高校系部辦公室的作用和發(fā)展趨勢

畢艷茹

[摘要]系部辦公室是基層管理系統(tǒng)的銜接環(huán)節(jié)，對高校教學(xué)管理具有協(xié)調(diào)、組織、調(diào)查、監(jiān)督、決策參謀等作用。隨著高校教育改革的深化及普及，系部辦公室難以避免的需要結(jié)合高校教育改革的發(fā)展趨勢而自改、優(yōu)化。文中重點(diǎn)探討高校系部辦公室在信息時代的發(fā)展趨勢及改革路徑，以此來反思系部辦公室改革中存在的問題。

[關(guān)鍵詞]高校系部；辦公室；信息化

系部辦公室是高校教學(xué)科研服務(wù)得以有效執(zhí)行的基層機(jī)構(gòu)及之一，其具有聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)、傳遞信息、溝通系領(lǐng)導(dǎo)和教研室等作用，屬于系統(tǒng)化的辦公機(jī)構(gòu)。作為高校一現(xiàn)對外窗口，系部辦公室在為各個部門提供服務(wù)和幫助的過程中需要與高校教學(xué)改革同步發(fā)展。近些年來二級管理制度在高校教改中的深入應(yīng)用為系部辦公室工作提出了新的挑戰(zhàn)。也正因?yàn)槿绱?，在?dāng)前形式下研究和探討高校系部辦公室的作用及發(fā)展趨勢，才更具有價值及實(shí)踐指導(dǎo)作用。

一、誘發(fā)系部辦公室工作整改的因素

（一）基于教學(xué)改革的壓力

高校內(nèi)部結(jié)構(gòu)關(guān)系伴隨高校教育改革的不斷發(fā)展和推進(jìn)而日漸出現(xiàn)新的變化。如高校內(nèi)部部門分工更為細(xì)致，權(quán)責(zé)分配更為明晰等。與此同時，高校教育投資和辦學(xué)體制的調(diào)整和變化，如招生就業(yè)規(guī)模的日漸擴(kuò)大和后勤社會化等，又進(jìn)一步為高校系辦公室工作帶來了新的挑戰(zhàn)。以此為基礎(chǔ)，當(dāng)前高校系辦公室需要強(qiáng)化與后勤不同部門之間的聯(lián)系與溝通，以保障現(xiàn)有各項(xiàng)規(guī)章制度的順利實(shí)施，比如為保障學(xué)生用餐秩序、食物營養(yǎng)和用餐衛(wèi)生等，系部辦公室需要強(qiáng)化與餐廳管理人員的溝通與交流，為強(qiáng)化宿舍管理，辦公室需要和宿舍管理人員協(xié)調(diào)學(xué)生的作息紀(jì)律與時間等。另一層面，系辦公室為提升教學(xué)管理成效，還需要加強(qiáng)與生生、師生之間的溝通，并協(xié)調(diào)生生、師生之間的關(guān)系。以上各項(xiàng)要求勢必為系部辦公室工作增加了新內(nèi)容，尤其是在招生規(guī)模日漸擴(kuò)大的前提下，系辦公室的工作壓力日漸增大。

（二）基于高校擴(kuò)招力度加大的挑戰(zhàn)

經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展及社會對人才需求的多樣化調(diào)整，進(jìn)一步促進(jìn)了高校的擴(kuò)招及教學(xué)目標(biāo)的轉(zhuǎn)移。在精英式教學(xué)向大眾式教學(xué)的方向轉(zhuǎn)化的過程中，地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求下的地方高校在需要保障教育公平性的同時，還需要為促動地方經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展提供專業(yè)輔助。系辦公室作為高校教學(xué)科研服務(wù)的基層機(jī)構(gòu)，高校一線對外窗口，必須要承擔(dān)起以上各項(xiàng)權(quán)責(zé)變化所帶來的壓力和挑戰(zhàn)。需要注意的是，高校擴(kuò)招力度日漸加大的前提下，一些比較具有統(tǒng)一性的問題，比如高校因大規(guī)模的擴(kuò)招，而降低了招收門檻，相應(yīng)的招收進(jìn)來的學(xué)生有可能存在整體素質(zhì)偏低的問題。擬保障原有教學(xué)競爭實(shí)力，高校就需要調(diào)整授課方式，那么相應(yīng)的系辦公室在協(xié)調(diào)生生、師生之間的關(guān)系，輔助高校大學(xué)生就業(yè)和提升學(xué)習(xí)成效等層面的工作要求勢必又被復(fù)雜化。

二、高校系部辦公室管理工作的整改方式及途徑

（一）以合作為基，協(xié)調(diào)人員比率明確崗位職責(zé)分配

以高校辦學(xué)規(guī)模、結(jié)構(gòu)、形式、層次變化特征和實(shí)際情況為先導(dǎo)，以科學(xué)化、系統(tǒng)化為改革方向，高校系辦公室需要在明確自身所存在的問題以及自選的工作整改要求等的前提下，逐步強(qiáng)化系辦公室人員團(tuán)隊(duì)的協(xié)作觀念和整體意識，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，結(jié)合實(shí)際情況調(diào)整人員分工和工作側(cè)重點(diǎn)。由于高校系辦公室工作具有整體性、鮮明性、系統(tǒng)性的特征，每項(xiàng)工作和每個環(huán)節(jié)都對高校管理工作具有無可預(yù)估的影響。因此調(diào)整和優(yōu)化高校系辦公室的管理工作，并提升系辦公室工作效率就需要將所有工作人員的工作內(nèi)容，納入到統(tǒng)一性的工作體系里，另一方面，合理設(shè)置崗位及崗位要求，協(xié)調(diào)人員比例，明確工作職責(zé)，保障工作公平性，進(jìn)而最大限度地激發(fā)工作人員積極性和創(chuàng)造性，降低工作強(qiáng)度不均、職責(zé)不明、互相推諉等問題出現(xiàn)的可能性。

由于我國高校系辦公室的工作人員數(shù)量較少，但是工作量較大，事情繁瑣，無邊界性的工作內(nèi)容較多，因此建議從提升系辦公室工作人員的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力入手，增強(qiáng)工作人員團(tuán)隊(duì)的協(xié)作意識和團(tuán)隊(duì)精神，使之均具備互補(bǔ)能力，做到工作分工，但可以相互協(xié)助，以便保證工作人員可以協(xié)調(diào)互助的共同完成遺留工作，最大限度的提升工作整體執(zhí)行效果。

（二）培養(yǎng)主動意識，提升工作人員綜合素質(zhì)

基于高校系辦公室的特殊地位和作用，在以本系部科研工作和教學(xué)工作作為服務(wù)核心的前提下，為保障最大化滿足領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生的服務(wù)要求，高校系辦公室的工作人員必須具有積極主動的服務(wù)意識，能主動承擔(dān)起高校系辦公室任務(wù)。比如以積極主動的走訪學(xué)生課堂和宿舍，到教學(xué)一線調(diào)查，親自監(jiān)督各項(xiàng)政策、制度、決議的執(zhí)行，隨時總結(jié)工作進(jìn)度和工作情況，以書面的方式呈送給領(lǐng)導(dǎo)，以便為領(lǐng)導(dǎo)提供具有及時性、真實(shí)性的決策依據(jù)。

瑣碎的院系工作要求高校系辦公室的工作人員必須果斷干練、辦事嚴(yán)謹(jǐn)。高校系辦公室的工作人員日常面對的服務(wù)人群大都為本院系的教師和學(xué)生，除常態(tài)工作之外，也有可能遇到突發(fā)事件。如何快速高效的應(yīng)對和解決此類事件，勢必以高校系辦公室的工作人員工作素養(yǎng)、辦事風(fēng)格、工作經(jīng)驗(yàn)及創(chuàng)新意識等為前提。尤其是處理瑣碎數(shù)據(jù)信息的工作中，高校系辦公室的工作人員更需要保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。比如在一些報表的制定中，高校系辦公室的工作人員必須為盡量降低錯誤出現(xiàn)的幾率而反復(fù)核查。再比如一些總結(jié)和報告的措辭用于，高校系辦公室的工作人員必須要反復(fù)思考，保持語言嚴(yán)謹(jǐn)性和恰當(dāng)妥帖。

在日常工作中，高校系辦公室的工作人員需要主動考慮工作發(fā)展方向及學(xué)生和領(lǐng)導(dǎo)需求，認(rèn)真觀察、勤動手、動嘴、動腦，努力為學(xué)生的實(shí)際需求提供多樣化解決方案及建議。比如節(jié)日前夕，高校系辦公室的工作人員需要為學(xué)生申請節(jié)日活動場地，考試前夕為學(xué)生申請安靜的學(xué)習(xí)環(huán)境，就業(yè)前夕聯(lián)合企業(yè)爭取合作，為學(xué)生設(shè)立校園招聘會，提升其就業(yè)機(jī)會等。諸如以上的工作內(nèi)容僅為高校系辦公室的工作人員瑣碎而復(fù)雜的日常事務(wù)的一小部分，但是以培養(yǎng)高校系辦公室的工作人員積極主動服務(wù)意識為先導(dǎo)，以提升高校系辦公室的工作人員工作效率為輔助，通過培訓(xùn)等手段來提升高校系辦公室的工作人員綜合素質(zhì)，卻是高校系辦公室面對各方面當(dāng)前挑戰(zhàn)的重要之選。endprint

（三）凸顯激勵引導(dǎo)作用，引導(dǎo)工作人員自我學(xué)習(xí)

提升高校系辦公室的工作人員工作服務(wù)意識、綜合素質(zhì)和專業(yè)工作能力的同時，還需要使用各類激勵政策來督促高校系辦公室的工作人員繼續(xù)學(xué)習(xí)，不斷完善自身能力。高校系辦公室的工作人員日常工作中難免需要與教師和學(xué)生打交道，尤其是需要協(xié)調(diào)生生、師生關(guān)系的要求下，更需要提升自身語言表達(dá)能力。因此，建議高校系辦公室為工作人員提供各類講座、培訓(xùn)，使之了解并明確自身工作領(lǐng)域中最新的方法手段和工作方向。

除競爭上崗和績效考核可作為高校系辦公室的工作人員工作積極性提升和自主學(xué)習(xí)意識培養(yǎng)的輔助措施外，必要的精神獎勵和物質(zhì)獎勵也可按照高校系辦公室的工作人員團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和完善而階段性的提供。比如院系工作總結(jié)大會上的口頭表彰，為高校系辦公室的工作人員量身打造職業(yè)生涯發(fā)展計(jì)劃，為培養(yǎng)高校系辦公室的工作人員信息技術(shù)的操作能力，而邀請計(jì)算機(jī)技術(shù)教師為高校系辦公室的工作人員普及計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的應(yīng)用方式及方法，為高校系辦公室信息軟件更新，提供操作方式的講解等。

高校系辦公室的工作人員的自學(xué)能力培養(yǎng)，同樣需要高校為之提供機(jī)會和獎勵。盡管與其他專業(yè)的教師相比，高校系辦公室的工作人員的工作更為瑣碎，但是從其工作專業(yè)性層面而言，依然是需要自我學(xué)習(xí)來提升自身專業(yè)技能的。比如需要提升自身的做報表、總結(jié)、報告的能力，需要提升自身語言表達(dá)能力和知識儲備量等。諸如此類的要求，均是需要高校系辦公室的工作人員自行翻閱書籍來學(xué)習(xí)和努力的。

三、二級管理要求下高校系部辦公室管理工作的發(fā)展趨向

（一）以教研特色模式構(gòu)建為導(dǎo)向的決策權(quán)力應(yīng)用趨向

提升系部二級管理的成效和效率，可從強(qiáng)化系部教學(xué)的決策權(quán)力人手，但是具體操作過程中需要以為系部一級管理層提供更多教育權(quán)力為前提。下方西部教學(xué)權(quán)力，以便于二級管理系統(tǒng)中工作人員可充分發(fā)揮自身的主觀能動性。受到專業(yè)化技術(shù)要求和管理手段的影響，系部一層研究教學(xué)問題更有利于充分發(fā)揮系部的教學(xué)特色，對提升系部應(yīng)有的教學(xué)成效具有良好的輔助作用。伴隨系部權(quán)力下方，以權(quán)力客體作為權(quán)力主體轉(zhuǎn)化基礎(chǔ)的系部自我優(yōu)化，有可能因此而提升自身的主觀能動性。然而對于權(quán)力客體而言，其慣性接受指令的思維需要通過強(qiáng)化其權(quán)力應(yīng)用能力而進(jìn)行優(yōu)化，只有有效提升系部管理能力，才能最大化發(fā)揮出二級管理優(yōu)勢。

（二）以系部教學(xué)管理質(zhì)量提升為導(dǎo)向的管理考核趨向

系部辦公室的工作內(nèi)容中包含輔助系部教學(xué)管理工作。后者的有效運(yùn)作是前者得以生存和持續(xù)發(fā)展的客觀前提。強(qiáng)化系部教學(xué)管理監(jiān)控，可問權(quán)力下放到一級層面，并推行教學(xué)考核掛了制度，并強(qiáng)化對系部權(quán)力應(yīng)用的監(jiān)控，這需要成為高校內(nèi)部管理體系改革的基本途徑，并以此來保障系部權(quán)力可有效應(yīng)用。強(qiáng)化系部權(quán)力監(jiān)控可從三個層面入手，其一為強(qiáng)化系部行政監(jiān)管及財(cái)務(wù)審計(jì)，其二是強(qiáng)化系部教學(xué)監(jiān)管，并為教學(xué)成績的提升提供具有必要性的考核制度，在輔助教學(xué)效率提升的前提下，逐步推行考核方案。其三是著手系部管理信息的透明化、公開化處理，以便強(qiáng)化對系部一層權(quán)力的監(jiān)管及隨時觀察系部辦公室工作優(yōu)化改革的成果、進(jìn)程是否符合其工作內(nèi)容調(diào)整、定崗定薪的籌劃。目前高校管理層在輔助系部管理的要求下需要從宏觀層面做好調(diào)控工作，比如綜合協(xié)調(diào)并整合不同系部的教學(xué)資源，最大化提升資源利用率，為管理優(yōu)秀的系部制定獎勵制度，結(jié)合實(shí)際情況調(diào)整并處理工作成績不明顯的系部架構(gòu)及工作，從根本上提升系部一層管理成效。

（三）以信息化建設(shè)為佐推動系部辦公室與教學(xué)管理的融合發(fā)展

推進(jìn)系部辦公室的績效考核和人才培養(yǎng)策略是強(qiáng)化系部辦公室工作成效提升的首要環(huán)節(jié)。在信息化管理的要求下，以高校系部辦公室的可持續(xù)性發(fā)展戰(zhàn)略的執(zhí)行為先導(dǎo)，建議針對系部教學(xué)管理要求進(jìn)行對應(yīng)的人才培養(yǎng)，并以此作為高校系部二級管理工作得以實(shí)施的前提。

因此，建議高校定期培訓(xùn)系部管理人員，提升其教學(xué)管理能力，提升整個工作團(tuán)隊(duì)教學(xué)管理水平。在必要的獎懲機(jī)制的作用下，為能力突出的工作人員提供一定的獎勵，也可以考慮將工作能力強(qiáng)的優(yōu)秀教師吸納成為系部教學(xué)管理骨干團(tuán)隊(duì)中的成員。在信息化建設(shè)的大背景下，系部辦公室的基礎(chǔ)建設(shè)與軟件配套升級可同步進(jìn)行。加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，保障高校系部二級管理工作中系部辦公室可以繼續(xù)沿用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段著手管理。繼而使高校系部辦公室與系部二級管理工作得以有效融合起來，并借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段來輔助兩者搭建信息化管理平臺，不僅可以有效監(jiān)管系部辦公室工作和高校系部管理工作成效及進(jìn)程，還可以及時處理系部辦公室與系部管理融合過程中存在的各類問題。endprint