檔案信息開發利用經濟效益的思考

白樹泉

摘要：科技發展離不開信息，更新思想觀念，改變檔案管理傳統模式，開發利用檔案信息資源，才能適應當前改革開放和經濟建設的需要。

關鍵詞：檔案信息資源；開發；利用；現代化管理

隨著科技時代的到來，人們越來越重視信息的準確性，在商業中信息能夠決定成敗。檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。如何在檔案存儲過程中盡可能避免原始資料的不準確因素，是非常必要的。本課題的研究，希望有助于檔案信息資源開發，保護檔案資源，使其不受到其他因素的影響，改變檔案資源的準確性。

一、檔案信息資源開發的主要影響因素

（一）檔案管理意識落后

隨著時代變化，科技發展迅速，只有利用高科技進行存儲檔案才能高質量把檔案保留下來。運用現代檔案管理意識，將檔案合理進行存儲，隨時隨地能夠通過檢索的方式找到所需檔案合理運用。研究表明，目前對檔案管理還是采用傳統方式，通過紙質錄用信息的方法進行檔案管理，這樣的管理方式是非常落后的，不能有效確保檔案資源信息的準確性，極大地降低了工作效率。由于檔案資源管理人員綜合素質不高，部分人員沒有經過嚴格培訓，對于大資源管理是盲目的，沒有一個準確的目標。同樣也沒有創新精神，把高科技運用到檔案管理中。

（二）檔案專業人才缺乏

配備兼職檔案員是多數機關、事業單位普遍存在的現象，這些兼職檔案員在單位身兼多職，事務太多，變換頻繁，交接不及時、不到位，缺乏系統的業務知識培訓，檔案業務水平不高，導致資料收集不齊全不完整，劃分保管期限混亂，技術不到位，所整理的檔案不符合要求，更不要說專門檔案歸檔了，嚴重影響了檔案管理和工作正常開展。

（三）檔案經費投入少，保管保護條件差

由于受資金的限制，加之領導重視不夠，相當一部分單位檔案基礎設施不完善，保管條件差，特別是部分鄉鎮，檔案室不僅面積小，而且在空的地方堆放其他物品，不是單獨的檔案室，根本不具備檔案“八防”的要求，不利于檔案的管理、利用。檔案現代化管理就是一句空話，猶如紙上談兵。

對于檔案管理模式的落后，一些管理員沒有正確對這些檔案進行更新和整理，有時對這些檔案的編碼進行改編，很容易造成檔案的損失。

二、檔案信息資源開發的有效對策

（一）樹立現代思想觀念

應該把新時代思想觀念合理運用到檔案管理工作中，拋棄原來傳統觀念。首先，應該改變管理服務人員觀念，用新思想、新思路對檔案資源進行管理。

1.現代服務觀念的樹立

要明確檔案服務工作是為社會各行各業服務，要徹底改變傳統單一服務方式，對有效服務領域不斷進行開闊和創新，積極建立檔案信息服務機制，使之具有產業化和公益性特征，并使產業化和公益性特征緊密結合，相互促進。

2.開放觀念的樹立

檔案信息資源開發雖然具有一定的私密性，需要嚴格遵守相關準則，嚴防泄密，但同時，檔案資源開發也具有一定的開放性，所以也要遵守一定開放原則。如：對檔案信息資源開放方式、開放時間等做明確規定，這樣才能保證對檔案信息資源的充分開發。

3.效益觀念的樹立

檔案信息資源的開發是一項系統和長期的工作，因此在開發過程中要樹立效益觀念，主要包括經濟效益和社會效益，使兩者能夠有機結合，實現檔案資源開發的最終目的。

（二）加快建設檔案信息資源庫

能否對檔案信息資源進行有效開發，信息資源庫建設是關鍵。所以，在對檔案信息資源進行開發前，要注意收集一些重要的檔案信息，一方面使各種具有價值的信息得到及時整理。另一方面，可以有效豐富館藏資源。對于一些重要人物檔案、社會團體檔案或國家機關檔案，在開發前對其收藏價值做詳細具體的分析，明確其收藏價值，以及價值的大小，然后根據價值大小進行收藏和管理。對于一些目前還不具備檔案保管條件的個人或單位，檔案館可以提供一定的有償服務，對這些檔案進行有效保管，確保重要檔案不流失。具體工作中，檔案工作者要養成認真負責的工作態度，對檔案信息資源進行科學加工和整理，使檔案信息資源標準化和規范化，進而提高檔案信息資源開發程度。

（三）完善檔案信息資源基礎設施建設

完善的基礎設施是實現檔案信息資源有效開發基礎，也是影響檔案工作的主要因素。目前，完善檔案信息資源基礎設施建設需要從三個方面著手：

一是加強對檔案資源的建設。簡單來說，檔案資源建設就是收集和整理各種有價值的檔案信息資源。

二是建立規范的檔案數據庫。將收集和整理來的檔案資源詳細分類和整理，進行合理、科學存放，有助于檔案信息資源開發率的提高。

三是建立并完善檔案資源網絡平臺。有效的檔案信息資源開發，必須充分借助先進網絡平臺，建立完善檔案資源網絡平臺，借助網絡優勢，有效對檔案信息資源進行利用，滿足人們需求。另外，人才素質也對檔案信息資源的開發有重要影響，所以，要注重培養高素質檔案人才，以適應新時期檔案工作要求。

三、總結

總之，根據檔案信息資源開發影響因素采取相應的解決對策，有利于實現檔案信息資源的有效開發和利用，滿足人們需求，更好地服務社會。各級檔案管理部門要重視檔案信息資源開發，勇于探索和創新，努力提高檔案信息資源開發效率。

（作者單位：海西州人力資源和社會保障局人事考試中心）