等都要作出明確規定，相關的文字表述不可模棱兩可。當然對于長期合作的供應商，企業也會在采購方面做出優先選擇，并將大量的份額交給供應商，所以供應商應保證無論何時，都能在有效期限內準備好優質的物資。

在采購方面，還要注重內部管理，使采購的交易鏈能更加完整，有更多優秀的供貨渠道，使中小企業生產發展所需要的貨物或原材料供應不會發生缺失，如此采購成本消費很容易處于穩定狀態，并不會發生突然增加現象。

3.2 構建采購成本控制監督平臺

在采購成本控制降低過程中，要保證采購成本長期處于穩定狀態，還要建立相關的監督平臺，使成本控制措施落實的相關過程以及成本消費過程都在監管中，并且定期對監管結果進行審核分析，該監督平臺的監督人員可廣泛到每個工作人員，使工作人員在這樣的成本控制環境中，強化成本既節約意識，如此在生產環節，對原材料的處理就會更加謹慎小心，以保證不會造成原材料的浪費，如此采購量就會降低或采購持續期限會加長，這也是在節約采購成本。該監督平臺的運行需要全員參與，這其中也需要企業領導人員建立組織結構，該組織主要對監管效率進行審核，以便在效率低下時，采取提升措施，在效率高時，對參與監督的員工采取獎勵制度。該組織還應將監管點放在采購人員上，在發現采購人員隨意更改采購渠道或中飽私囊以及與供應商發生不良交易的情況時，要及時對這種情況進行處理，對采購人員進行處罰，并對該類型貨物的采購人員進行重新安排。endprint

3.3 對供應商體系進行分級管理

企業生產所需要的物料類型不止一種，這些物料重要程度也有主次之分，所以沒有必要將所有的物料都放在同一個供應商上，建立健全的供應商體系，并對物料進行分類采購，才能保證物料在供應過程中不會因為和供應商關系惡化而中斷，在進行分級管理的過程中，每種物料的質量管理和成本管理也落實效果也比較好，這也是在提高資金的使用率。對于重要、采購量多的物料，可以選擇公開招標方式，從中選擇報價與理想價格接近、資質比較高的供應商，企業可以與該供應商搞好關系，以建立長期合作聯盟。在數量較少、比較次要的物料采購中，可以就近選擇物料質量比較好，價格比較公允的供應商，并盡可能使其提供運輸服務，如此采購中的運輸成本也能降低。另外建議企業實行零庫存戰略，如此倉庫貨物的存儲成本和維護成本也會降低，更不會造成物料質量下降情況，所以還要和供應商進行商討，確定后期集中補充采購的相關合作。

對于供應商體系中的供應商，也是要進行管理的，無論是長期合作，還是短期合作，都要以保證采購質量、數量以及成本控制為目標。企業還應為供應商建立相關的資料數據庫，以便快速有效選擇合適的供應商，在數據庫中，可以根據物料的重要程度和特點等，對供應商的信息進行分類，便于選擇對比，對于每種類型的供應商進行正確管理。

3.4 采購成本控制的其他措施

關于采購成本控制方面，還有其他的一些措施，其一在供應商評價方面，除了建立相關的材料檔案數據庫外，還要建立相關的評價體系，該體系可以對供應商進行全面分析，并自動從中篩選出符合企業供應要求的供應商。其二在采購員方面，采購員之所以成為采購成本提高的罪魁禍首，是因為其本身綜合素質不高，所以中小企業還要專門對采購員進行培訓，一方面培訓采購員的個人職業素質，使其不會接受供應商的威逼利誘，本身也不會產生在采購中謀取私利的想法。；另一方面，還要培訓采購員的業務能力，畢竟在采購中，采購人員還要擔負物料質量檢查以及價格評估確認等工作，優質的采購人員，會使采購過程很順利，并且不會對企業利益造成損失。其三樣品規范確認制度以及獎勵制度的建立，還是針對采購人員，采購人員只有通過定期的抽查檢測，并且在價格下跌給其帶來業績影響后，還能保持對企業的忠誠度，企業的采購環節才會安穩順暢，成本才有控制的可能性。

4 結語

中小企業采購成本控制中出現的問題能被一一解決，才去的控制措施能被一一落實，采購成本才不會成為超預算的對象，企業生產利潤最大化才可能實現。

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