辦公室接待工作中精細化管理的運用研究

周以金

摘 要： 辦公室屬于單位中綜合管理的部門，對于企業(yè)開展管理工作有著極大的意義。而接待工作是辦公室中最為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，其重點就是注重精益求精，并努力完成每項細節(jié)工作，這樣能夠更好地展示出辦公室的協(xié)調(diào)能力，也能將單位管理質(zhì)量展示出來。因此，文章針對辦公室接待工作中如何運用精細化管理進行全面分析，從而為辦公室接待工作的開展提供有利條件。

關(guān)鍵詞：辦公室接待；精細化管理；運用

辦公室接待工作中精細化管理的重要性分析

因為辦公室擁有特殊的職能，這就決定了辦公室工作會呈現(xiàn)以下幾個特點。首先，工作任務比較重、事情較為復雜。辦公室工作承擔了大量文稿的起草、綜合協(xié)調(diào)工作的開展、會議籌備工作以及信息反饋等工作，而且也承擔了很多臨時性、應急性和額外性的任務內(nèi)容。其次，工作質(zhì)量高、要求較高。例如，在開展政務方面的工作時，因為辦公室人員要在事務性工作當中花費較長的時間，這樣將無法為領(lǐng)導分憂工作，因此參謀助手所發(fā)揮的作用也是有限的。最后，工作影響面廣且責任較大，在辦公室工作中沒有小事。由于辦公室的工作地位較為特殊，而且工作的頭緒繁多且責任較大，如果不能很好地把握，不能有效處理，那么就會出現(xiàn)小事變大事的問題，而且還會對機關(guān)正常運轉(zhuǎn)、領(lǐng)導威信以及單位形象等帶來一定的影響。

辦公室接待工作中的問題

缺乏良好的服務意識以及工作熱情

該問題是工作人員在進行接待工作的環(huán)節(jié)中欠缺一定的熱情導致的，而且整體的創(chuàng)造性也不夠充足，工作也較為粗放，一般情況下都是應付了事。然而，在開展接待工作中最主要的部分就是服務意識，也是其核心環(huán)節(jié)。在評判接待人員是否是一個合格的工作人員時，就要分析其是否具有良好的服務意識，但是當前有些接待人員且并沒有意識到接待工作的重要性，且服務意識也相對薄弱，只是關(guān)注解決工作中的突發(fā)問題。

對崗位職責欠缺正確的認識

在辦公室中有很多崗位類別，但在實際中不同的崗位并沒有具體的職責規(guī)定，而且還有些崗位職責出現(xiàn)相互重疊的情況，甚至還有些崗位存在著職責懸空的問題，而這些問題的出現(xiàn)極易使工作人員出現(xiàn)相互推卸責任的情況，甚至會影響到工作的效率。另外，因管理工作當中欠缺一定的規(guī)范性，使得辦公室崗位職責并未明確劃分，因而會影響到工作上的溝通與交流，甚至還會對員工的工作積極性帶來影響。

欠缺完善的辦公室管理制度

辦公室工作具有煩瑣以及突發(fā)性的特點，可是由于很多單位并未對辦公室管理制度進行優(yōu)化，因而使得工作的狀態(tài)呈現(xiàn)盲目。而在這樣的辦公室中，領(lǐng)導在遇到事情時很容易會出現(xiàn)慌亂的情況，甚至會影響到下屬人員的工作態(tài)度，導致辦公室工作欠缺章法，嚴重影響到辦公室管理工作的開展。

辦公室接待工作當中運用精細化管理的有效策略

有效增強工作人員的精細化服務意識

首先，應不斷提升工作人員的責任意識。在辦公室接待工作中有較為龐大的工作量，很多工作都需要細致分析，而精細化管理對工作人員的責任感有較高要求，因此應合理地將精細化管理滲透到辦公室接待工作當中，注重員工精細化服務意識的提升，從而更好地提升辦公室接待工作的整體質(zhì)量。其次，要合理提升員工服務理念。在辦公室接待工作中提升其質(zhì)量的重要部分就是服務理念，因此應注重員工服務理念的提升，進而提升整體工作的質(zhì)量和水平，促進后期工作有序開展。

正確認識工作職責，注重員工間的溝通與交流

在實際工作中如果無法明確自身崗位職責，那么在工作中將會出現(xiàn)紊亂表現(xiàn)，而且員工間會出現(xiàn)相互推脫，將會對辦公室接待工作的質(zhì)量以及效率帶來嚴重影響。因此，員工必須要正確地認識自身工作職責，并將接待工作落實到各個環(huán)節(jié)中，確保接待工作能夠有序進行。而且辦公室員工間要善于交流，人員間也要學會相互理解，從而更好地完成相應工作。

制定合理的辦公室管理制度體系

精細化管理不能脫離管理制度的幫助，管理制度的完善是確保精細化管理工作有效開展的關(guān)鍵。因此，要簡化辦公室工作內(nèi)的崗位職責，合理地處理崗位職責中存在的模糊以及分工不清的問題，解決辦公室工作中存在的死角問題，進而確保相應工作能夠更加有效地開展。另外，辦公室也要落實相應的崗位權(quán)責，制定合理的考評制度體系，以此來確保接待工作有序進行。而且辦公室也要制定合理的辦公室工作制度體系，結(jié)合相應的制度來保障接待工作能夠良好運行。

結(jié)語

辦公室屬于一個小小的社會，也是一個較大的舞臺。在當前社會環(huán)境下，辦公室接待工作已經(jīng)呈現(xiàn)出自身的重要性，而且接待人員的工作責任意識也得到了重視。而在實際的辦公室接待工作當中，要想更好地提升整體工作水平，提升工作人員的責任感以及事業(yè)心，就必須要增強辦公室接待工作的整體水平，并將精細化管理合理地運用到辦公室接待工作當中，這樣才能確保辦公室接待工作的有序開展。

（作者單位：江蘇省鹽城市大豐區(qū)大中鎮(zhèn)村鎮(zhèn)建設(shè)環(huán)保服務中心）

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